Directiesecretaresse / Management Assistant College van Bestuur

In deze afwisselende rol ondersteun je samen met je collega’s de medewerkers van Bestuurlijke Zaken. Je voert administratieve werkzaamheden uit en je ontvangt gasten voor het College van Bestuur.

Functie-omschrijving
Binnen Bestuurlijke Zaken is er veel aandacht voor samenwerking tussen de collega’s, persoonlijke ontwikkeling en continue verbetering van de werkprocessen. In deze rol ben je het eerste aanspreekpunt voor het College van Bestuur.

Je komt te werken op de afdeling Bestuurlijke Zaken in een goed geolied team van professionals die in een prettige samenwerking het College van Bestuur ondersteunt. Naast de administratieve ondersteuning van het College van Bestuur ben je als Secretaresse/Management Assistant ook breed inzetbaar voor ondersteuning van de bestuurssecretarissen en beleidsmedewerkers van Bestuurlijke Zaken. Op onze afdeling is de dynamiek van het werken op een campus goed merkbaar: we ontvangen veel gasten en we hebben te maken met veel verschillende onderwerpen. Dit maakt het werk interessant en afwisselend. Daarnaast is de sfeer binnen het team prettig, met aandacht voor elkaar en ieders welzijn, met aandacht voor elkaar en voor ieders welzijn. Verder werk je, gezien de aard van het werk, veel op kantoor, maar is er wel de ruimte om één dag in de week vanuit huis te werken.

Je bent een ervaren Secretaresse/Management Assistant die zich goed staande houdt in een dynamische en soms hectische omgeving en daar ook werkplezier uit put. Je kunt goed organiseren en bent accuraat in je werk, stelt heldere prioriteiten en hebt gevoel voor de bestuurlijke verhoudingen.

Voor deze functie neem je mee:

• Minimaal aantoonbaar mbo werk- en denkniveau en met minimaal 5 jaar recente en relevante werkervaring als Secretaresse/Management Assistant bij een grote bestuurlijke of corporate organisatie
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse (Minimaal C1-niveau) en Engelse (Minimaal C1-niveau) taal zowel in woord als geschrift
• Grondige kennis en goede beheersing van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel)

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is in overleg te bepalen. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.072 en € 4.103 bruto per maand Schaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Algemene Bestuursdienst (ABD). De functie heeft een omvang van 0,8 fte - 1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, en kan bij goede prestaties en onveranderde organisatieomstandigheden omgezet worden in een vaste aanstelling.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, QuEUR, of Young Erasmus Academy.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget, buitenlandse uitwisselingsmogelijkheden grotendeels op onze kosten, en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus.
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
De Algemene Bestuursdienst (ABD) is als centrale staforganisatie verantwoordelijk voor de organisatie van beleidsondersteuning op instellingsniveau.

De ABD ondersteunt het College van Bestuur (CvB) bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, toegankelijkheid en de financiering van onderwijs en onderzoek. De ABD zorgt voor het gezamenlijk ontwerpen van integraal beleid, het tijdig tot besluitvorming voorleggen van dit beleid, zorgt er (mede) voor dat het beleid wordt uitgevoerd en voert continue monitoring en evaluatie uit met het oog op verbeteringen.

De dienst wordt gevormd door de afdelingen Academische Zaken, het Chief Information Officer Office, Corporate Planning & Control, Bestuurlijke Zaken, Juridische Zaken en Strategy Office. Onder de ABD valt organisatorisch ook nog het onafhankelijke Erasmus Magazine. De bestuursdienst wordt geleid door de directeur Algemene Bestuursdienst (tevens Secretaris College van Bestuur).

De afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ) levert administratieve en bestuurlijke ondersteuning aan de verschillende bestuurlijke en beleidsmatige overleggen en medezeggenschap. BZ is onderdeel van de ABD en wordt hiërarchisch aangestuurd door het hoofd BZ. De afdeling bestaat uit bestuurssecretarissen, beleidsmedewerkers en managementassistenten. Zij ondersteunen de besluitvormingsprocedures voor de Raad van Toezicht, het College van Bestuur, College voor Promoties, CvB-Decanenoverleg, Universiteitsraad (UR) en het lokaal overleg van de vakbonden. De afdeling kent een informele en collegiale cultuur.

Meer concreet houdt de afdeling BZ zich bezig met de volgende taken:

• Voorbereiding, advies, begeleiding en afhandeling ten behoeve van de formele vergaderingen van bestuur en medezeggenschap, inclusief agendavoorbereiding, verslag en monitoring. Hiermee regisseert BZ het bestuurlijke besluitvormingsproces van de Universiteit
• Het ondersteunen en adviseren van de individuele bestuurders
• Beleidsontwikkeling en -advisering op het gebied van Integrale Veiligheid