Ben jij de veelzijdige, betrouwbare collega die ons team compleet maakt? We zijn op zoek naar een flexibele en transparante Management/Office assistent die gedreven is om bij te dragen aan de ontwikkeling en het functioneren van onze afdeling bij de Faculty of Health Medicine and Life Sciences. Als lid van ons team kun je je eigen werkwijze toepassen en zo samen streven naar resultaten.

Jouw rol:
Als lid van ons Faculteitsbureau FHML team ben je verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken. Je ondersteunt de adjunct-directeur en medewerkers van het Faculteitsbureau. Je bewaakt het interne proces en draagt bij aan de efficiënte werking van onze afdeling.

Jouw taken:

• Dagelijks bijhouden van de agenda van de adjunct-directeur en overzicht houden op agenda directeur;
• Wekelijks organiseren van vergaderingen: verzamelen van agendapunten, distribueren van benodigde stukken, bewaken van voortgang van besluiten, deadlines en afspraken, uitvoeren van actiepunten;
• Secretariële en administratieve ondersteuning voor verschillende afdelingen.
• Beheren van het interne proces.
• Wegwijs maken en informeren van je collega’s over allerhande regelingen.
• Mogelijk notuleren en ondersteunen van vergaderingen.
• Correspondentie en archiefbeheer.
• Organiseren van bijeenkomsten en dienstreizen.
• Uitvoeren van ad-hoc werkzaamheden.

Ons team:
Wij zijn het secretariaat van het Faculteitsbureau FHML bestaande uit een dynamisch team dat het gehele Faculteitsbureau FHML ondersteunt. Hieronder behoren de directeur, adjunct-directeur, afdeling DataHub en afdeling gebouwenbeheer. Maar ook kunnen wij vragen verwachten van HRM, ICT, Control en M&C, daar zij ook tot deze groep behoren. We zijn proactief, flexibel en hechten waarde aan openheid en transparantie. In een veeleisende omgeving, zetten we ons in met enthousiasme en betrokkenheid om samen een uitstekend eindresultaat te bereiken, afgestemd op de behoeften van onze klanten.

Wat kun je van ons verwachten:

• Een positie als teamspeler in een dynamisch en professioneel team.
• Een omgeving waar collega's elkaar ondersteunen en op elkaar kunnen vertrouwen.
• Mogelijkheden om je vaardigheden verder te ontwikkelen en bij te dragen aan de groei van onze afdeling.

FUNCTIE-EISEN
We zijn op zoek naar een proactieve, leergierige teamspeler met uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden om ons team te versterken.

Jouw profiel:
Wij zijn op zoek naar jou als je proactief, goed georganiseerd, gestructureerd en accuraat werkt. Je bent goed in het stellen van prioriteiten en hebt een vriendelijke, stevige persoonlijkheid. Je neemt initiatief, kan een veelheid van diverse taken aan en kan goed de processen binnen een secretariaat monitoren en daarop anticiperen. Je bent flexibel ingesteld, werkt graag zelfstandig, maar werkt ook graag samen. Daarnaast ben je in staat om zaken snel te leren en op te pakken, beschik je over een goed gevoel voor gastvrijheid, humor en relativeringsvermogen.

Functie-eisen:

• Minimaal een MBO-diploma.
• Relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
• Ruime ervaring op het gebied van secretariële en administratieve taken.
• Uitstekende beheersing van het MS Officepakket.
• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Uitmuntende communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Accuraat en proactief.
• Bedreven in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen.
• Servicegerichte instelling.
• Zelfstandige werkwijze, met het vermogen om prioriteiten te stellen en vast te houden aan planning, gecombineerd met een flexibele opstelling.

Competenties:

• leervermogen
• integriteit
• stressbestendigheid
• mondelinge en schriftelijke communicatie
• samenwerking
• accuratesse
• klantbetrokkenheid
• plannen en organiseren.

Wat biedt de UM?
Als Management/Office-assistent bij Faculty of Health, Medicine and Life Sciences kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 7 conform UFO-profiel Management/Office-assistent met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €2693,00 en €3636,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0,6 - 1,0 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier.

Universiteit Maastricht
Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Voor meer informatie over de UM klik hier.

Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML)
In de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) draait alles om gezond leven. Ons onderzoek en onderwijs is niet alleen gericht op herstel maar focust sterk op preventie, gezondheidsbehoud en gezondheidsbevordering. We zijn erop uit om met onze kennis en kunde daadwerkelijk te kunnen zorgen voor gezonde levens van individuele mensen én de maatschappij als geheel. In onderwijs, onderzoek en zorg is de FHML sterk verbonden met het academisch ziekenhuis Maastricht waarmee ze samen het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+) vormt.

De FHML wordt gevormd door een (inter)nationale community medewerkers en studenten en is de grootste faculteit van Maastricht University. De faculteit biedt een breed palet aan Nederlands- en Engelstalige bachelor- en masteropleidingen in vernieuwende onderwijsconcepten waarin de nadruk altijd ligt op het bouwen van bruggen naar de praktijk.

Het multidisciplinaire onderzoek van de FHML richt zich op een aantal zorgvuldig gekozen actuele thema’s. Naast onderzoek dat is gericht op het verkrijgen van nieuwe inzichten gaat het ook om onderzoek waarvan de resultaten direct vertaald kunnen worden naar concrete toepassingen en innovaties. De uitvoering van de verschillende onderzoeksprogramma's is georganiseerd in onze zes graduate schools en twee instituten.

Nieuwsgierig?
Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Kelly Schmitz via kelly.schmitz@maastrichtuniversity.nl voor meer informatie.

Solliciteren?
Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Management/Office-assistent? Solliciteer dan nu, uiterlijk 13 mei 2024, op deze functie.

De vacature staat open voor interne en externe kandidaten.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.