Het instituut Psychologie bestaat uit zo’n 500 medewerkers, die zich richten op onderzoek en onderwijs, en 3.000 studenten. Het is daarmee één van de grotere instituten binnen de Universiteit Leiden. Samen met je collega admissions officer maak je deel uit van het Instituutsbureau. Het bureau heeft als missie het zorgdragen voor een optimale advisering en ondersteuning van het bestuur, de medewerkers, en studenten van het Instituut Psychologie en bestaat uit ongeveer vijfendertig medewerkers werkzaam op gebieden als studieadvies, marketing & communicatie, onderwijs- & studentenzaken, onderwijs- & onderzoeksbeleid en bestuursondersteuning.

De examencommissies zien toe op naleving van het Onderwijs- en Examenreglement van een opleiding. De examencommissies zijn onder andere verantwoordelijk voor de organisatie van de tentamens en examens. Ook bepalen de examencommissies of studenten de kennis en vaardigheden beheersen die nodig zijn voor het behalen van het diploma.

Wegens de significante groei van het aantal studenten is het Instituut Psychologie op zoek naar een nieuwe collega die met kennis en toewijding de functie van assistent-secretaris kan invullen en die naast expertise ook aandacht heeft voor de (verbetering van) processen waarbij de examencommissies betrokken zijn. Het instituut is continu in beweging, met enthousiaste en toegewijde collega’s in een academische omgeving.
Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging en wil je ons team versterken? In dat geval zien we je reactie graag tegemoet.

Werkzaamheden:

• Voorbereiden van de tweewekelijkse vergaderingen van de examencommissie en zorgdragen voor de verslaglegging daarvan.
• Voorbereiden van de besluitvorming door de relevante informatie te verzamelen voor de ambtelijk secretarissen en de leden.
• Ondersteunen van de ambtelijk secretarissen bij de uitwerking en uitvoering van de genomen besluiten. De assistent-secretaris zal onder supervisie van de ambtelijk secretarissen en voorzitter besluiten opstellen.
• Inkomende post/mail en verzoeken van studenten inschrijven in de postlijst en archiveren.
• Afhandelen van binnenkomende verklaringen van de studentendecaan (studeren met een functiebeperking).
• Afhandelen van verzoeken rondom uitstel van afstuderen.
• Ondersteunen in beroepsprocedures door relevante informatie te verzamelen en schikkingsgesprekken in te plannen.
• Het voorbereiden van verzoeken van studenten of meldingen van docenten met betrekking tot plagiaat en fraude.
• Uitwerken van mandaatbesluiten onder supervisie van de ambtelijk secretarissen.
• Bewaken van wettelijke termijnen.

Wij zoeken iemand die voldoet aan het volgende profiel:

• Afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in juridische richting.
• Kennis van de WHW of bereidheid om deze kennis op te doen.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift, zowel in het Nederlands als het Engels (goed zakelijk en formeel kunnen schrijven).
• Je bent in staat om snel te schakelen tussen diverse partijen en verschillende onderwerpen.
• Je kunt scherp blijven en goed presteren onder druk.
• Je bent analytisch vaardig.
• Je bent consciëntieus en nauwkeurig.

Onze organisatie
Werken bij onze Faculteit is werken in een dynamische, internationale en aantrekkelijke omgeving waarin medewerkers en studenten worden gedreven door nieuwsgierigheid om fundamentele kennis te vergroten, voor de wetenschap én om een bijdrage te leveren aan de grote maatschappelijke uitdagingen van morgen. FSW biedt ruimte aan diversiteit en vernieuwing voor ca. 1.000 medewerkers en ca. 7.000 studenten zowel uit binnen- als buitenland. Het onderwijs en het onderzoek binnen de faculteit is belegd bij vijf instituten te weten: Psychologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschappen, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie en het Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies. Bezoek onze website voor een impressie: welkom bij de Leidse Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden.

Wij bieden:

• Werken in een hecht en collegiaal team;
• Werken in een instituut dat bijdraagt aan het oplossen van mondiale en lokale sociale vraagstukken en helpt om de samenleving duurzaam te ontwikkelen en te laten gedijen vanuit de brede discipline die psychologie is;
• Een aanstelling – conform de cao Nederlandse Universiteiten – voor de duur van één jaar mét uitzicht op een vast dienstverband. Afhankelijk van opleiding en werkervaring tussen € 3.072,- en 4.103,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling op basis van een 38-urige werkweek (UFO-profiel secretaris 3, salarisschaal 8);
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals diverse mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling, een eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantietoeslag van 8%, betaald ouderschapsverlof én de mogelijkheid om jouw arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen (voor meer informatie, zie hier);
• Een prettige werkomgeving waar je je collega’s van het hele Instituutsbureau tegenkomt, gebaseerd op het concept van activiteitgerichte huisvesting. Daarnaast kan een aantal dagen per week thuisgewerkt worden en biedt de universiteit daar de faciliteiten en vergoedingen voor;
• Parkeren dicht bij het werk is tegen een relatief kleine vergoeding mogelijk.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.