Personal Assistant / Secretaris

Als Personal Assistant / Secretaris bij de Erasmus School of Economics heb je een verantwoordelijke en centrale rol bij de faculteit. Naast één op één ondersteuning van de decaan ben je ook bestuurlijk-organisatorisch betrokken.

De communicatie op de werkvloer is in het Nederlands. Wij zoeken een collega met uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands (niveau C1 of C2) en in het Engels (niveau B2).

Functie-omschrijving
Als Personal Assistant / Secretaris voor het Dean's office ben je de essentiële schakel binnen de school en verantwoordelijk voor de ondersteuning van de decaan en de (bestuurs)secretarissen. Daarnaast werk je mee op het secretariaat van Dean’s Office voor diverse administratieve, organisatorische en ondersteunende taken. Je rapporteert aan het Hoofd Dean’s Office.

Je bent hoofdzakelijk (0,6 fte) verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Decaan:

• Uitvoeren van werkzaamheden voor de decaan en de school op secretarieel en bestuurlijk-organisatorisch gebied, zodat de decaan optimaal wordt ondersteund in de voorbereiding op vergaderingen, besluitvorming en -uitvoering.
• Mailboxbeheer, agendabeheer en correspondentie van de Decaan.
• Verzamelen en klaarzetten van vergaderstukken van o.a. het College van Bestuur.
• Coördineren van bevorderingen en benoemingen van de academische staf binnen de faculteit: kwaliteitscontrole van het proces, drie stappen vooruitdenken, documentregistratie.
• Gezamenlijk optrekken met de bestuurssecretaris in de voorbereiding en verslaglegging van MT-vergaderingen en Directeurenoverleg en monitoren actielijsten.
• Plannen van activiteiten en/of events voor en door het MT en coördineren van de omvangrijke MT-jaarkalender

De overige 0,2 fte werk je op het secretariaat met 2 collega’s managementassistentes. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor:

• Beheren van meerdere mailboxen, agenda en correspondentie.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt.
• Behandelen en goedkeuren van inkomende facturen.
• Plannen en organiseren van o.a. vergaderingen, events, reizen, bijeenkomsten.
• Verwerken van mutaties in het HR-personeelssysteem.

We zoeken in onze nieuwe collega iemand die zelfstandig, proactief en gestructureerd werkt, die vooruitdenkt en overzicht houdt en hoofd- en bijzaken weet te onderscheiden. Je bent analytisch sterk en weet mensen te verbinden. Dat doe je op een integere en empathische manier.

Verder heb je:

• Een afgeronde hbo-opleiding aangevuld met ongeveer 8 jaar relevante werkervaring. Zo heb je bijvoorbeeld in een één op één rol als Personal Assistant of Directiesecretaresse gewerkt voor iemand van de directie bij een bestuurlijk uitdagende organisatie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands (niveau C1 of C2) en Engels (niveau B2), mondeling én schriftelijk, verbaal én non-verbaal.
• Uitstekende kennis en ervaring van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote) en Microsoft Teams.

De startdatum van de functie is in overleg. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.537 en € 4.860 bruto per maand (schaal 9), volgens de CAO-NU.

Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de faculteit Erasmus School of Economics. De functie heeft een omvang van 0,8 fte. De werkzaamheden vinden plaats on campus en in overleg kan er thuisgewerkt worden. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar, en kan bij goede prestaties en onveranderde organisatieomstandigheden omgezet worden in een vaste aanstelling.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
Erasmus School of Economics (ESE) behoort tot een van de grootste faculteiten van Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) met meer dan 7000 studenten en 340 fte personeel. De geschiedenis grijpt terug tot 1913, het jaar waarin het particulier initiatief tot oprichting van de Nederlandsche Handels-Hoogeschool op brede steun mocht rekenen van het Rotterdamse bedrijfsleven. Een voortdurende focus op kwaliteit van onderzoek en opleidingen heeft geleid tot een toonaangevende faculteit die meedraait in het mondiale academische speelveld. De faculteit bestaat uit vier verschillende capaciteitsgroepen: bedrijfseconomie, algemene economie, toegepaste economie en econometrie. Hierin zijn de wetenschappers werkzaam die dagelijks topprestaties leveren op het gebied van onderwijs, onderzoek en impact. De capaciteitsgroepen en de decaan van de faculteit worden ondersteund door de afdeling Bedrijfsvoering onder leiding van de directeur bedrijfsvoering, bestaande uit het bestuurssecretariaat, business control, Human Resources Management, IT/IV, support, privacy office en andere facilitaire onderdelen.