Voor het bureau van de afdeling Filosofie zoeken we een enthousiaste en ervaren coördinator Bedrijfsvoering. Je gaat werken binnen een goed draaiend en collegiaal team dat het wetenschappelijk personeel bij Filosofie optimaal wil ondersteunen.

Wat ga je doen?

Als coördinator bedrijfsvoering draag je zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie en uitvoering van de bedrijfsvoeringprocessen van de afdeling Filosofie. De bedrijfsvoering van de afdeling heeft vijf hoofdtaken, te weten beleidsadvisering, personeelsmanagement, financieel management, overige bedrijfsvoeringsgebieden (ICT en huisvesting) en aansturing secretariaat. De coördinator bedrijfsvoering verricht werkzaamheden binnen deze hoofdtaken met grote mate van zelfstandigheid op de locatie Oude Turfmarkt 141- 147, onder eindverantwoordelijkheid van het hoofd bedrijfsvoering Kunst- en Cultuurwetenschappen en Filosofie.

Taken en verantwoordelijkheden:

• eerste aanspreekpunt voor de bedrijfsvoering bij Filosofie. Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen ten aanzien van bedrijfsvoeringsprocessen.
• personeelsmanagement: beheer formatieplan Filosofie; administratieve verwerking onderwijstaakverdeling; aanmaken van personeelsaanmeldingen en -mutaties, coördinatie jaargesprekkencyclus, ondersteuning bij werving- en selectieprocedures wetenschappelijk personeel;
• financieel management: controle van af- en bijschrijvingen op de budgetten van de afdeling; geven van instructies over financiën aan het wetenschappelijk personeel en beantwoorden vragen, uitzoeken van onduidelijke transacties, doorvoeren en controleren van doorbelasting personeel, opstellen van financiële overzichten voor het Bestuurlijk Overleg van de afdeling;
• facilitair management: ICT-contactpersoon, coördinatie van huisvestingszaken; bij voorkeur ervaring als ploegleider BHV of bereid zijn dit te worden.
• coördineren van de secretariële ondersteuning van de afdeling, voeren van werkoverleg.
• deelname aan facultair overleg hoofden en assistenten bedrijfsvoering (HABO).

• HBO werk- en denkniveau
• minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als coördinator bedrijfsvoering, of aantoonbare affiniteit en ervaring met de gevraagde werkzaamheden;
• ervaring met coördineren/aansturen van teams;
• kennis van én inzicht in processen, (informatie)systemen en de samenhang tussen de systemen;
• beschikken over een goed ontwikkelde rekenvaardigheid;
• zelfstandig en proactief kunnen werken én goed samenwerken in teamverband;
• plannings- en organisatievermogen; overtuigingskracht;
• dienstverlenende instelling en communicatief sterk;
• organisatiesensitief;
• stressbestendig en relativeringsvermogen;
• goed in het prioriteren en tijd bewaken;
• goede beheersing van het Nederlands en Engels.

Ervaring met een universitaire organisatie en/of met bedrijfssystemen als SAP is een pré.

Aanstelling geschiedt in eerste instantie in tijdelijke dienst voor een jaar met een proeftijd van twee maanden, met uitzicht op een vast dienstverband na positieve beoordeling van het functioneren. Startdatum is bij voorkeur 1 februari of 1 maart 2023. Het dienstverband is voor 22,8 uur per week.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3098 tot €4257 bruto per maand, op basis van 38 uur per week (schaal 9), exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. Op deze functie is het VSNU UFO-profiel Coördinator bedrijfsvoering 4 van toepassing. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega's;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Faculteit der Geesteswetenschappen

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.