Het Opleidingsinstituut Faculteit der Rechtsgeleerdheid heeft als kerntaak het verlenen van een kwalitatieve goede onderwijsondersteuning ten aanzien van staf en studenten. De vacante functie van secretaris is organisatorisch belegd bij het Team Examens. Dit team bestaat op dit moment uit 3 collega secretarissen en 1 medewerker studentzaken.

Het team draagt zorg voor een goede dienstverlening ten aanzien van studenten en stafleden en een uitstekende kwaliteit van de genoemde kerntaken.

Wie zoeken wij?
Wij vinden het heel belangrijk dat jij plezier hebt in je werk, dat je je werk vol passie en overgave kan doen. Dat je houdt van uitdagingen en onderdeel wilt zijn van onze ambities en vooral dat je wilt blijven leren. Daarnaast zijn voor deze functie zijn de volgende functie-eisen belangrijk:

Minimaal een afgeronde Hbo-opleiding, bij voorkeur met een juridische achtergrond, uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk. De functie vereist een hoge mate van accuratesse, klantgerichtheid, flexibiliteit en een pro-actieve instelling. Verder is ook een uitstekende collegiale samenwerking met collega’s en voorzitter Examencommissie van belang. De genoemde kerntaken worden door alle secretarissen verricht waarbij een onderlinge taakverdeling van toepassing is.

Functie-eisen

• Minimaal een Hbo werk- en denkniveau;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel mondeling als schriftelijk;
• Uitstekende kennis van het SAP/SLCM-systeem;
• Goede beheersing van het Microsoft Officepakket;
• Een juridische achtergrond en ervaring in een soortgelijke functie is een pré.

Competenties

• Nauwkeurig
• Klantgericht
• Pro-actief
• Flexibel
• Stressbestendig
• Samenwerken

Fixed-term contract: 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

Wat bieden we jou?
UM is een uitdagende en aantrekkelijke werkgever, met veel groeimogelijkheden. Binnen de Faculty of Law heerst een dynamische en informele werksfeer. Maar natuurlijk horen hier ook goede arbeidsvoorwaarden bij, voldoende vakantiedagen en een passend salaris. De aanstelling in de functie van secretaris 2 betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar. Bij goed en volledig functioneren is een dienstverband voor onbepaalde tijd mogelijk. De inschaling vindt plaats op basis van relevante kennis en ervaring in schaal 9. Het salaris is vastgesteld op minimaal € 2968, -en maximaal €. 4078 bruto per maand. De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten.

Maastricht University

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment 20.000 studenten en 4.700 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

Dankzij de hoge kwaliteit van het onderzoek en onderwijs, maar ook een sterke maatschappelijke oriëntatie, heeft de universiteit in haar korte bestaan een solide reputatie opgebouwd. Ze wordt tot de beste jonge universiteiten ter wereld gerekend.
De Universiteit Maastricht wil een aantrekkelijke werkgever zijn én blijven. Zij is ervan overtuigd dat ze dat kan bereiken door medewerkers en studenten uit te dagen en te stimuleren om het beste uit henzelf te halen. Door die medewerkers in te zetten voor de werkzaamheden waarin ze het beste tot hun recht komen. En door medewerkers aan te nemen en in dienst te houden die passen bij het profiel en de ambitie van de UM.

Het Opleidingsinstituut

Hoe ziet de afdeling eruit?
Het Opleidingsinstituut bestaat uit 4 teams: Team Frontoffice/Onderwijsbalie, Team Admissions, Team Examens en Team Onderwijs Organisatie. De functie van secretaris is organisatorisch ingedeeld bij Team Examens.

De kerntaken van de secretaris zijn:

1. Ondersteuning beleids- en besluitvorming

Bewaken van (wettelijke) procedures rondom besluitvorming en beleidsontwikkeling, alsmede voorbereiden en toetsen van besluiten en beleid van het bestuur/adviesorgaan waaraan de secretaris is toegevoegd.

Hiertoe behoren o.a. de navolgende werkzaamheden:

• Een bijdrage leveren aan de uitvoering van regels en richtlijnen waaronder het Onderwijs- en Examenreglement (OER).
• Het voorbereiden en uitvoeren van administratieve werkzaamheden inzake het bindend studieadvies (BSA) en Persoonlijk Studie Advies.
• Het voorbereiden en uitvoeren van administratieve werkzaamheden inzake de wet Modern Migratiebeleid (MoMi)
• Het voorbereiden en afhandelen van werkzaamheden inzake toetsbeleid en afstuderen.
• Het voorbereiden en afhandelen van vrijstellingsverzoeken van studenten.
• Het voorbereiden en afhandelen (goedkeuren van vakken) inzake Learning Agreements (Exchange studenten).

2. Vergaderingen
Organiseren, voorbereiden en vastleggen van de maandelijkse vergaderingen van de Examencommissie.

3. Informatie en beheer
Bijdragen aan totstandkoming en uitgave van informatie en verslagen en het up to date houden van studentendossiers.

4. Correspondentie
Verzorgen van diverse inkomende en uitgaande studentverzoeken/correspondentie en van de verslaglegging van onder andere fraude- en schikkingsgesprekken.