Managementassistent voor het directieteam van de Universiteitsbibliotheek (0,8 fte)

Managementassistent voor het directieteam van de Universiteitsbibliotheek (0,8 fte)

Geplaatst Deadline Locatie
23 jun 8 jul Utrecht
Voor de Universiteitsbibliotheek zijn we op zoek naar een ervaren managementassistent. Zoek je afwisseling en uitdaging? Dan zijn we op zoek naar jou!

Functieomschrijving

De Universiteitsbibliotheek is per 1 augustus op zoek naar een ervaren managementassistent. Ben jij iemand die graag samenwerkt? Ben jij gedreven, breng je positieve energie en houd je van dynamiek en afwisseling? Dan gaan we graag met jou in gesprek!

Samen met de huidige collega vorm je het secretariaatsteam, waarin jullie onderling de taken goed afstemmen en zorgen voor onderlinge vervangbaarheid. Jullie zijn primair verantwoordelijk voor de ondersteuning van het directieteam (DT) en jullie zorgen samen voor een goed verloop van de dagelijkse gang van zaken, zodat de DT-leden hun werk zo efficiënt en voorbereid mogelijk kunnen doen. In deze functie ben je in staat het hoofd koel te houden op drukke momenten. Je bent een echte dienstverlener die graag een extra stapje zet, zodat mensen zich geholpen voelen. Dankzij jou is altijd alles goed geregeld en beschikt het DT over de juiste informatie voor hun afspraken. Je pikt signalen op, werkt accuraat, legt onderlinge verbanden en toont eigenaarschap. In de uitvoering van de taken is een hoge mate van flexibiliteit en nauwkeurigheid vereist.

Je krijgt de vrijheid om werkzaamheden naar je toe te trekken naast onderstaande voorbeelden van taken:
  • verzorgen van de secretariële en organisatorische ondersteuning van DT-leden;
  • ondersteunen bij werving en selectieprocedures;
  • boeken van (buitenlandse) reizen voor DT-leden en afdelingshoofden
  • signaleren van verbeteracties in ondersteunende processen en die gezamenlijk oppakken met je collega;
  • het in ontvangst nemen en uitgeven van laptops en telefoons;
  • het verzorgen van de kerstmarkt met medeprojectgroepleden;
  • het verlenen en intrekken van machtigingen voor verschillende systemen/mappen.

Specificaties

Universiteit Utrecht

Functie-eisen

We zoeken een collega die:
  • een secretaresse-opleiding op minimaal mbo-niveau 4 heeft;
  • een aantal jaar werkervaring heeft in een soortgelijke, bestuurlijk ondersteunende functie;
  • gevoel voor bestuurlijke verhoudingen heeft en organisatiesensitief is;
  • een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal heeft en goede beheersing van de Engelse
    taal;
  • een uitstekende beheersing van het gehele Officepakket heeft, met name Outlook en Teams;
  • stressbestendig is en het overzicht houdt bij een verhoogde werkdruk en kan prioriteren op urgentie.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een aanstelling van 0.8 fte voor de duur van één jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.336,- (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Werkgever

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.
Bij een topuniversiteit hoort een topbibliotheek. Als partner in de wetenschap stelt de universiteitsbibliotheek haar gebruikers in staat om te excelleren. Het juiste materiaal, op de juiste tijd, op de juiste plaats en op de juiste manier. De bibliotheek is altijd en overal online toegankelijk.

De Universiteitsbibliotheek Utrecht is een betrouwbare partner voor onderzoekers, docenten en studenten op het terrein van wetenschappelijke informatievoorziening. Wij zetten onze deskundigheid in om de wetenschappelijke communicatiecyclus voortdurend te verbeteren. Wij inspireren tot ontmoeting en kennisuitwisseling. Onze dienstverlening organiseren wij in nauwe samenwerking met andere partijen binnen en buiten de Universiteit Utrecht, waarbij wij de grenzen tussen disciplines overstijgen. Hiërarchisch valt het secretariaat onder het afdelingshoofd secretariaten en bestaat uit totaal 2 personen.

Additionele informatie

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Rukiye Aslan (Afdelingshoofd secretariaten), via r.aslan@uu.nl of (06) 34 38 77 57.

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • 30—32 uur per week
  • €2471—€3336 per maand
  • MBO
  • 1192538

Werkgever

Universiteit Utrecht

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Heidelberglaan 3, 3584 CS, Utrecht

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer op deze vacature

Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Universiteit Utrecht). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.

Bedankt voor je sollicitatie

Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.

Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!

Sollicitatieprocedure

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

Solliciteer uiterlijk op 8 jul. 2022 23:59 (Europe/Amsterdam).