Voor het Instituut voor Theoretische Fysica (ITF) en het Dutch Research School for Theoretical Physics (DRSTP) zijn we op zoek naar een enthousiaste Office Assistant. Hier werk je zowel zelfstandig als in samenwerking met een directe collega en zijn jullie onderdeel van het departement Natuurkunde van de faculteit Bètawetenschappen.

In deze functie krijg je veel vrijheid in het vormgeven van je werk en een breed takenpakket waar je zelfstandig en proactief mee aan de slag gaat. Daarnaast zet je jouw sociale vaardigheden in op de afdeling en ben je het eerste aanspreekpunt voor PhD’s, postdocs en studenten. Dit alles maakt deze positie afwisselend, uitdagend en boeiend.

Het grootste en belangrijkste deel van je takenpakket is voor het DRSTP, waar je verantwoordelijk bent voor o.a. de administratieve ondersteuning van PhD’s en postdocs, het updaten en bijhouden van de website en het organiseren van evenementen. Je staat veel in contact met (internationale) studenten, PhD’s en postdocs met betrekking tot administratieve zaken, waaronder het opstarten en afronden van PhD-/postdocprocedures, het publiceren van theses en het informeren over evenementen. Vanwege de internationale werkomgeving communiceer je veel in het Engels. Voor de evenementen die je zelf organiseert zoek je locaties, maak je afspraken en neem je contact op met de sprekers. Bij het DRSTP ben je verantwoordelijk van A tot Z en daarbij geef je je eigen invulling aan hoe je het werk aanpakt.

Naast je taken voor het DRSTP ben je de Personal Assistant van onze emeritus hoogleraar Gerard ‘t Hooft. Je staat in nauw contact met hem, schakelt over administratieve en facilitaire zaken en regelt o.a. zijn reizen, conferenties en correspondentie.

Overige taken waar je verantwoordelijk voor wordt zijn:

• algemene secretariële werkzaamheden zoals algemeen telefoonverkeer, het afhandelen van e-mails en het beantwoorden van zeer uiteenlopende vragen van medewerkers en externen;
• het administratief en organisatorisch ondersteunen van de staf, het voeren van correspondentie en het assisteren rondom personele aangelegenheden en facilitaire zaken;
• het regelen van vergaderingen en bijeenkomsten en waar nodig notuleer je tijdens vergaderingen;
• het mede-organiseren van seminars, workshops en congressen;
• het invoeren van publicaties.

We zoeken bij voorkeur een communicatieve en enthousiaste teamspeler die collegiaal en servicegericht is. Je houdt van aanpakken, gaat resultaatgericht te werk en je krijgt energie van multitasking. Je bent van nature positief, energiek en beschikt over een goed inlevingsvermogen. Je schakelt snel tussen verschillende taken en omstandigheden. Je weet secuur om te gaan met vertrouwelijke informatie en hebt een goed gevoel voor verhoudingen.

Als je jezelf in één of meerdere van deze punten herkent is dit een leuke optie voor je! Daarnaast neem je het volgende met je mee:

• een relevante afgeronde opleiding (minimaal mbo+/hbo) met werkervaring in een vergelijkbare functie;
• een goede beheersing van Microsoft Office en je bent in staat om snel met nieuwe ICT-systemen te werken;
• zowel mondeling als schriftelijk een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (de voertaal binnen het instituut);
• een zorgvuldige manier van werken.

• een afwisselende functie in een dynamische omgeving;
• een dienstverband voor één jaar met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd bij gebleken geschiktheid;
• een voltijds brutosalaris variërend van € 2.367,- tot € 3.208,- in schaal 7;
• 8% vakantiebonus en 8,3% eindejaarsuitkering;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen en sport.​ Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Meer informatie over werken bij de faculteit Bètawetenschappen vind je hier.

Binnen het Instituut voor Theoretische Fysica (ITF) werken ca. 70 medewerkers van het departement Natuurkunde aan onderwerpen zoals snaartheorie, cosmologie, elementaire deeltjes, quantum materie, zachte materie en biofysica. De onderzoekers van het ITF zijn betrokken bij vele locale, nationale en internationale samenwerkingsverbanden. Ook draagt de staf van het ITF zorg voor de masteropleiding Theoretical Physics, die jaarlijks meer dan vijftig studenten uit binnen- en buitenland trekt.  

Het Dutch Research School for Theoretical Physics (DRSTP) is het landelijk samenwerkingsverband tussen vrijwel alle theoretische natuurkundigen in Nederland. Ze organiseert landelijke activiteiten zoals conferenties en scholen voor promovendi.

De faculteit Bètawetenschappen bestaat uit een groot aantal fundamentele verbindingen. We hebben zes departementen: Biologie, Farmaceutische Wetenschappen, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde. Elk van deze departementen bestaat uit verschillende instituten die zich samen richten op belangrijke maatschappelijke en fundamentele vraagstukken.

Bij de Universiteit Utrecht werken we samen aan een betere toekomst voor ons allemaal. Met meer dan 7.000 medewerkers zorgen we voor maatschappelijk relevant onderzoek en kwalitatief hoogstaand onderwijs. De universiteit is een actief en betrokken onderdeel van de maatschappij, met als toegevoegde waarde onze open blik op maatschappelijke vraagstukken. We werken samen met andere (internationale) universiteiten, het bedrijfsleven, overheden, de culturele sector en maatschappelijke organisaties.