Bestuursassistent Faculteitssecretariaat

Bestuursassistent Faculteitssecretariaat

Geplaatst Deadline Locatie
23 jan 12 feb Delft
Vind jij het heerlijk om te werken als bestuursassistent? Ben jij een organisatietalent dat snel schakelt, prioriteert, tactvol en sensitief is maar ook voor overzicht en een goede sfeer zorgt? Dan maken wij heel graag kennis met jou!

Functieomschrijving

In deze rol kom je te werken bij het faculteitssecretariaat van de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) dat bestaat uit vier medewerkers. De kerntaak van het secretariaat is het zo goed mogelijk ondersteunen van het bestuur van de faculteit. De medewerkers van het secretariaat hebben eigen verantwoordelijkheden, maar nemen wanneer dit nodig is ook zaken tijdelijk van elkaar over. Er is een goede samenwerking en er heerst een prettige sfeer waarbij er ook veel ruimte is voor ontwikkeling en flexibiliteit (bijvoorbeeld hybride werken).

In deze veelzijdige rol ondersteun je primair de Decaan van de faculteit en heb je zodoende veel contact met je directe collega’s van het secretariaat, maar ook met collega’s van diverse wetenschappelijke en ondersteunende afdelingen. De faculteitssecretaris is je hiërarchisch leidinggevende. Je andere collega’s van het secretariaat ondersteunen HR EWI en de faculteitssecretaris.

Verantwoordelijkheden:

Als bestuursassistent binnen het faculteitssecretariaat heb je een veelzijdige en verantwoordelijke secretariële functie:

Je ondersteunt primair de Decaan op zowel secretarieel, bestuurlijk als administratief gebied. Werkzaamheden waar je op een werkdag zoal mee bezig bent zijn bijvoorbeeld:

  • Het complexe elektronische agendabeheer van de Decaan;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties via telefoon en e-mail en het gastvrij ontvangen van bezoekers;
  • Zelfstandig plan en organiseer je diverse interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten, verzorg je in- en externe (digitale) correspondentie en bewaak je de voortgang van stukken en contracten;
  • Je draagt actief bij aan verdere structurering, optimalisering en standaardisering van onze werkprocessen en aan het bewaken van bestaande processen, reglementen en benoemingstermijnen van commissieleden;
  • Je hebt een ondersteunende rol bij (de invoering van) facultaire beleids- en besluitvorming en geeft uitvoering aan administratieve en organisatorische ondersteuning;
  • Je ondersteunt het crisisteam van de faculteit met secretariële werkzaamheden;
  • Samen met je collega’s bij de (wetenschappelijke) afdelingen werk je aan het voorbereiden van diverse voordrachten (zoals diverse prijzen en onderscheidingen), je voert hierop ook procesregie.

Het notuleren van vergaderingen is op dit moment geen standaard taak in deze rol, maar dit kan in de toekomst veranderen (Nederlands- en Engelstalig).

Specificaties

Technische Universiteit Delft (TU Delft)

Functie-eisen

  • Je werkt en denkt op hbo-niveau; meer concreet: je kunt goed prioriteren en organiseren, werkt gestructureerd en denkt in oplossingen;
  • Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie zoals bijvoorbeeld bestuurs-/directieassistente, bij voorkeur in een bestuurlijke internationale omgeving en werkt graag in een cultureel diverse academische omgeving;
  • Je bent integer en discreet in handelen en optreden en hebt uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. Ook beschik je over een grote mate van tact en (organisatie)sensitiviteit;
  • Je kunt goed zelfstandig werken maar weet ook wanneer afstemming te zoeken en werkt prettig en goed samen met je collega’s van het faculteitssecretariaat;
  • Je bent een flexibel, servicegericht en enthousiast persoon, die proactief en dienstverlenend is ingesteld en je krijgt energie van een dynamische omgeving;
  • Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office, SharePoint en vergelijkbare pakketten, of kunt je deze snel eigen maken;
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Arbeidsvoorwaarden

  • Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
  • Een salaris dat gebaseerd is op schaal 9 volgens de CAO van de Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 3.098,- en een maximum van € 4.257,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
  • Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
  • De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
  • Korting bij zorgverzekeraars.
  • Flexibele werkweek.
  • Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
  • Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
  • Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
  • Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Werkgever

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. 

And last but not least: wij hebben een uitgebreid onboardingsprogramma om je warm welkom te heten! Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren.

Challenge. Change. Impact!

Afdeling

Faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica

In de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) komen drie disciplines – elektrotechniek, wiskunde en informatica – samen. Gecombineerd versterken ze elkaar en zijn ze de drijvende kracht achter de technologie die we in ons dagelijks leven gebruiken. Neem als voorbeeld het elektriciteitsnet. Dat wordt binnen onze faculteit klaargestoomd voor de toekomst. Ook werken we aan een wereld waarin mens en computer elkaar versterken. Aan het in kaart brengen van ziekteprocessen met behulp van single cell-data en aan het wiskundig simuleren van gigantische aspluimen na een vulkaanuitbarsting. Binnen de faculteit EWI is veel ruimte voor grensverleggend onderzoek. We leiden innovatieve ingenieurs op en beschikken over uitstekende labs en faciliteiten die onze sterke internationale positie onderstrepen. In totaal werken en studeren in deze uitdagende omgeving ruim 1.100 medewerkers en 4.000 studenten.

Klik hierom naar de website van faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica te gaan.

Additionele informatie

Voor meer informatie over de inhoud van deze vacature kun je contact opnemen met Myrthe van Nus, faculteitssecretaris faculteit EWI, 015-278 81 00.

Voor meer informatie over het vervolg van de wervings- en selectieprocedure kun je contact opnemen met Els van den Bosch, HR-adviseur faculteit EWI.

De eerste ronde sollicitatiegesprekken zal plaatsvinden op woensdag 15 februari, de tweede ronde op donderdag 23 februari.

Specificaties

  • Beleid- en staf
  • €3098—€4257 per maand
  • HBO
  • TUD03396

Werkgever

Technische Universiteit Delft (TU Delft)

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Mekelweg 2, 2628 CD, Delft

Bekijk op Google Maps

Interessant voor jou

X

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer op deze vacature

Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Technische Universiteit Delft (TU Delft)). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.

Bedankt voor je sollicitatie

Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.

Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse? Upload uiterlijk 12 februari jouw motivatie en CV door gebruik te maken van het sollicitatieformulier. 

  • Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
  • Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse? Upload uiterlijk 12 februari jouw motivatie en CV door gebruik te maken van het sollicitatieformulier. 

  • Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
  • Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteer uiterlijk op 12 feb. 2023 23:59 (Europe/Amsterdam).