Management/Office-assistent

De divisie Facility Services Office is op zoek naar een Management/ Office- Assistent voor het faculteitsbestuur van Tilburg School of Humanities and Digital Sciences (TSHD).

Als Management Assistent kom je te werken bij het bestuurssecretariaat van TSHD, een team bestaande uit 3 managementassistenten en de bestuurssecretaris. De faculteit bestaat uit ongeveer 325 medewerkers. Het is de plek waar vele werkzaamheden georganiseerd worden en contacten samenkomen. 

In deze functie als Management Assistent breng je structuur aan in de dagelijkse gang van zaken en houd je je onder andere bezig met complex agendabeheer, e-mailbeheer en prioriteiten van het bestuur. Je bewaakt de uniforme en correcte indruk naar buiten, waar het de uiteindelijke vorm en inhoud van presentaties, rapportages en correspondentie betreft. Je notuleert verschillende bestuurs- en raadsvergaderingen en zorgt dat de benodigde stukken op orde zijn. Je levert afdelingsspecifieke ondersteuning door het verzorgen van deeladministraties en het mede opstellen van managementinformatie. Je denkt mee over de optimalisering van processen.

Als Management Assistent begrijp je wat er gedaan moet worden, je denkt vooruit en neemt werk uit handen. Je bent op de hoogte van de kernactiviteiten van de afdeling en bent de drijvende kracht achter een goede en overzichtelijke organisatie van deze activiteiten. Je kunt snel schakelen, houdt overzicht op een veelheid aan taken en denkt proactief mee met het faculteitsbestuur.

Het is belangrijk dat je als Management Assistent inzicht hebt in je omgeving. Je bent je bewust van de interne verhoudingen en weet in communicatie de juiste toon te raken naar collega's, leidinggevenden en (externe) relaties. Je werkt nauw samen met collega’s van het secretariële team en er heerst een informele cultuur van overleg en samenwerking. Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor (internationale) externen, medewerkers TSHD en andere collega’s.

Wij zoeken een ervaren, zelfstandige, communicatief vaardige Management Assistent die accuraat te werk gaat en beschikt over de nodige bestuurlijke sensitiviteit. Je treed je omgeving met een open houding tegemoet. Je hebt ten minste en vooropleiding op MBO-niveau (bij voorkeur in secretariële richting) en enkele jaren relevante werkervaring. 
Gezien het internationale karakter van onze faculteit beschik je niet enkel over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands, maar ook in het Engels. Je hebt up to date kennis van verschillende officeprogramma’s waaronder ervaring met Microsoft Teams.

We vinden het belangrijk dat je je onderdeel van het team voelt en dat je daar uiting aan kunt geven door middel van een goede een fijne samenwerking, het delen van kennis en ervaringen en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving. 

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving: 

• Een functie op basis van 0.8/1.0fte (32/40uur per week). 
• Een salaris van minimaal €3.218 en maximaal €4.298 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel management/office assistent 1 en salarisschaal 8. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante werkervaring. 
• Dit is een vacature voor een positie conform artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden. Indien je naar het oordeel van de werkgever goed functioneert, er sprake is van voortzetting in dezelfde functie en van gelijke financiële en organisatorische omstandigheden, krijg je hierna een vast contract
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%. 
• Ruim 8 weken vakantie. 
• De mogelijkheid om, in overleg, deels op de campus en deels thuis te werken met een thuiswerkvergoeding van €2 per dag.
• Vergoeding van duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV. 
• Een maandelijkse internetvergoeding van €25.
• Een keuzemodel waarin je arbeidsvoorwaarden uitruilt voor bijvoorbeeld extra verlof, meer pensioen, een fiets of personal training bij ons Sports Center. 
• Een verhuiskostenvergoeding (onder voorwaarden). 
• Een pensioen bij ABP; het grootste Nederlandse pensioenfonds.
• Trainingen op het vlak van persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, leiderschap, onderwijs en onderzoek. Of een taalcursus bij ons Language Center. 
• Een werkcultuur waarin we verschillen omarmen, iedereen welkom is en gelijke kansen krijgt. 
• Een bruisende campus in een groene omgeving die goed bereikbaar is met het OV. 

Kijk voor meer informatie op onze website en in de CAO Nederlandse Universiteiten. 

Tilburg University is een academische, inclusieve en betrokken gemeenschap. Samen met bijna 3.000 medewerkers zetten wij ons in voor een brede welvaart, duurzaam en voor iedereen. Voor de generaties van nu en later. We ontwikkelen en delen kennis voor de behoeften van mensen en onze maatschappij. Zo dragen we bij aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken en helpen we de samenleving vooruit.

Onze 19.500 studenten van 110 nationaliteiten leiden we op tot verantwoordelijke leiders met kennis, kunde en karakter. Met ons onderwijs en onderzoek naar een brede welvaart zetten we extra in op thema’s als mentale en preventieve zorg, een inclusieve arbeidsmarkt, de energietransitie en digitalisering.