Voor het secretariaat van het departement Informatica (department of Information and Computing Sciences) zoeken wij een ervaren, enthousiaste Office Assistant (m/v/x). Met ons team zorgen we voor optimale administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning van het departement en het onderwijs support team. We gaan binnenkort werken met vaste aanspreekpunten, zodat elke afdeling vaste ondersteuning heeft binnen ons team. Jij levert een positieve bijdrage aan de groei en ontwikkeling van ons departement door onze collega’s maximaal te ondersteunen en ontzorgen!

Geen dag is hetzelfde in deze internationale omgeving en er is volop ruimte voor jouw eigen inbreng. Je hebt een gevarieerd takenpakket, waardoor je werk afwisselend is. Je kan denken aan de volgende werkzaamheden:

• Je bent aanspreekpunt voor onze medewerkers, bezoekers, interne en externe gasten.
• Je beheert diverse mailboxen en agenda’s.
• Je organiseert, samen met de inhoudelijk verantwoordelijken, bijeenkomsten en conferenties.
• Je verwerkt, in samenwerking met HR collega’s, aanstellingen en personele mutaties in het HR systeem.
• Je verricht ondersteunende en organisatorische werkzaamheden op het gebied van werving en selectie en onboarding van nieuwe medewerkers.
• Je hebt een ondersteunende en organisatorische rol bij projecten die spelen binnen het departement op het gebied van huisvesting en rondom de inrichting van werkplekken.
• Je bereidt overleggen voor en zorgt als dat nodig is voor de verslaglegging.
• Je pakt met je collega’s alle overige voorkomende algemene secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden voor het departement op.

We worden blij van een positieve en betrokken collega die plezier haalt uit het bereiken van een gezamenlijk resultaat. Verder zien we graag dat je het volgende meebrengt:

• mbo-/hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde opleiding op het gebied van managementondersteuning;
• zowel mondelinge als schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• werkervaring in een vergelijkbare functie;
• kennis van en ervaring met Microsoft Office programma’s;
• bij voorkeur ervaring met het onderhouden van een website.

Om uit te blinken in deze rol werk je gestructureerd, houd je goed overzicht over je verschillende werkzaamheden en stel je prioriteiten in soms hectische situaties. Kortom, je bent flexibel en stressbestendig. Je brengt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen mee en je vindt het leuk om met theoretisch opgeleide mensen met verschillende nationaliteiten te werken.

• Een werkplek binnen een leuk, collegiaal en divers team;
• een positie voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
• een voltijd brutosalaris afhankelijk van opleiding en ervaring variërend van minimaal € 2.471,- tot maximaal €3.764,- in schaal 7-8;
• 8% vakantiebonus en 8,3% eindejaarsuitkering;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen en sport. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden zelf uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

Werken bij de faculteit Bètawetenschappen betekent vooral het bij elkaar brengen van knappe koppen van diverse achtergronden, uit verschillende vakgebieden en met uiteenlopende gezichtspunten. We ondersteunen de faculteit bij het verrichten van excellent onderzoek en het uitvoeren van inspirerend onderwijs. De faculteit Bètawetenschappen bestaat uit een heleboel fundamentele verbindingen. We hebben zes departementen, namelijk Biologie, Farmaceutische wetenschappen, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde.

Het departement Informatica is nationaal en internationaal bekend om haar onderzoek in informatica en informatiekunde. Het departement verzorgt de bacheloropleidingen Informatica en Informatiekunde en een aantal research masterprogramma’s op deze gebieden. Er werken ruim 200 mensen verdeeld over vier afdelingen. Het secretariaat, en daarmee de Office Assistants, zijn de spil binnen het departement en fungeren als het aanspreekpunt voor medewerkers en gasten. Het team bestaat uit vijf Office Assistants, een bestuurssecretaresse, coördinator bedrijfsvoering, een bestuurssecretaris en de manager bedrijfsvoering. De sfeer is collegiaal en informeel.