Onze huidige officeassistenten Jasper en Sascha groeien intern door, daarom zijn wij bij het Centre for Academic Teaching and Learning (CAT) op zoek naar niet één maar twee nieuwe collega’s!
Jullie zijn samen het kloppende hart van het CAT en dragen bij aan een vlekkeloze organisatie van bijvoorbeeld het jaarlijks Onderwijsfestival en de Meet & Greets met partners in het CAT. Werk om helemaal in op te gaan, zodat je af en toe vergeet dat je aan het werk bent. Zelfs als je een complexe afspraak weer moet verzetten, omdat er andere afspraken toch prioriteit hebben. Je weet van aanpakken en schept er plezier in om de dagelijkse werkzaamheden af te ronden. Snel schakelen en denken in oplossingen is voor jou geen probleem.
Bij jou komen veel informatiestromen bij elkaar, bijvoorbeeld via de secretariaatsinbox, je eigen mail, telefonisch, via overleggen en bijvoorbeeld via de teams-chat. Het gaat je makkelijk af om deze informatie te filteren, te prioriteren en op te pakken. Je bent een echte doener, die óók - en vooral heel graag - mee wil denken om de beste ondersteuning te bieden. In de uitvoering van de taken is een grote mate van zelfstandigheid, flexibiliteit en nauwkeurigheid vereist.
Wij zoeken iemand waarmee het leuk is om samen te werken. Dat betekent open, toegankelijk en gericht op meedenken en meedoen. Zelfstandig werken, successen vieren met je collega’s én een glimlach toveren op het gezicht van jouw stakeholders. Zo ziet je baan als Office Assistent er bij ons uit. Wij komen heel graag in contact met jou!
Naast onderstaande taken, krijg je de vrijheid om werkzaamheden naar je toe te trekken.
- het beheren van de algemene mailbox en de zelfstandige afhandeling van vragen;
- inplannen van complexe vergaderingen en overleggen (met veel deelnemers en volle agenda’s);
- het beheren van de agenda’s van de Academic Director, de Managing Director, de coördinatoren, de Event Manager en het communicatieteam;
- ondersteunen van de TAUU-council;
- ondersteuning bij de voorbereiding en organisatie van docentontwikkelaanbod zoals leergangen, trainingen en workshops;
- plannen en organiseren van (grote) events;
- ondersteunen van de PR in samenwerking met de communicatieadviseur, o.a. het bijhouden van de interne en externe website en het versturen van de maandelijkse nieuwsbrief.