Managementassistent Bedrijfsvoering / Huisvesting (24-40 uur)

Waar de debuutroman van Kluun, 120 kilometer aan geschreven erfgoed en dwarsdenkers als Geert Grote samenkomen. Dat is de KB in Den Haag. En het is de plek waar jij als management assistent je collega’s helpt om hun werk zo fijn mogelijk te kunnen doen.

Maak jij het mogelijk?
In deze uitdagende en boeiende duo rol zorg je voor de ondersteuning van ons directieteamlid bedrijfsvoering en ben je de managementassistent van het team huisvesting.

Het directieteamlid met de portefeuille Bedrijfsvoering is aanspreekpunt voor de 4 afdelingen Gebouwen/Facilitaire zaken & Inkoop, HR, Financiën en Bestuurs- en organisatiezaken. Het team huisvesting is verantwoordelijk voor drie verhuisbewegingen die de komende jaren spelen; de verhuizing van ons boekenmagazijn naar de Harnaschpolder, de verhuizing van ons kantoor en publieksgebouw naar ons tijdelijk onderkomen (het Berlagehuis) en de verhuizing terug naar ons huidige pand (na verbouwing en renovatie).

De hoofdmoot van je taken voor beide rollen betreft agendabeheer waarbij het jouw verantwoordelijkheid is dat alles op en top georganiseerd en geregeld is. Ook verzorg je de coördinatie en praktische zaken tijdens en voorafgaand aan de overleggen, van agendabeheer tot het ontvangen van externe bezoekers. Verder ben je een vraagbaak voor externe contacten en help je jouw KB collega’s aan de nodige informatie. En er is meer. Jij bent de management assistent die:

• Zelfstandig interne- en externe correspondentie afhandelt.
• Verantwoordelijk is voor een goed georganiseerde (project) administratie.
• (Hybride) vergaderingen van onze overlegplatformen voorbereidt en notuleert.
• Zorgt dat interne notities er piekfijn uitzien.
• Verschillende soorten events organiseert waaronder nieuwe medewerkers sessies en events voor onze netwerkpartners.
• Gemakkelijk schakelt tussen de verantwoordelijkheden van je duobaan.

Daar komt bij dat ook afdelingshoofden soms een beroep op je doen. Als management assistent bij de KB maak je deel uit van een team van 7 collega management assistenten. Je vervangt elkaar onderling en trekt met elkaar op bij gezamenlijke vraagstukken. Dat maakt je werk juist zo interessant; je komt met iedereen in aanraking!

Ben jij het talent dat wij zoeken?
We zijn benieuwd naar wie jij bent en wat jou bijzonder maakt. Is dat jouw vermogen om te multitasken en prioriteiten te stellen gecombineerd met je positieve instelling en pro-activiteit? Geweldig. Zeker als je dit voor deze vacature van management assistent aanvult met:

• Hbo- werk- en -denkniveau, maar bovenal minimaal 5 jaar ervaring als management assistent of secretaresse bij voorkeur in de (semi)-publieke sector.
• Ervaring als projectadministrateur is een pre.
• Affiniteit met bedrijfsvoering.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Uitstekende beheersing van het Complete MS-Officepakket inclusief Teams.
• Uitmuntende planningsvaardigheden en organiserend vermogen.
• Een Growth mindset.
• Oplossingsgerichtheid en flexibiliteit.

Verder ben je van nature discreet, dienstverlenend, proactief en gericht op samenwerking.

Waar kan jij op rekenen?
Als je kiest voor de KB, dan kies je ook voor uitstekende arbeidsvoorwaarden. Om precies te zijn, valt jouw keuze op onder andere:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.024,- en € 4.098,- (schaal 7).
• Om te starten een dienstverband voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een goede werk- en privébalans. Zo heb je 42 vrije dagen en praten we graag met je over thuiswerken en flexibele werktijden.
• 100% vergoeding van jouw OV-reiskosten.
• Pensioenopbouw via pensioenfonds ABP, waarbij de KB 70% van de premie betaalt.
• Een dertiende maand (8,33%).

Deze arbeidsvoorwaarden gelden voor een fulltime dienstverband van 40 uur per week. Voor de vacature management assistent is een dienstverband voor 24-40 uur per week aan de orde. Lees meer over onze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden op onze website.

Bij ons gebeurt meer dan je denkt.
De KB is de nationale bibliotheek van Nederland. Wat meer mensen mogen weten, is dat de KB innoveert. Want dat doen we absoluut! Samen met 600 collega’s zetten we ons in om Nederland elke dag slimmer, vaardiger en creatiever te maken. Dit lukt ons door bijvoorbeeld alle digitale publicaties van én over ons land te verzamelen, te bewaren en te delen. En door met elkaar te streven naar een samenleving waar iedereen volwaardig mee kan doen. Zo zijn we er voor de allerjongsten met voorleeskoffertjes en voor senioren met tabletcursussen en voor laaggeletterden met taalhulp. Maatschappelijke uitdagingen zoals deze gaan we aan met andere netwerkpartners. We zijn een organisatie die volop in beweging is en waar verandering en dynamiek merkbaar zijn.

We omarmen de verschillen van al onze collega’s. Sterker nog: we zien dat verschillen elkaar versterken. Dat ervaren we ook zo in de teams waar jij als management assistent direct mee samenwerkt. Hoe jouw toekomstige collega’s zelf de sfeer omschrijven? Als menselijk, hartelijk en met een lach.

Hoe solliciteer ik naar deze vacature?
Wil jij bijdragen aan onze innovatie? Mooi! We kunnen niet wachten om jouw cv en motivatie te ontvangen via het sollicitatieformulier op de website.

• Vragen over de functie? Stel deze aan Eva de Jong, directieteamlid met de portefeuille Bedrijfsvoering via eva.dejong@kb.nl. Vragen over de sollicitatieprocedure? Chris de Boer geeft antwoord via chris.deboer@kb.nl of 06-48375361
• We zoeken kandidaten met een beschikbaarheid tussen 24-40 uur. Op basis van de beschikbare uren van de geschikte kandidaten nemen we in overweging om de functies apart in te vullen met de inzet van twee geschikte kandidaten.
• Solliciteren kan tot en met dinsdag 16 december 2025.
• Tijdens de selectieprocedure bewaren we je gegevens. Uiterlijk 4 weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure verwijderen we deze op grond van de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG). Lees meer hierover in onze privacyverklaring sollicitanten op onze website.