Met zeven collega’s vorm je het secretariaat van het bureau en de vereniging. Gezamenlijk dragen jullie zorg voor de ondersteuning van de voorzitter, directeur, bestuurssecretaris en een zevental afdelingshoofden. Je ondersteunt één specifieke afdeling, in dit geval de afdeling Onderwijs.

Meer specifiek voer je de volgende taken uit:

• Je beheert complexe agenda’s, zet acties uit en monitort deze.
• Je bent een sparringpartner: je denkt mee en vooruit.
• Je plant complexe bestuurlijke overleggen met mensen van verschillende organisaties.
• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van vergaderingen, evenementen en reizen.
• Je redigeert vergaderstukken en brieven.   
• Je verzorgt in- en uitgaande correspondentie en bewaakt de reactietermijn.
• Je bent verantwoordelijk voor de afdeling Onderwijs. Je werkt nauw samen met je collega’s op het secretariaat; jullie vervangen elkaar bij afwezigheid.

Wij vragen

Je schakelt gemakkelijk tussen de waan van de dag en de langetermijnplanning van werkzaamheden. Daarin werk je proactief samen met zowel je opdrachtgevers als je collega’s en de bestuurssecretariaten van de universiteiten. Je spreekt hen aan en denkt met hen mee. Plannen, overzicht houden en signaleren is je vak. Je weet waar je wanneer prioriteit aan moet geven en je zegt ‘nee’ als dat nodig is. Je kunt omgaan met druk, je kunt inschatten waar er problemen zijn en lost deze op. 

Je voelt je prettig in een bestuurlijke omgeving en je beschikt over:

• hbo-werk- en denkniveau, dit kan ook blijken uit je ervaring;
• aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
• goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• ruime ervaring met Office en cloudapplicaties;
• ervaring met Mailchimp is een pre.

Je bent ten minste op maandag en donderdag op ons kantoor in Den Haag. De overige dagen zijn in overleg en kan er ook (gedeeltelijk) vanuit huis worden gewerkt.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar, met uitzicht op onbepaalde tijd.

Wij bieden

Een dienstverband voor een jaar van 24-28 uur per week, dat bij goed functioneren wordt omgezet naar een vast dienstverband. De functie is ingeschaald in schaal 7 of 8 (afhankelijk van opleiding en ervaring) van de CAO Nederlandse Universiteiten. UNL kent uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3% en een actief opleidingsbeleid.