Het Utrechts Universiteitsfonds (opgericht in 1886 door alumni) werft schenkingen bij alumni en vrienden om de transformationele impact van de Universiteit Utrecht te vergroten. Dankzij de financiële steun van meer dan 14.000 vrienden en donateurs zijn we in staat om beurzen en prijzen te verstrekken aan studenten en onderzoekers en bouwen we samen aan een bloeiende universitaire gemeenschap. Het Utrechts Universiteitsfonds staat aan het begin van een spannende reis om nog meer en op een andere schaal filantropische fondsen te werven en de alumni- en vriendengemeenschap fors uit te breiden. Alumnimanagement en het genereren van extra inkomsten zijn voor universiteiten belangrijke prioriteiten. Het Utrechts Universiteitsfonds speelt een essentiële rol in het bieden van geefmogelijkheden en het kunnen bijdragen aan het toekomstige succes en de duurzaamheid van de universiteit.
Het Customer Relationship Management (CRM) is de backbone voor de afdeling Externe Relaties en het Utrechts Universiteitsfonds. Alle activiteiten met betrekking tot fondsenwerving, alumnirelaties, events en strategische externe relaties worden georganiseerd op basis van input uit het CRM. In 2022 zal de overstap naar een nieuw CRM worden gemaakt. Deze kans wordt aangegrepen om de mogelijkheden van een CRM nog beter te gaan inzetten. Ook zal het CRM dan worden ingezet om financiële processen rondom donaties, het beoordelen van aanvragen en het doen van uitkeringen beter te administreren. Dit alles, én de groeiende vraag vanuit het team en andere universiteitsonderdelen (die tevens gebruik maken van dit CRM) om meer datadriven te kunnen gaan werken, maakt dat wij op zoek zijn naar een extra databasemanager.

Als databasemanager ben je, samen met de huidige databasemanager, verantwoordelijk voor het beheer van het (CRM) systeem van de Universiteit Utrecht. Hierin zijn o.a. alle alumni, vrienden en donateurs van de Universiteit Utrecht opgenomen (200.000), alsmede de externe relaties van het College van Bestuur.

Je stuurt samen met de huidige databasemanager (tevens productowner) de werkzaamheden van een data-entry medewerker, een databeheerder en een aantal werkstudenten aan en legt verantwoording af aan de manager Filantropie Services. Je onderhoudt de contacten met faculteiten en andere universitaire onderdelen m.b.t. bestandselecties en het gebruik van data.

Door je uitstekende kennis van data, doelgroepen en systemen ben je in staat om een financiële procesvraag te vertalen naar inrichting, taken, controles, queries en rapportages. Je zorgt ervoor dat de processtappen zo zijn geautomatiseerd, dat de foutgevoeligheid wordt verminderd en gebruikers worden geholpen om hun taken en verantwoordelijkheden te overzien.

Bij financiële processen moet je denken aan:

a) het proces van ontvangen, accepteren, registreren en innen van schenkingen;
b) het proces van aanvragen, beoordelen en toekennen van gelden;
c) het proces van uitkeren van gelden en de controle en verantwoording daarvan.

Je werkt samen met fondsenwervers en je collega’s van de financiële administratie. Je kiest een klantgerichte benadering, zorgt voor heldere, haalbare afspraken en ondersteunt hen in het gebruik van het CRM. Jij en je collegadatabasemanager (met focus op communicatie, events en campagnes) kunnen elkaar zo nodig vervangen en kijken samen naar ontwikkelingen en mogelijkheden van het CRM systeem.

Jouw taken:

• Je bent samen met twee databasemanagers verantwoordelijk voor het beheer van het CRM-systeem van de Universiteit Utrecht waarin alumni, vrienden, donateurs en de externe relaties van het College van Bestuur zijn opgenomen.
• Je adviseert over de mogelijkheden het CRM systeem optimaal te benutten.
• Je focus ligt op het functioneel beheer van de financiële en fondsenwervende processen.
• Je werkt daarbij nauw samen met fondsenwervers en je collega’s van de financiële administratie.
• Je vertaalt de wensen en eisen van fondsenwervers en de medewerker uitkeringen naar (nieuwe) CRM-processen: ontvangen, accepteren, registreren en innen van schenkingen aanvragen, beoordelen en toekennen van gelden, het uitkeren van gelden en de controle en verantwoording daarvan.
• Je ziet erop toe dat CRM-gebruikers inzicht hebben in hun taken en verantwoordelijkheden,  waarvoor je dashboards en (financiële) rapportages ontwikkelt.
• Verder onderhoud je contacten met faculteiten en andere universitaire onderdelen met betrekking tot algemeen databeheer, datakwaliteit, persoonlijk databeheer en bestandselecties.
• Je legt verantwoording af aan de manager Marketing & Communicatie.

• Je hebt een afgeronde hbo- of universitaire opleiding, bij voorkeur in de richting informatiekunde.
• Je bent kennis van CRM-systemen, Microsoft Excel, rapportagetooling en financiële processen.
• Je hebt aantoonbare ervaring met online en offline relatiemarketing, bij voorkeur in een fondsenwervende context.
• Je bent communicatief sterk, beheerst het Nederlands uitstekend en schakelt gemakkelijk over op het Engels.
• Je hebt ervaring met projectmatig werken en zorgt voor haalbare afspraken.
• Je werkt systematisch, planmatig en nauwgezet vanuit een servicegerichte instelling.
• Je bent stabiel en stressbestendig, maar kan goed flexibel meebewegen.
• Je bent een zelfstandig denker, daadkrachtig en dienstverlenend.

Het betreft een dienstverband (0,8 - 1,0 fte) voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren hoort verlenging tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 3.098,- en maximaal € 4.257,- (schaal 9 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het Universiteitsfonds Utrecht is een stichting en wordt bestuurd door het bestuur, bestaande uit alumni en de voorzitter van het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht. Het fonds wordt beheerd door een directeur, die ook hoofd is van de afdeling Extern Relatiemanagement van de universiteit. Alle activiteiten voor het Utrechts Universiteitsfonds vallen onder de verantwoordelijkheid van het team Extern Relatiemanagement.