Management Office Assistent (secretaresse) Studium Generale (0,5 - 0,6 fte)

Management Office Assistent (secretaresse) Studium Generale (0,5 - 0,6 fte)

Geplaatst Deadline Locatie
24 jun 10 jul Maastricht
Ben jij het organisatietalent dat graag een bijdrage wilt leveren aan het programma-aanbod van Studium Generale (SG) samen met een enthousiast team? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Functieomschrijving

De Management Office Assistent SG is belangrijk voor het werk achter de schermen en vooral verantwoordelijk voor de logistieke organisatie van onze programma’s. Daarvoor wordt nauw samengewerkt met alle teamleden.

De taken:

  • Beheer centrale mailboxen en agenda van het team.
  • Plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.
  • (Telefonische) informatievoorziening.
  • Verzorgen van interne en externe correspondentie met o.a. sprekers.
  • Archiveren en achterhalen documenten, correspondentie, gegevens en rapporten.
  • Regelen logistieke zaken (o.a. reserveren hotels, restaurant en zalen, inzet werkstudenten) voor de realisatie van SG-programma’s.
  • Ondersteuning Stichting SG inzake contacten begunstigers en donateurs.
  • Voorbereiden en uitwerken van declaraties en rekeningen.
  • Beheer reserveringssysteem SG.
  • Voorraadbeheer en bestellingen.
     

Specificaties

Universiteit Maastricht (UM)

Functie-eisen

De Management Office Assistent SG beschikt over:

  • Een adequate opleiding op MBO+ niveau.
  • Werkervaring in een vergelijkbare werkomgeving.
  • Een goede beheersing van Microsoft Office.
  • Het vermogen zich nieuwe (ict-)systemen ter ondersteuning van de genoemde taken, makkelijk eigen te maken.
  • Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. 
  • Goede communicatieve en sociale vaardigheden.
  • Het vermogen goed te kunnen samenwerken in teamverband.

Competenties:

  • Dienstverlenend.
  • Stressbestendig.
  • Communicatief vaardig.
  • Goed kunnen plannen en organiseren.
  • Resultaatgerichtheid.
  • Improvisatievermogen.

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor bepaalde tijd: Bepaalde tijd met uitzicht op vast dienstverband.

Een aantrekkelijke functie binnen een enthousiaste, dienstverlenende en dynamische werkomgeving, met het UFO-profiel van Management Office Assistent, schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en lokale UM-bepalingen.

Het betreft in 1e instantie een aanstelling voor 1 jaar met daarna uitzicht op een vast dienstverband.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast  gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website  http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM

Werkgever

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment bijna 22.000 studenten en circa 5.000 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

Wil je meer weten? Bekijk deze video (www.maastrichtuniversity.nl/lifeum/day-life-lisa) om een idee te krijgen van onze universitaire cultuur en de stad Maastricht.

Afdeling

Studium Generale (SG), Studenten Service Centrum

SG draagt bij aan de brede academische vorming van studenten door middel van het organiseren van lezingen, debatten, collegereeksen en een jaarlijks cultuur- en kennisfestival: PAS (Pleasure, Art, Science) die alle bedoeld zijn voor een breed publiek.

SG is een afdeling binnen het Studenten Service Centrum (SSC). Het SSC helpt studenten met uiteenlopende zaken die te maken hebben met studeren en het studentenleven. Zo voorziet het SSC studenten van informatie over toelating, inschrijving, collegegeld en diploma-erkenning, maar kunnen zij er ook terecht voor juridisch advies over studie gerelateerde zaken, carrière-advies of hulp van een psycholoog. Naast het bieden van individuele en persoonlijke ondersteuning verzorgt het SSC ook extra curriculaire activiteiten. Meer informatie over het SSC is te vinden op: https://www.maastrichtuniversity.nl/nl/over-de-um/servicecentra/studenten-service-centrum.

Additionele informatie

Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met het hoofd van SG, Rob van Duijn: rob.vanduijn@maastrichtuniversity.nl

Reageren op deze vacature kan door op de button "solliciteer nu" te klikken. U komt dan bij de sollicitatieprocedure.

 

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • 19—22.8 uur per week
  • €2471—€3336 per maand
  • MBO+
  • AT2022.285

Werkgever

Universiteit Maastricht (UM)

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Bonnefantenstraat 2, 6211 KL, Maastricht

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Per post solliciteren

Per post solliciteren

povacatures@maastrichtuniversity.nl

Vergeet niet AcademicTransfer en het vacaturenummer AT2022.285 in je brief te vermelden.

Sollicitatieprocedure

Ben je geïnteresseerd? Stuur dan vóór 11 juli een e-mail (onder vermelding van AT2022.285) met motivatie en CV aan povacatures@maastrichtuniversity.nl. 

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Ben je geïnteresseerd? Stuur dan vóór 11 juli een e-mail (onder vermelding van AT2022.285) met motivatie en CV aan povacatures@maastrichtuniversity.nl. 

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.

Solliciteer uiterlijk op 10 jul. 2022 23:58 (Europe/Amsterdam).