Voor het Departement Psychologie van de faculteit Sociale Wetenschappen zijn wij op zoek naar een Medewerker bedrijfsvoering. Als medewerker bedrijfsvoering maak je deel uit van het ondersteuningsteam van het departement en werk je nauw samen met jouw collega medewerker bedrijfsvoering en met overige management ondersteuners. De functie is vooral gericht op uitvoerende werkzaamheden ter ondersteuning van de afdelingsmanagers. Jij zorgt er samen met jouw collega voor dat ondersteunende processen goed verlopen en dat administratieve zaken worden opgepakt.

De medewerkers bedrijfsvoering ondersteunen samen vier afdelingsmanagers bij hun werkzaamheden. Werkzaamheden die hierbij horen, zijn als volgt.

Werkzaamheden op het gebied van hr, waaronder:

• administratieve afhandeling van diverse dienstverbanden;
• doorvoeren wijzigingen met betrekking tot contracten in de digitale hr-portal;
• contact met secretariaat onderhouden betreffende start nieuwe medewerker of uitdienst treden medewerker;
• opstellen en bewaken ondertekening detacheringscontracten en overige overeenkomsten.

• factuurinformatie ophalen, uitzoeken en afhandelen;
• overeenkomsten opstellen ten behoeve van facturatie;
• maken van eenvoudige financiële berekeningen;
• inventarisatie afdelingsbudgetten. 

Overige werkzaamheden:

• ondersteuning bij onderzoek aanvragen;
• bewaken van deadlines binnen de onderwijsplanningscyclus;
• coördineren afdeling overstijgende administratie en processen;
• ondersteuning bij huisvestingsprojecten;
• (e-mail)vragen beantwoorden;
• overige ad hoc administratieve klussen.

• hebt hbo werk- en denkniveau met werkervaring in een vergelijkbare functie;
• hebt goede kennis van MS Office en bekend met administratieve systemen;
• maakt nieuwe software je snel eigen;
• bent sterk in administratieve processen en je ziet het als een uitdaging om deze goed op orde te hebben, je werkt hierbij accuraat;
• kunt moeiteloos schakelen tussen de verschillende taken en opdrachtgevers;
• hebt goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands én het Engels zowel in woord als schrift;
• haalt voldoening uit het ondersteunen van collega’s;
• hebt uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden, zodat regelmatige afstemming en samenwerking met collega’s soepel verloopt;
• bent klantvriendelijk en hebt gevoel voor verhoudingen in een complexe werksituatie.

• een proactieve houding;
• resultaatgericht werken;
• zowel zelfstandig als goed kunnen samenwerken;
• een flexibele instelling, kunnen prioriteren en kunnen structureren;
• stressbestendigheid.

Wij bieden een tijdelijk dienstverband (0,7-0,8 fte) voor de duur van een jaar in een prettige werkomgeving. Het salaris bedraagt – afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.818,- en maximaal € 3.764,- (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De faculteit Sociale Wetenschappen is een dynamische, toonaangevende faculteit voor hoogwaardig wetenschappelijk onderzoek en uitdagend academisch onderwijs op het gebied van jeugd, onderwijs, opvoeding, menselijk gedrag en samenleving. De Undergraduate en Graduate School verzorgen voor bijna 7.000 studenten een breed palet aan bacheloropleidingen en (onderzoeks)masters in de disciplines interdisciplinaire sociale wetenschap, culturele antropologie, onderwijswetenschappen, pedagogiek, psychologie en sociologie. De faculteit Sociale Wetenschappen telt ongeveer 1.100 medewerkers, die allen hun individuele bijdrage leveren aan de opleiding en vorming van jong talent en aan het onderzoek naar en het vinden van oplossingen voor wetenschappelijke en maatschappelijke vraagstukken.

De faculteit streeft naar diversiteit onder haar medewerkers en studenten en zet zich in om een veilige en inclusieve omgeving te creëren voor iedereen, zoals te lezen is in het Equality, Diversity and Inclusion beleid van de Universiteit Utrecht.

De faculteit hecht er waarde aan dat haar medewerkers voor nu en in de toekomst breed inzetbaar zijn in de universitaire organisatie ter verdere professionalisering van de ondersteuning van onderwijs en onderzoek. Om dit te stimuleren krijgt iedere medewerker op enig moment in de loopbaan de tijd en faciliteiten – bijvoorbeeld in de vorm van trainingen - om deel te nemen aan projecten of mee te werken op andere afdelingen. Eigenschappen die de faculteit belangrijk vindt zijn betrokkenheid, kunnen samenwerken en flexibiliteit.

De faculteit Sociale Wetenschappen is gevestigd op het Utrecht Science Park, niet ver van het historische centrum van Utrecht.