De afdeling Mediastudies van de Faculteit der Geesteswetenschappen is op zoek naar een nieuwe collega voor ons afdelingsbureau.
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, initiatiefrijke en leergierige management-assistent voor 24 tot 32 uur per week. Op onze afdeling heerst een informele en internationale sfeer.
Op het afdelingsbureau werken drie managementassistenten, waarvan jij er één bent. Je ondersteunt de bedrijfsvoering, het bestuur en de medewerkers van de afdeling.
Binnen de afdeling wordt nauw samengewerkt en zijn de lijnen kort. We hechten veel waarde aan een open, gezellige en fijne sfeer.
Wat ga je doenWe zoeken iemand die binnen het bureau algemene management en secretariële werkzaamheden zal verrichten. Je bent een proactieve allround managementassistent en het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers en gasten. Met het team werk je continue aan het verbeteren van de eigen dienstverlening en ondersteunende processen. We vinden het belangrijk dat je betrokken bent bij je team om zo gezamenlijk aan de dienstverlening te werken. Hier verwachten we een proactieve inzet van je. Je werkt nauw samen in een leuk en professioneel team, je hebt goede voelsprieten ontwikkeld voor de diverse belangen binnen de afdelingen en ziet zelf wat er in situaties nodig is. Werkdagen worden in overleg vastgesteld.
Taken en verantwoordelijkheden:
- uitvoeren van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden;
- ondersteunen van de bedrijfsvoering op het gebied van personeelszaken zoals de jaargesprekken, de organisatie van selectierondes bij vacatures (en afhandelen), archiveren en vormen van dossiers;
- notuleren van vergaderingen;
- secretaris van de opleidingscommissie;
- plannen van afspraken van het bestuur en de bedrijfsvoering en plannen van follow-ups.; ondersteunen van het wetenschappelijk personeel;
- behandelen en doorverwijzen van e-mail; mede-beheren van gezamenlijke e-mailbox;
- (incidenteel) kopiëren, printen en scannen;
- ondersteunen en (mede)organiseren van evenementen en activiteiten zoals buluitreikingen;
- ondersteuning bij gebouw- en werkplekbeheer en interne verhuizingen;