Afdelingsassistent Congressen & Evenementen

Afdelingsassistent Congressen & Evenementen

Geplaatst Deadline Locatie
24 nov 12 dec Amsterdam

Functieomschrijving

Bureau Communicatie, de centrale communicatieafdeling van de Universiteit van Amsterdam (UvA), zoekt een enthousiaste en gemotiveerde afdelingsassistent voor 32 tot 38 uur per week.

Je komt te werken in het team Congressen & Evenementen. Ons team, bestaande uit 8 eventmanagers en een afdelingshoofd, is gespecialiseerd in het organiseren van internationale wetenschappelijke congressen en UvA-brede (voorlichtings-) evenementen zoals de online Bachelor- en Masterweek, Proefstuderen, Universiteitsdag en Opening Academisch Jaar. De online, hybride of live evenementen vinden zowel op de UvA als op externe locaties in Amsterdam plaats en zijn gericht op diverse doelgroepen, zoals (aankomende) studenten, medewerkers, alumni en relaties. Je werkplek is in het centrum van Amsterdam: Bureau Communicatie is gehuisvest in het Maagdenhuis op het Spui.

Wat ga je doen

Als afdelingsassistent ondersteun je de eventmanagers en het afdelingshoofd in hun dagelijkse werkzaamheden. Er lopen veel projecten naast elkaar en ieder project bevindt zich in een andere fase. De vragen die op je afkomen zijn dan ook verschillend van aard en hebben een andere tijdsdruk. Zo kun je in alle rust een online aanmeldingsformulier opzetten voor een congres dat pas over enkele maanden plaatsvindt. Gelijktijdig wordt je gevraagd of je lastminute nog een koerier kunt bestellen en materiaal kunt klaarzetten voor een activiteit dat die week nog op de planning staat. Ondertussen beantwoord je alle vragen van deelnemers die in de mailbox binnenkomen en zie je er op toe dat congresmaterialen op voorraad zijn. Je weet bij dit alles het overzicht te bewaren en anticipeert op de activiteiten die op de planning staan. Je blijft vrolijk, ook als je met materialen aan het sjouwen bent daags voor een evenement. Met regelmaat assisteer je een dagdeel op het evenement zelf, het coördineren van de registratiebalie is daarbij een terugkerende verantwoordelijkheid.

Hoofdtaken en -verantwoordelijkheden die bij je functie horen:
  • het ontzorgen van de eventmanagers bij de praktische uitvoering;
  • beheer algemene mailbox, telefoon en deelnemersregistatrie;
  • beheren, inkopen en (laten) produceren van congresmaterialen.

Specificaties

Universiteit van Amsterdam (UvA)

Functie-eisen

Je bent onze ideale collega als je een afgeronde mbo-opleiding (secretarieel/administratief) hebt en de onderstaande kwaliteiten en competenties in ruime mate bezit:
  • ervaring met en actuele kennis van MS Office 365, MS Teams;
  • nieuwe systemen en softwareprogramma's maak je je snel eigen;
  • goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal;
  • proactieve en oplossingsgerichte werkhouding;
  • prioriteiten kunnen stellen en het vermogen om zelfstandig en nauwkeurig te werken;
  • verantwoordelijkheidsgevoel en een dienstverlenende instelling;
  • flexibel, stressbestendig en organisatietalent.
Ervaring met deelnemersregistratie en innen van gelden is een pre.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden een dienstverband van 32 tot 38 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid behoort een vast dienstverband tot de mogelijkheden.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2.402 tot €3.336 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. Inschaling geschiedt op basis van opleiding en/of ervaring. De Cao Nederlandse Universiteitenis van toepassing.

Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert zij medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

Werkgever

Bureau Communicatie

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Bij Bureau Communicatie (BC) werken ruim 45 medewerkers. We ondersteunen het College van Bestuur, de faculteiten en de diensten in beleid en uitvoering.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bijde Universiteit van Amsterdam.

Additionele informatie

Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met:
  • Elles Baaijens, afdelingshoofd Congressen & Evenementen
    E: h.g.baaijens@uva.nl
    T: +31 (0)20 525 5146

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • max. 38 uur per week
  • €2402—€3336 per maand
  • MBO
  • 10896

Werkgever

Universiteit van Amsterdam (UvA)

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Spui 25, 1012WX, Amsterdam

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer op deze vacature

Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Universiteit van Amsterdam (UvA)). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.

Bedankt voor je sollicitatie

Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.

Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!

Sollicitatieprocedure

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand. Je kunt via de link solliciteren.

De reactietermijn sluit op 12 december 2022. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen, die niet via de link worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand. Je kunt via de link solliciteren.

De reactietermijn sluit op 12 december 2022. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen, die niet via de link worden verstuurd, of niet compleet zijn, kunnen we helaas niet in behandeling nemen.

Solliciteer uiterlijk op 12 dec. 2022 23:59 (Europe/Amsterdam).