Ambtelijk Secretaris Examencommissie

De ESSB heeft een facultaire examencommissie, die alle bachelor- en masteropleidingen binnen de ESSB (excl. EUC) bedient. De examencommissie staat opgesteld voor de borging van de kwaliteit van toetsing, waarbij zij wordt ondersteund door de toetscommissie. Onderdeel van de takenpakket is het nemen van besluiten ten aanzien van individuele studenten binnen het kader van de Onderwijs- en Examenregelingen van de opleidingen en/of de Regels & Richtlijnen van de examencommissie.

De examen- en de toetscommissie worden ondersteund door een ambtelijk secretariaat. Dit secretariaat maakt deel uit van het Faculteitsbureau ESSB en bestaat uit een senior secretaris (leidinggevende), drie ambtelijk secretarissen, en een assistent. Vanwege zwangerschapsverlof ontstaat er een vacature voor

Functie-omschrijving
Samen met je collega ambtelijk secretarissen ben je verantwoordelijk voor het tijdig behandelen van niet-standaard studentverzoeken en fraudemeldingen. Dit gebeurt hoofdzakelijk via webformulieren en per e-mail. Je doet onderzoek naar de situatie van de student en bepaalt welke regels van toepassing zijn. Op basis daarvan ga je namens de examencommissie over tot het nemen van een besluit of zendt je het verzoek door naar het dagelijks bestuur van de examencommissie.

Daarnaast verricht je diverse administratief-ondersteunende werkzaamheden in het kader van de kwaliteitsborgingstaken van de examencommissie. Ondersteuning van de toetscommissie kan daarvan deel uitmaken. Voor docenten en andere collega’s ben je een aanspreekpunt bij vragen.

Concrete taken van de ambtelijk secretaris zijn, onder andere:

• Nemen van beslissingen en het opstellen van besluiten t.b.v. individuele studenten en verzorgen van alle correspondentie daaromtrent;
• Bijhouden en monitoren van de inbox van de Examencommissie;
• Voorbereiden, monitoren en afhandelen van fraudezaken;
• Voorbereiden van en bijdragen aan de behandeling van beroepzaken (CBE);
• Actief participeren in samenwerkingsverbanden (crews) met alle andere onderwijsondersteunende afdelingen;
• Voorbereiden en notuleren van diverse overleggen;
• Verzamelen van managementinformatie.

De ESSB stelt hoge eisen aan het niveau en de kwaliteit van de onderwijsondersteuning. Wij zoeken daarom een collega die trots is op diens bijdrage binnen het team en die zowel zelfstandig als in teamverband een steentje bijdraagt. Je bent besluitvaardig, accuraat, betrokken bij de student, komt je afspraken na maar durft ook ‘nee’ te zeggen als dat nodig is. Jouw kwaliteitslat ligt hoog en je beschikt over een gezonde dosis leervermogen. Binnen het examencommissiesecretariaat zijn een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, integriteit en een vertrouwelijke behandeling van zaken vanzelfsprekend.

Daarnaast geldt:

• je hebt (minimaal) HBO werk en denkniveau met werkervaring in een soortgelijke functie of een WO-starter;
• je bent analytisch, dringt snel door tot de kern van de zaak en hebt affiniteit met het werken vanuit regelgeving en het toepassen daarvan in de praktijk;
• je functioneert goed onder druk van deadlines, houdt overzicht en stelt de juiste prioriteiten;
• jouw beheersing van het Nederlands en het Engels is uitstekend. Voor Engels geldt als eis niveau C1.

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is 4 december 2023. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.072 en € 4.103 bruto per maand, salarisschaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB). De functie heeft een omvang van 0,8 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 4 december 2023 tot 22 maart 2024.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, QuEUR, of Young Erasmus Academy.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget, buitenlandse uitwisselingsmogelijkheden grotendeels op onze kosten, en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus.
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB)
De Erasmus School of Social en Behavioural Sciences kent een grote diversiteit aan wetenschappelijke disciplines: bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie. Tevens het Erasmus University College, IHS, en twee onderzoeksinstituten RISBO en DRIFT zijn aan de faculteit verbonden. Deze grote variatie is ook terug te zien in onze (internationale) bachelor- en masteropleidingen en in het onderzoek. De activiteiten van de faculteit zijn altijd gericht op mens en samenleving. Onze activiteiten zijn altijd gefocust op mensen en de maatschappij. Bij ESSB staat fundamenteel, internationaal georiënteerd onderzoek hoog in het vaandel. Maatschappelijk onderzoek ten behoeve van professionals, het beleid en de samenleving maakt ook onderdeel uit van de onderzoeksactiviteiten. De faculteit biedt een stimulerend onderzoeksklimaat waar belangrijke nationale en internationale onderzoeksubsidies worden binnengehaald. Aansprekende gastonderzoekers uit binnen- en buitenland werken er voor kortere of langere tijd en er werken ambitieuze promovendi. Ons onderwijs is kleinschalig en werkt met innovatieve onderwijsvormen. Zowel de Nederlandstalige als Engelstalige opleidingen worden jaarlijks goed gewaardeerd door studenten en alumni.

De opleidingen die binnen deze wetenschapsgebieden verzorgd worden, bedienen op dit moment bijna 4000 studenten. De ESSB telt daarnaast meer dan 400 medewerkers.