Het instituut Psychologie bestaat uit zo’n 500 medewerkers, die zich richten op onderzoek en onderwijs, en 3.000 studenten. Het is daarmee één van de grotere instituten binnen de Universiteit Leiden. Samen met je collega admissions officer maak je deel uit van het Instituutsbureau. Het bureau heeft als missie het zorgdragen voor een optimale advisering en ondersteuning van het bestuur, de medewerkers, en studenten van het Instituut Psychologie en bestaat uit ongeveer vijfendertig medewerkers werkzaam op gebieden als studieadvies, marketing & communicatie, onderwijs- & studentenzaken, onderwijs- & onderzoeksbeleid en bestuursondersteuning.
De examencommissies zien toe op naleving van het Onderwijs- en Examenreglement van een opleiding. De examencommissies zijn onder andere verantwoordelijk voor de organisatie van de tentamens en examens. Ook bepalen de examencommissies of studenten de kennis en vaardigheden beheersen die nodig zijn voor het behalen van het diploma.
Wegens de significante groei van het aantal studenten is het Instituut Psychologie op zoek naar een nieuwe collega die met kennis en toewijding de functie van assistent-secretaris kan invullen en die naast expertise ook aandacht heeft voor de (verbetering van) processen waarbij de examencommissies betrokken zijn. Het instituut is continu in beweging, met enthousiaste en toegewijde collega’s in een academische omgeving.
Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging en wil je ons team versterken? In dat geval zien we je reactie graag tegemoet.
Werkzaamheden: - Voorbereiden van de tweewekelijkse vergaderingen van de examencommissie en zorgdragen voor de verslaglegging daarvan.
- Voorbereiden van de besluitvorming door de relevante informatie te verzamelen voor de ambtelijk secretarissen en de leden.
- Ondersteunen van de ambtelijk secretarissen bij de uitwerking en uitvoering van de genomen besluiten. De assistent-secretaris zal onder supervisie van de ambtelijk secretarissen en voorzitter besluiten opstellen.
- Inkomende post/mail en verzoeken van studenten inschrijven in de postlijst en archiveren.
- Afhandelen van binnenkomende verklaringen van de studentendecaan (studeren met een functiebeperking).
- Afhandelen van verzoeken rondom uitstel van afstuderen.
- Ondersteunen in beroepsprocedures door relevante informatie te verzamelen en schikkingsgesprekken in te plannen.
- Het voorbereiden van verzoeken van studenten of meldingen van docenten met betrekking tot plagiaat en fraude.
- Uitwerken van mandaatbesluiten onder supervisie van de ambtelijk secretarissen.
- Bewaken van wettelijke termijnen.