Management Assistent bestuurssecretariaat CvB
Management Assistent bestuurssecretariaat CvB
Functieomschrijving
Als Management Assistent bij het bestuurssecretariaat voor het College van Bestuur ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden. Deze bestaan uit:
- Functioneren als het eerste aanspreekpunt van bestuurslid;
- Zelfstandig beheren en prioriteren van de mailbox en agenda van het bestuurslid;
- Zelfstandig beheer en afhandeling telefoon en binnenkomende e-mails en verzoeken: volledig ontzorgen van het bestuurslid;
- Zelfstandig afstemmen/coördineren van afspraken met (in- en/of externe) partijen;
- Organiseren van vergaderingen met in- en externe deelnemers. Voorbereiden (inhoudelijke documenten verzamelen en verspreiden
- Zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie in het Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen;
- Zorgvuldig en streng bewaken van procedures en termijnen;
- Verzorgen van reizen: hotels, taxi, vervoer binnen- en buitenland.
Specificaties
- max. 30.4 uur per week
- Eindhoven Bekijk op Google Maps
:fill(white)/logos/tue-nl-wide_qnpea9D.png)
Technische Universiteit Eindhoven (TU/e)
Functie-eisen
Wij zoeken een enthousiaste, betrokken en zelfstandige teamspeler die zich in onderstaande punten herkent:
Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren - we kijken graag naar je profiel.
- Secretariële of administratieve opleiding en denkniveau op tenminste HBO-niveau en beschikt over relevante werkervaring op bestuursniveau;
- Je bent accuraat, representatief, discreet, betrouwbaar en communicatief;
- Organiserend en ondersteunend vermogen, stressbestendig en oplossingsgericht, denkt mee en schakelt snel;
- Uitgebreide ervaring met het werken met MS Office (agendabeheer via Outlook, Word, PowerPoint, SharePoint, Excel);
- Affiniteit met en kennis van de primaire doelgroepen: (TU/e) studenten en wetenschappers;
- Je communiceert effectief in zowel vloeiend (zakelijk) Engels als Nederlands, mondeling en schriftelijk;
- Je bent in staat om positieve relaties op te bouwen met het management, collega's en relaties op alle niveaus van de organisatie;
- Je bent een teamspeler met een representatieve benadering en een gastvrijheidsmentaliteit; het werken in een af en toe hectische kantoortuin geeft je energie;
- Je bent een proactief en enthousiast persoon, die bereid is om initiatief te nemen. Je voelt je op je gemak in een bestuurlijke en internationale omgeving en weet prioriteiten te stellen onder druk;
- Je raakt niet gestrest van een hectische omgeving waar veelvuldig ad hoc afspraken en activiteiten plaatsvinden;
- Het werken met verschillende stakeholders is voor jou een plezier in het werk;
- Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen en doet aanbevelingen voor verbetering van de verdere professionalisering van onze management ondersteunende organisatie.
Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren - we kijken graag naar je profiel.
Arbeidsvoorwaarden
Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:
- Een maandsalaris van minimaal € 3.072,- tot maximaal € 4.103,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 8 CAO Nederlandse Universiteiten).
- Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3% (13e maand).
- Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
- Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
- Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
- Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
- Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige pensioenregeling.
Additionele informatie
Euflex, Helen van Mierlo, hvmierlo@tue.nl, 040-2478086
Specificaties
- Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
- max. 30.4 uur per week
- HBO
- EU.7405
Werkgever
Locatie
Interessant voor jou
Solliciteer op deze vacature
Solliciteer op deze vacature
Dit sollicitatieproces wordt beheerd door de werkgever (Technische Universiteit Eindhoven (TU/e)). Heb je nog aanvullende vragen over jouw sollicitatie, neem dan contact op met de werkgever.
Bedankt voor je sollicitatie
Voor vragen over jouw sollicitatie kun je contact opnemen met de werkgever.
Tip: sla deze vacature op als favoriet in je AcademicTransfer account. Zo heb je meteen een overzicht en kun je de vacature makkelijk terugvinden. Nog geen account? Maak deze dan nu aan en profiteer van nog meer handige functionaliteiten!
Sollicitatieprocedure
Sollicitatieprocedure
Solliciteer uiterlijk op 15 mei 2024 23:59 (Europe/Amsterdam).