Onze huidige officeassistenten Jasper en Sascha groeien intern door, daarom zijn wij bij het Centre for Academic Teaching and Learning (CAT) op zoek naar niet één maar twee nieuwe collega’s!

Jullie zijn samen het kloppende hart van het CAT en dragen bij aan een vlekkeloze organisatie van bijvoorbeeld het jaarlijks Onderwijsfestival en de Meet & Greets met partners in het CAT. Werk om helemaal in op te gaan, zodat je af en toe vergeet dat je aan het werk bent. Zelfs als je een complexe afspraak weer moet verzetten, omdat er andere afspraken toch prioriteit hebben. Je weet van aanpakken en schept er plezier in om de dagelijkse werkzaamheden af te ronden. Snel schakelen en denken in oplossingen is voor jou geen probleem.

Bij jou komen veel informatiestromen bij elkaar, bijvoorbeeld via de secretariaatsinbox, je eigen mail, telefonisch, via overleggen en bijvoorbeeld via de teams-chat. Het gaat je makkelijk af om deze informatie te filteren, te prioriteren en op te pakken. Je bent een echte doener, die óók - en vooral heel graag - mee wil denken om de beste ondersteuning te bieden. In de uitvoering van de taken is een grote mate van zelfstandigheid, flexibiliteit en nauwkeurigheid vereist.

Wij zoeken iemand waarmee het leuk is om samen te werken. Dat betekent open, toegankelijk en gericht op meedenken en meedoen. Zelfstandig werken, successen vieren met je collega’s én een glimlach toveren op het gezicht van jouw stakeholders. Zo ziet je baan als Office Assistent er bij ons uit. Wij komen heel graag in contact met jou!

Naast onderstaande taken, krijg je de vrijheid om werkzaamheden naar je toe te trekken.

• het beheren van de algemene mailbox en de zelfstandige afhandeling van vragen;
• inplannen van complexe vergaderingen en overleggen (met veel deelnemers en volle agenda’s);
• het beheren van de agenda’s van de Academic Director, de Managing Director, de coördinatoren, de Event Manager en het communicatieteam;
• ondersteunen van de TAUU-council;
• ondersteuning bij de voorbereiding en organisatie van docentontwikkelaanbod zoals leergangen, trainingen en workshops;
• plannen en organiseren van (grote) events;
• ondersteunen van de PR in samenwerking met de communicatieadviseur, o.a. het bijhouden van de interne en externe website en het versturen van de maandelijkse nieuwsbrief.

We zoeken een collega die:

• dit type werk écht leuk vindt, iemand die een lange werkrelatie aan wil gaan in deze secretariële functie;
• minimaal een mbo-diploma (niveau 4) op zak heeft;
• goed het eigen werk kan organiseren, dit betekent dat je goed kan schakelen tussen verschillende taken en opdrachtgevers;
• een organisatietalent is (je bent pas tevreden als alles tot in de puntjes is geregeld);
• een uitstekende beheersing heeft van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• uitstekende beheersing heeft van het gehele Officepakket, met name Outlook en Teams.
• 32 uur per week (0,8 fte) beschikbaar is. Je werkt drie dagen op kantoor (Utrecht Science Park) en werkt een dag vanuit huis als je dat prettig vindt.

Omdat jullie het kloppende hart van het CAT zijn, is het belangrijk dat er van maandag t/m vrijdag bezetting is (dat kan fysiek of online zijn).

Je maakt onderdeel uit van het directiesecretariaat Studenten Onderwijs & Onderzoek (13 collega’s) van de Universitaire Bestuursdienst en hebt als aandachtsgebied CAT. Functioneel word je aangestuurd door Mirjam Bok (Managing Director) en hiërarchisch val je onder Marloes Strijk (hoofd secretariaten).

Wij bieden een tijdelijk dienstverband (0,8 fte) voor de duur van een jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.336,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Je ontvangt een mobiele telefoon en laptop van de universiteit. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het Centre for Academic Teaching and Learning (CAT) is de afgelopen jaren uitgegroeid tot dé centrale plek binnen de Universiteit Utrecht waar docenten terecht kunnen voor informatie, kennisdeling, ondersteuning en scholing gericht op hun eigen ontwikkeling en de vernieuwing van hun onderwijs. Het CAT brengt alle partners en programma’s die zich hiermee bezig houden samen om ons onderwijs te optimaliseren en voortdurend in te spelen op de behoeften van onze studenten en de samenleving.