Wist je dat TU Delft hoog scoort als het gaat om medewerkerstevredenheid? Binnen de directie Legal Services streven we naar een positieve en toekomstgerichte sfeer. Jij werkt bij het secretariaat van de directie Legal Services en je zorgt samen met jouw collega’s voor de administratieve ondersteuning van de managers en medewerkers. Binnen het secretariaat heeft ieder zijn eigen takenpakket. We zijn op de hoogte van elkaars werkzaamheden en stemmen deze af zodat we elkaar indien nodig kunnen ondersteunen en vervangen. De lijntjes zijn kort; je krijgt alle ruimte om vragen te stellen of te overleggen. Over lopende kwesties, maar ook als je kansen ziet om zaken structureel te verbeteren.

Dit ga je doen

Samen met jouw collega management assistente zie jij erop toe dat de administratieve en secretariële zaken van de directie Legal Services constant op orde zijn. Plannen, organiseren en ondersteunen: hiermee vul jij jouw afwisselende werkdagen.

Als management assistente zal je een belangrijke rol spelen in het ondersteunen van twee  managers. Jouw taken bestaan onder andere uit het inplannen van afspraken, het notuleren tijdens vergaderingen en het bieden van algehele managementondersteuning. Je bent verantwoordelijk voor het plannen van vergaderingen en het bijhouden van de agenda’s van de managers. Tijdens vergaderingen zorg jij voor heldere notulen, waarin alle actiepunten duidelijk vermeld staan. Verder  houd jij je bezig met de communicatie uitingen op de interne en externe website en hierin werk je samen met de web redacteur. Je doet regelmatig uitvraag of de content nog correct is en houdt deze up-to-date.

Bij deze functie hoort minimaal een vierdaagse werkweek. Een vijfdaagse werkweek is bespreekbaar.

Wat wordt er van jou verwacht als Management assistente?

Je bent proactief en stelt jezelf op als aanspreekpunt voor de managers die jij ondersteunt en jouw collega’s. Jij bent communicatief vaardig, hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en bent verbaal sterk. Je bent proactief en denkt graag mee met de managers die jij ondersteunt. Je bent een kei in plannen en organiseren en weet altijd het overzicht te bewaren. Kortom, jij bent dé management assistente die wij zoeken!

Dit heb jij in huis

• Mbo+- of hbo-niveau en bij voorkeur een diploma in een secretariële richting. Heb je een andere relevante studie gevolgd? Dan nodigen we je ook uit te reageren;
• Minimaal twee jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• Goede kennis van Microsoft Office-programma’s (Outlook, Word, Excel);
• Je beschikt over de volgende competenties: integer, stressbestendig, initiatiefrijk, resultaatgericht, overtuigend, organisatiesensitief, flexibel en doorzettingsvermogen;
• Een positieve drive om jouw werk in goede banen te leiden en de administratieve processen en verschillende systemen snel eigen te maken;
• De vaardigheid om zaken gestructureerd te laten verlopen, waarbij je flexibel kunt omgaan met de onverwachte wendingen die zich continu voordoen;
• Goede communicatieve skills: jij biedt jouw collega’s te allen tijde de helpende hand én bent het visitekaartje van de directie Legal Services;
• Een open instelling: vernieuwingen in de organisatie, zoals papierloos werken, ga je niet uit de weg en omarm je.

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast. 
• Een functieomvang van 24-32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €2.471,- en een maximum van €3.336,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst - Legal Services

De directie Legal Services draagt bij aan het borgen van de zgn. legal, risk & compliance accountability van TU Delft. Een belangrijke taak is het leveren van strategisch advies en operationele ondersteuning op juridisch en veiligheidsgebied aan het College van Bestuur, de faculteiten en de Universiteitsdienst. TU Delft bundelt binnen de directie Legal Services vijf onderdelen die samen zorgdragen voor een brede ondersteuning: Legal Affairs, Intellectueel Eigendom/Octrooien, Contractmanagement, Projectmanagement en Integrale Veiligheid.