De rector wordt ondersteund door een klein team dat nauw samenwerkt, met een duidelijke taakverdeling en structuur in de vorm van een Rector’s Office (rector magnificus, secretaris, woordvoerder en managementassistenten). Het Rector’s Office management is in handen van twee managementassistenten. Zij spelen een belangrijke rol in de opvolging, verdeling en monitoring van de lopende dossiers. Voor de invulling van één van deze twee uitdagende en intensieve posities zoeken wij een geschikte kandidaat. Samen met de huidige managementassistent ben je verantwoordelijk voor de (volledige/dagelijkse) managementondersteuning van de rector en ga je deel uitmaken van het team. Jullie bouwen een hechte, samenwerking op, waarbinnen je moeiteloos zelfstandig schakelt met de rector en de teamleden. Als managementassistenten zorgen jullie voor een passende aanwezigheid op kantoor en nemen jullie elkaars taken waar bij afwezigheid.
Naast het ondersteuningsteam van de rector, ga je deel uitmaken van een hecht, loyaal en professioneel team van CvB-managementassistenten, die in een goede sfeer en onderlinge verstandhouding met elkaar samenwerken.

Jouw taken
Ondersteuning van de rector:

• Je beheert de (complexe) agenda en verzorgt de (logistieke) voorbereiding van overleggen en vergaderingen.
• Je organiseert en beheert de mailbox van de rector.
• Je bewaakt de procesmatige en procedurele voortgang van lopende dossiers en opdrachten en acteert hierop proactief.
• Je regisseert in samenwerking met betrokken collega’s de inhoudelijke voorbereiding van overleggen, vergaderstukken en vergaderingen en dossiers.
• Je deelt voortgang, verzamelt bespreekpunten, doet proactief suggesties voor de wekelijkse bijeenkomsten van het Rector’s Office en bent gemotiveerd om continu op zoek te zijn naar efficiency en ideeën om dit team zo goed mogelijk te laten functioneren.

Contact interne en externe stakeholders:

• Je draagt zorg voor heldere en efficiënte communicatie naar belanghebbenden binnen de VU.
• Je treedt op als contactpersoon voor externe belanghebbenden.

Samenwerking binnen het team:

• Naast de samenwerking binnen het Rector’s Office, werk je ook nauw samen met collega-managementassistenten CvB en vervang je elkaar bij afwezigheid.
• Je levert een bijdrage aan de voortdurende professionalisering van de werkzaamheden van het team.

• Afgeronde HBO of WO opleiding en minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare
  functie in een grote/complexe organisatie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk, in Nederlands en Engels).
• Ervaren in het onderhouden van een intern en extern netwerk.
• Je bent (bestuurlijk) sensitief en discreet.
• Je bent positief ingesteld en draagt dit uit.
• Je bent zeer sterk in prioriteren en houdt ervan om systematisch te werken.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.377,00 (Schaal 9) en maximaal € 4.640,00 (Schaal 9) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Secretaris 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling.
• Keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden.
• Hybride werken maakt een goede werk/privébalans mogelijk.

Vrije Universiteit Amsterdam

Managementondersteuning
De afdeling Managementondersteuning is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het CvB en van de dienst BZ. Daarnaast ondersteunt zij de secretaris van de RvT en verzorgt zij het officemanagement van de dienst. Managementondersteuning bestaat verder nog uit Bureau Pedel: zij is verantwoordelijk voor de ondersteuning van academische plechtigheden en promotietrajecten. De afdeling telt 17 medewerkers.

Welkom bij de dienst Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken zorgt ervoor dat de Vrije Universiteit Amsterdam bestuurlijk goed functioneert. We ontwikkelen de VU-brede visie, strategie en het beleid, en we zijn adviespartner voor bestuur, faculteiten, diensten en Raad van Toezicht. Ons takenpakket is breed: juridische advisering, onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, documentmanagement, Public Affairs, bedrijfsvoering. Daarnaast bewaken we governance, control en compliance, en we verzorgen academische plechtigheden.

Samen met faculteiten en diensten geven we richting aan de VU-strategie: werken aan een betere wereld, vanuit een positieve toekomstvisie die uitgaat van het ongekende potentieel van samenwerking. Talenten en inzichten bundelen, over de grenzen van disciplines heen: dat is dé manier om blijvende impact te genereren.

Kom je werken bij Bestuurszaken? Dan werk je mee aan het dagelijkse bestuur, het beleid en de strategie van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij BZ werken in ruim 90 medewerkers verdeeld over 7 afdelingen.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 5.500 medewerkers en volgen ruim 30.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 5 mei. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in de week van 13 en 20 mei. Indien mogelijk vragen wij je hier rekening mee te houden.

Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.