Je komt te werken in het team van het Doctoral Education Programma waar naast jou nog 3 collega’s werken die zich vol enthousiasme bezighouden met de cursussen voor promovendi. Je valt formeel onder het secretariaat van ESA. In deze functie draag je bij aan de coördinatie en uitvoering van ondersteunende taken voor het Doctoral Education Programma van de Graduate School binnen de afdeling Academic Services, waarbij ondersteuning wordt gevraagd. Dankzij jouw organisatietalent zie jij snel wat er moet gebeuren en anticipeer je proactief op de ondersteuningsbehoeften.

We zijn op zoek naar een ervaren en professionele ondersteuner om dit programma succesvol te maken. Je bent verantwoordelijk voor een vlotte administratie afhandeling en biedt samen met een andere collega van het secretariaat administratieve ondersteuning

De taken voor het Doctoral Education Programma omvatten:

• Het plannen van cursussen voor promovendi (inclusief regelen van catering en zalen);
• Contact onderhouden met de trainers, acties en deadlines bewaken;
• Evalueren en verwerken van feedback;
• Het beheren van verschillende databases;
• Telefoon- en e-mail afhandeling en notuleren van vergaderingen.

Tevens weet je of je iets zelfstandig kan behandelen of dat je het eerst moet afstemmen. Ook kun je snel inspelen op wisselende situaties en ad-hoc werkzaamheden. Veel werkzaamheden hebben strakke deadlines en vereisen een hoge mate van complexiteit.

Daarnaast draai je ook secretariaatsdiensten op het secretariaat van ESA, waar je, samen met collega’s, logistieke en administratieve ondersteuning biedt aan de directie. Deze diensten omvatten onder andere telefoon- en e-mailafhandeling, bestellingen, elektronisch agendabeheer en postverwerking.

Vanwege de aard van de functie werk je integer en betrouwbaar in een internationale omgeving. Kortom: een uitdagende, afwisselende baan waarin je verder kunt ontwikkelen!  

Word lid van ons team en ervaar een zelfstandige rol binnen een hecht team.

Je wilt graag iets voor anderen betekenen en bent van nature een ontzorger. Aan de andere kant kunt je structuur aanbrengen en goed prioriteiten stellen als er even te veel werk ligt. Onder tijdsdruk werken vormt voor jou geen probleem en dit gaat niet ten koste van de kwaliteit van je werk: je kunt snelheid en zorgvuldigheid goed combineren. Je voelt je thuis in een team, maar kunt ook goed zelfstandig werken. Je bent representatief,  sociaal en communicatief vaardig. Je werkt met plezier en energie, en hebt een initiatiefrijk karakter en staat stevig in je schoenen. 

Naast een enthousiaste en oplossingsgerichte instelling beschik je over:

• MBO+-niveau en minimaal 3 jaar ervaring op secretarieel/administratief vlak.
• De drive om te leren en nieuwe taken snel eigen te maken.
• Ervaring met digitale systemen en programma’s van bijvoorbeeld Microsoft Office.
• Goede kennis van het Nederlands en genoeg basiskennis van het Engels.
• Je hebt een servicegerichte en collegiale instelling.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 22-24 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €2.693,- en een maximum van €3.636,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst - Education & Student Affairs

Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, functioneel beheer onderwijsapplicaties en realisatie monitoring- en management rapportages, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Information Management en X en telt circa 250 medewerkers. ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Renate Marsh-Reurink (Manager secretariaat ESA) via r.j.j.marsh-reurink@tudelft.nl.