Ambieer jij een functie in het hart van het bestuurlijke proces van de Universiteit Utrecht? Waar je over de volle breedte zicht hebt op welke ontwikkelingen er spelen en welke besluiten worden genomen? En wil je dit combineren met het aansturen van een team van circa vijftien collega’s? Zo ja, dan is deze vacature iets voor jou.
In deze functie vervul je twee rollen: die van bestuurssecretaris en van leidinggevende.
Als bestuurssecretaris van het College van Bestuur en van de Raad van Toezicht zorg je ervoor dat bestuurders optimaal worden ondersteund bij hun bestuurlijke werkzaamheden. Je bewaakt, samen met de secretaris van de universiteit, een goede werking van de governance en de kwaliteit en integraliteit van besluitvorming en verantwoording. Je denkt mee met het college van bestuur en de raad van toezicht en bent goed op de hoogte van wat er speelt in de organisatie. Je draagt zorg voor het coördineren en organiseren van het besluitvormingsproces en je bent verantwoordelijk voor een goede procesgang en het bewaken van kwaliteit en integraliteit. Dit betekent het opstellen van agenda’s, en regievoeren op het verzamelen van stukken die het College van Bestuur en Raad van Toezicht nodig hebben om overleg te kunnen voeren en besluiten te kunnen nemen. Ook zie je toe op de opvolging van de genomen besluiten. Je neemt initiatief om processen waar mogelijk verder te verbeteren. 

Je bereidt de wekelijkse vergadering (elke dinsdagochtend) van het college van bestuur voor en maakt diezelfde dag het verslag. Je bent secretaris van het wekelijkse directeurenoverleg van de universitaire diensten. Je vervult tot slot de rol van secretaris bij voorkomende andere overleggen van het College van Bestuur. De Raad van Toezicht vergadert vijfmaal per jaar; je bereidt de agenda voor en maakt het verslag van het overleg. In dat kader voer je ook overleg met de voorzitter van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft drie commissies (auditcommissie, HR-commissie en commissie onderwijs & onderzoek); je bent secretaris van de HR-commissie en bewaakt de procesgang en samenhang tussen de verschillende commissies en tussen de commissie en de raad als geheel. Samen met een collega zorg je voor een goede voorbereiding van overleggen op sectorniveau die door de Universiteiten van Nederland (UNL) worden voorbereid en periodieke overleggen met partners in de regio Utrecht, zoals het UMCU en de Hogeschool Utrecht.

Als hoofd van het bestuurssecretariaat geef je leiding aan verschillende teams: het secretariaat van het College van Bestuur, de griffie, de afdeling Documentbeheer en Archief (DBA) en de pedellen. In totaal bestaat de afdeling uit circa 15 personen.

Wij zoeken een ervaren, zelfstandige collega met een academisch werk- en denkniveau. Je hebt minstens vijf jaar relevante werkervaring in een complexe organisatie en hebt een aantal jaren leidinggevende ervaring. Je hebt kennis en ervaring op het gebied van beleidsontwikkeling, besluitvormingsprocessen en de organisatorische en functionele verhoudingen rondom een bestuur. Je bent nauwkeurig en sterk in procesverbetering en het aanbrengen van structuur. Daarnaast ben je in staat om snel een beeld te vormen van en in te spelen op de bestuurlijke verhoudingen, ben je een stevige gesprekspartner op strategisch niveau, integer, resultaatgericht, een prettige persoonlijkheid die gemakkelijk verbinding maakt en gericht op samenwerken. Je bent communicatief vaardig en weet rust te bewaren in een dynamische omgeving. Als afdelingshoofd ben je een leidinggevende die lef heeft, verantwoordelijkheid neemt, leiderschap toont, zelf aan het (eigen) roer staat en laat zien wat hem/haar beweegt. Die durft te experimenteren en nieuwe werkwijzen uitprobeert en durft te falen. Die medewerkers loslaat, gebruik maakt van ieders kwaliteiten, en anderen de ruimte en het vertrouwen geeft om persoonlijk leiderschap te ontwikkelen.

Het betreft een aanstelling van 0,8-1,0 fte voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt minimaal € 5.294,- en maximaal € 7.079,- (schaal 13-14 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand,
bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.
De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het bestuursbureau dat de directe ondersteuning levert aan het College van Bestuur en de medezeggenschap. Het bestuursbureau werkt in nauwe samenwerking met de acht diensten aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht.

Het bestuurssecretariaat verzorgt secretariële, logistieke en coördinerende taken voor het College van Bestuur, de Raad van Toezicht, de universiteitsraad, het Lokaal Overleg en andere organen op universitair niveau.