Bestuurssecretaresse voor het College van Bestuur (0,6 - 1,0 fte)

Ben jij een ervaren directie- of bestuurssecretaresse die energie krijgt van snel schakelen en het ondersteunen van bestuurders op hoog niveau? Dan pas je perfect bij ons.

Voor de secretaris van het College van Bestuur -tevens directeur van de Algemene Bestuursdienst- zoeken wij een organisatorisch sterke professional met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. In deze veelzijdige rol ondersteun je niet alleen de secretaris, maar ook het College van Bestuur, de Raad van Toezicht én het Centraal Stembureau.

Je werkt in een hecht en professioneel team binnen de afdeling Bestuurlijke Zaken: een goed georganiseerde, samenwerkingsgerichte afdeling waar we voor elkaar klaarstaan. De dynamiek van onze campus voel je dagelijks: we ontvangen veel gasten en werken aan uiteenlopende onderwerpen, waardoor geen dag hetzelfde is. Je werkt daarom vaak op kantoor, thuiswerken is in overleg mogelijk.

Functieomschrijving
Als bestuurssecretaresse zorg jij dat alles soepel verloopt. Jij houdt processen in beweging, bent alert op wat er nodig is en neemt initiatief wanneer dat gevraagd wordt. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Professioneel en proactief agendabeheer
• Beheren en verwerken van post en e-mailverkeer (meerdere inboxen)
• Bewaken van acties en deadlines
• Digitaal archiveren en overzicht houden in documentenstromen
• Ondersteunen van vergaderprocessen en bestuurlijke overleggen
• Contact onderhouden met interne en externe stakeholders

Jij houdt je staande in een dynamische, soms hectische omgeving en haalt daar juist voldoening uit. Je werkt nauwkeurig, weet feilloos prioriteiten te stellen en begrijpt hoe je beweegt in een bestuurlijke context.

Daarnaast heb je:

• Aantoonbaar mbo of hbo-werk- en denkniveau
• Minimaal vijf jaar recente en relevante ervaring als directie- of bestuurssecretaresse in een complexe bestuurlijke organisatie
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands (C2 niveau) en Engels (B2 niveau)
• Grondige kennis van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel).

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is in overleg. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.382 en € 4.484 bruto per maand (schaal 8), conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de Algemene Bestuursdienst (ABD). De functie heeft een omvang van 0,6 fte -1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
De Algemene Bestuursdienst (ABD) is als centrale staforganisatie verantwoordelijk voor de organisatie van beleidsondersteuning op instellingsniveau.

De ABD ondersteunt het College van Bestuur (CvB) bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, toegankelijkheid en de financiering van onderwijs en onderzoek. De ABD zorgt voor het gezamenlijk ontwerpen van integraal beleid, het tijdig tot besluitvorming voorleggen van dit beleid, zorgt er (mede) voor dat het beleid wordt uitgevoerd en voert continue monitoring en evaluatie uit met het oog op verbeteringen.

De dienst wordt gevormd door de afdelingen Academische Zaken, Corporate Planning & Control, Bestuurlijke Zaken, Juridische Zaken en Strategy Office. Onder de ABD valt organisatorisch ook nog het onafhankelijke Erasmus Magazine. De bestuursdienst wordt geleid door de directeur Algemene Bestuursdienst (tevens Secretaris College van Bestuur).

De afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ) levert bestuurlijke ondersteuning, proces- en inhoudelijk advies aan het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en de medezeggenschap. Integrale Veiligheid (medeverantwoordelijk voor crisismanagement), Risicomanagement, Business Continuity Management en Kennisveiligheid zijn onderdeel van BZ. De Beveiligingsdienst wordt ook aangestuurd door BZ.

De afdeling kent een informele en collegiale cultuur. Er wordt hard gewerkt en we hebben wat voor elkaar over. Wij vinden het belangrijk dat we elkaar regelmatig zien en daarom werken wij het liefst veel samen op kantoor. Hybride werken is deels mogelijk en afhankelijk van de functie.

Ben je enthousiast, maar wil je graag eerst nog wat vragen stellen over de functie? Dan kun je contact opnemen met Maricarmen Vallejo-Andres (coördinator bedrijfsvoering) via maricarmen.vallejoandres@eur.nl.

Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met onze recruiter Iris Konijnendijk via iris.konijnendijk@eur.nl