Assistent Medezeggenschap & Juridische Zaken (0,5 fte)

Ben jij een administratieve duizendpoot? Behoud jij altijd het overzicht door alles binnen jouw rol met de nodige nauwkeurigheid uit te voeren? Ben je toe aan een nieuwe uitdaging en zoek je die bij voorkeur in een maatschappelijk relevante en internationaal georiënteerde omgeving in Rotterdam? Dan hebben wij misschien wel dé passende baan voor jou, want in ons fijne, hechte team is ruimte ontstaan voor een nieuwe collega!

Vastleggen en delen van kennis en goede communicatie zijn essentieel voor een goed functionerende medezeggenschap en de zichtbaarheid naar de medewerkers en studenten. De faculteitsraad is het lokale medezeggenschapsorgaan voor studenten en personeel van ESHCC. Iedere afdeling heeft daarnaast een opleidingscommissie die adviseert over het bevorderen en waarborgen van de kwaliteit van de opleidingen.

Als Assistent Medezeggenschap ondersteun je de leden van de faculteitsraad en de drie opleidingscommissies op organisatorisch en secretarieel gebied op een dusdanige wijze, dat zij hun werkzaamheden optimaal kunnen uitvoeren. Je werkt hierbij samen met de Secretaris Medezeggenschap en de verschillende voorzitters van de medezeggenschapsorganen.

Daarnaast verricht je administratieve werkzaamheden voor de Jurist van de faculteit. Afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bij goed functioneren biedt deze afwisselende en veelzijdige functie je de mogelijkheid je in de toekomst verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld naar een meer adviserende rol op het gebied van de medezeggenschap.

Functie-omschrijving
Je voornaamste taken als Assistent Medezeggenschap & Juridische Zaken zijn:

• Maken van formele verslagen en afsprakenlijsten en zorg dragen voor de beschikbaarheid van vergaderstukken.
• Plannen, organiseren en faciliteren van vergaderingen.
• Ondersteunen van de medezeggenschapsorganen bij de procesbewaking en opvolging van actiepunten.
• Organiseren van trainingen voor leden van de medezeggenschapsorganen.
• Organiseren van de verkiezingen voor de medezeggenschapsorganen en helpen bij de werving van nieuwe leden.
• Afhandelen van correspondentie via de mailboxen van de medezeggenschapsorganen, inclusief archivering.
• Beheer dossiers: aanmaken, bijhouden en archiveren.
• Faciliteren van de afstemming tussen de medezeggenschapsorganen zowel binnen de faculteit als binnen de universiteit.
• Beheren van de contractenregistratie en archivering van juridische dossiers.

Je rapporteert aan de Directeur Bedrijfsvoering en je maakt deel maakt deel uit van het team Dean’s office.

• Je hebt HBO werk- en denkniveau en/of aantoonbare sterke ervaring in een soortgelijke functie. We vragen hierbij niet expliciet naar aantal jaren ervaring, maar uit jouw ervaring willen we wel graag zien dat je een veelzijdige rol aan kan.
• Je kunt uitstekend omgaan met Word, MS Teams en Outlook en je hebt eerdere ervaring met digitaal werken en vergaderen.
• Je hebt ervaring met het plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
• Je beschikt over een groot lerend vermogen en bent in staat om nauwkeurig en gestructureerd te werken.
• Goede mondelingen en schriftelijke communicatieve vaardigheden, zowel in de Nederlandse (C1-niveau) als Engelse (C1-niveau) taal. Een groot deel van de communicatie binnen onze faculteit gebeurt in het Engels, het is daarom voor ons en voor jou belangrijk dat je bij de start van je contract ook de Engelse taal voldoende onder de knie hebt.

Verder vinden we het belangrijk dat je

• Zelfstandig en initiatiefrijk te werk gaat, waarbij je altijd een stap vooruit denkt.
• Gestructureerd te werk gaat en er energie van krijgt met verschillende zaken tegelijk bezig te zijn.
• Beschikt over een flinke dosis pro-activiteit, flexibiliteit en integriteit in je werk.
• Graag samenwerkt met je collega’s, gezamenlijk zorgen jullie voor het beste resultaat!

Daarnaast is het een pré:

• Wanneer je kennis en ervaring hebt met medezeggenschap en/of juridische aangelegenheden.
• Wanneer je het leuk vindt om te werken in een internationale omgeving waarin het van belang is je aan te passen aan zeer diverse communicatiestijlen.

Voor deze functie zijn de volgende competenties van belang:

• Nauwkeurigheid
• Integriteit
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Leervermogen
• Samenwerken

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is zo snel mogelijk. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 2.693 en € 3.636 bruto per maand (schaal 7), conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of History, Culture and Communication (ESHCC). De functie heeft een omvang van 0,5 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, en kan bij goede prestaties en onveranderde organisatieomstandigheden omgezet worden in een vaste aanstelling.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, QuEUR, of Young Erasmus Academy.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget, buitenlandse uitwisselingsmogelijkheden grotendeels op onze kosten, en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus.
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
De Erasmus School of History, Culture and Communication (ESHCC) verzorgt onderwijs en onderzoek op het terrein van Media en Communicatie, Geschiedenis en Cultuurwetenschappen. De faculteit telt ruim 2400 studenten en circa 220 medewerkers.

ESHCC biedt kwalitatief hoogstaand onderwijs, gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek, op het snijvlak van de Geesteswetenschappen en de Sociale Wetenschappen. We onderwijzen onze ambitieuze, Nederlandse en internationale studenten in een prikkelende leeromgeving. Na hun afstuderen hebben zij de kennis, inzicht en vaardigheden opgedaan om een belangrijke en inspirerende bijdrage te leveren aan een samenleving die steeds internationaler wordt en waarin diversiteit een grote rol speelt.