Teamleider Front Office Student Informatie en Administratie (0,8-1,0 fte)

De afdeling Studenten Informatie en Administratie (SIA) speelt een centrale rol in de hele keten van aanmelding tot inschrijving van studenten bij de RUG. Vanuit SIA worden studenten, medewerkers en faculteiten optimaal bediend met betrekking tot thema’s als toelating, collegegelden en immigratie. De afdeling bestaat uit 4 backoffices en 1 frontoffice. De backoffices verrichten alle administratieve handelingen en de frontoffice is het eerste aanspreekpunt voor (toekomstige) studenten. De frontoffice bestaat uit 6 medewerkers en een flexibele schil van oproepkrachten in de piekperiode, en wij zoeken een verbindende teamleider voor dit team.

De frontoffice helpt zowel nationale als internationale studenten via e-mail en telefoon of via de balie met vragen over aanmelding en toelating, in- en uitschrijving, collegegeld en alle wet- en regelgeving rondom deze kwesties. Jaarlijks beantwoordt de frontoffice zo’n 70.000 vragen van studenten. De frontoffice staat in nauw contact met de verschillende backoffices binnen SIA en met de onderwijsbalies van de faculteiten om de studenten effectief te helpen. De frontoffice en de teamleider vallen onder de verantwoordelijkheid van de coördinator SIA-Nationaal. Omdat de dienstverlening van de frontoffice de gehele SIA backoffice betreft heb je ook veel contact met de teamleider en coördinator van team Internationaal.

In 2021 is begonnen om de werkvoorraad te analyseren. Het tijdig beantwoorden van vragen uit een steeds breder wordend kennisgebied in toenemend volume stelt ons voor een uitdaging. Als teamleider neem jij het initiatief voor optimalisatie van het werkproces. Speerpunten zijn een beheersbare werklast gedurende het hele jaar, een fijne werkomgeving voor het team, betere samenwerking met faculteiten en inzetten op digitale innovaties.

Verantwoordelijkheden en taken:

● je geeft leiding aan de frontoffice en zorgt dat de werkzaamheden goed en tijdig worden uitgevoerd. Je houdt bijvoorbeeld zicht op het rooster zodat deze aansluit bij de werkvoorraad en draagt zorg voor de jaarplanning. Je stelt prioriteiten en rapporteert periodiek aan je direct leidinggevende inzake voortgang en resultaten van het team
● je denkt - samen met het team - na over verbetervoorstellen en een toekomstplan voor de frontoffice en levert een bijdrage aan de realisatie van dit plan. Hiervoor maak je onder andere gebruik van data-analyse
● je sluit aan bij projecten die de frontoffice raken
● je levert input voor de beoordeling van het functioneren van medewerkers
● je hebt structureel overleg met het MT van SIA
● in piekperioden werk je mee met het team om de werkvoorraad onder controle te houden.

● minimaal een afgeronde hbo-opleiding of functionerend op hbo-niveau
● bij voorkeur ervaring in het leiden van een team. Je bent een mens- en taakgerichte verbinder. Daarnaast staat goede samenwerking bij jou voorop. Je bent goed in de begeleiding en teambuilding van een jong en dynamisch team
● een aantoonbare motivatie voor goede dienstverlening aan klanten
● kennis en ervaring in het optimaliseren van processen en het implementeren van veranderingen (pre als binnen klantcontact context)
● proactief in rapportage, signaleren en advies richting leidinggevende
● stressbestendig, mondig en gewend om te gaan met tegenstrijdige belangen
● goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels (zowel mondeling als schriftelijk).

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris tot maximaal € 4.257,- (schaal 9; peildatum 1 juli 2022) bruto per maand bij volledige werktijd. Het UFO-profiel van Teamleider 1 is op de functie van toepassing
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
- een aanstelling voor in eerste instantie een periode van een jaar. Binnen dit jaar wordt het functioneren geëvalueerd en bij een positieve evaluatie wordt de aanstelling omgezet in een aanstelling voor onbepaalde tijd.

Ingangsdatum: zo spoedig mogelijk