• je behandelt inkomende en uitgaande correspondentie (zowel digitaal als fysieke post; zowel NL als EN) en handelt e-mails zelfstandig af/stuurt ze door
• je werkt nauw samen met en voor het hoofd van de afdeling: je beheert de agenda en anticipeert op komende afspraken. We verwachten van je dat je zelfstandig kunt prioriteren
• je bereidt vergaderingen voor, regelt geschikte vergaderlocaties en boekt gepaste catering. Je notuleert een groot deel van deze vergaderingen ook, waaronder het wekelijkse teamoverleg (EN)
• verder lever je vergaderstukken aan voor de vergaderingen van o.a. het College van Bestuur
• je doet de telefoonafhandeling voor de afdeling (zowel NL als EN)
• je helpt het team bij de voorbereidingen voor internationale beurzen/conferenties en helpt bij het voorbereiden van inkomende en uitgaande bezoeken (hotelboekingen, visumgarantiebrieven, maken van programma’s, etc.)
• je speelt een ondersteunende rol in projecten en programma’s die van strategische belang zijn zoals ENLIGHT en het Strategic Partner Framework
• ISR werkt intensief samen met interne en externe partners. Al deze partijen hebben een andere benadering nodig en van jou wordt verwacht dat je kunt inschatten welke aanpak wanneer gewenst en gepast is
• verder ben je in de tuinvleugel aanspreekpunt voor bezoekers en staf en assisteer je bij alle voorkomende vragen van de staf, bijv. over NS-Business cards, kantoorartikelen, etc.

Kortom, je biedt het hoofd en het team secretariële ondersteuning en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste en daadkrachtige secretaresse die voldoet aan de volgende eisen:

• minimaal: afgeronde mbo 4-opleiding, b.v. officemanagement en enkele jaren ervaring in het vak;
• goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;
• ruime kennis van en ervaring met MS-Office (Word, Excel, Power Point) en MyCorsa Nxt;
• initiatiefrijk, stressbestendig, gevoel voor verhoudingen, punctualiteit en accuratesse.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:

• een salaris van minimaal € 2.367,- en maximaal € 3.196,- (schaal 7) bruto per maand bij een volledige werktijd. Doorgroeien naar loonschaal 8 behoort tot de mogelijkheden.
• een aanstelling voor de duur van 1 jaar voor 0.6-0.8 fte. Binnen dit jaar vindt een evaluatie plaats om te beoordelen of een verlenging (voor bepaalde dan wel onbepaalde tijd) tot de meogelijkheden behoort.

De functie is ingedeeld in het UFO-profiel Secretaresse 2. Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden kun je op de site van de VSNU onze CAO lezen. http://www.vsnu.nl (ook in het Engels beschikbaar).

Datum van indiensttreding zo snel mogelijk.

Bureau van de Universiteit

De Rijksuniversiteit Groningen behoort tot de top van de Europese research universiteiten en is internationaal georiënteerd. Wij zijn maatschappelijk actief en voelen ons betrokken bij onze omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onze onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen. Talent, ambitie en prestatie van de 36.000 studenten en 7.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gehonoreerd.

International Strategy and Relations (ISR)
De afdeling International Strategy and Relations (ISR) is verantwoordelijk voor het formuleren en implementeren van het internationaliseringsbeleid van de RUG in nauwe samenspraak met faculteiten en diensten. De afdeling is eerste aanspreekpunt op het gebied van internationalisering, zowel intern, voor faculteiten en diensten, als extern, voor nationale en internationale partnerinstellingen, koepelorganisaties en agentschappen. ISR is integraal onderdeel van het Bureau van de Universiteit en werkt samen met alle (beleids)afdelingen daarbinnen.

De afdeling ISR is een compact centrale beleidsafdeling en richt zich voornamelijk op beleidsvorming, beleidsadvies, programmamanagement, monitoring en internationaal relatiebeheer.
De afdeling wordt aangestuurd door een hoofd dat rechtstreeks valt onder de directie van het Bureau van de Universiteit. De afdeling ISR telt momenteel 10 medewerkers. Je werkplek is in de tuinvleugel van het Academiegebouw.