Management/Office-assistent Faculteit der Letteren (0,6-0,8 fte)

Het secretariaat is het eerste aanspreekpunt voor docenten. We luisteren met geduld en interesse naar de vragen en problemen die zich aandienen en krijgen door het stellen van klant- en procesgerichte vragen de kern van de vraag helder. Soms kunnen we een vraag niet direct zelf beantwoorden of een probleem niet zelf oplossen. De ondersteunende dienst van de Rijksuniversiteit is uitgebreid en redelijk complex, maar wij hebben overzicht en geven inzicht. We zorgen ervoor dat de docent zo snel mogelijk de beste hulp krijgt die voorhanden is. Het is belangrijk dat we ons goed kunnen uitdrukken in woord en geschrift in het Nederlands maar ook in het Engels aangezien we veel internationale collega’s en studenten om ons heen hebben. De werkzaamheden lopen sterk uiteen: van het notuleren van vergaderingen tot het organiseren van diploma-uitreikingen, van het up-to-date houden van kamerbordjes en maillijsten, tot digitale archiveringswerkzaamheden. Iedere dag is anders.

Je profiel
Je vindt het leuk en belangrijk om zaken netjes af te ronden en houdt grip op lopende zaken als de dag toch anders loopt en je je werk vandaag toch niet helemaal af krijgt. Je hebt oog voor details en bent leergierig. Je wilt weten hoe een en ander in elkaar zit en weet je kennis met elkaar te verbinden. Je bent in staat om verbeterpunten te signaleren en uit te werken in concrete voorstellen. Daarnaast houd je van organiseren; je kunt een project opsplitsen in deelstappen, je bent in staat hier realistische deadlines aan te hangen die je zorgvuldig bewaakt. Je maakt deel van een zelfstandig werkend team werk je binnen de kaders en richtlijnen die we samen hebben vastgesteld en onder directe aansturing door de secretariaatscoördinator. Humor in het werk en uitspreken van irritaties gaan hand in hand.

Essentieel is:

- opleiding op mbo+/havo-niveau aangevuld met een secretariële opleiding of vergelijkbare werkervaring
- uitstekende kennis, zowel mondeling als schriftelijk, van het Nederlands en het Engels (B1)
- excellente beheersing van het standaard Office-pakket (Word/Excel/Powerpoint)
- plezier hebben in het spelen met woorden om een juiste verslaglegging te kunnen maken
- geduldig blijven in alle omstandigheden
- goed kunnen organiseren en overzicht behouden
- initiatief nemen, werk zien en uit jezelf oppakken
- bewezen klantgerichte en flexibele instelling
- bewezen stressbestendig.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.402,- tot maximaal € 3.026,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
- goede scholingsactiviteiten
- in eerste instantie een contract voor een periode van één jaar om te beoordelen of je aan de functie-eisen voldoet. Bij goed functioneren volgt een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) behoort tot de top van de Europese research universiteiten en is internationaal georiënteerd. De universiteit is maatschappelijk actief en voelt zich betrokken bij haar omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen. Talent, ambitie en prestatie van de 36.000 studenten en 7.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gehonoreerd.

Onderdeel van de RUG is de Faculteit der Letteren, een grote dynamische faculteit in het hart van de stad Groningen. Ruim 5.000 studenten en 700 medewerkers werken er elke dag aan de grenzen van het weten. De Faculteit heeft een gevarieerd onderwijsaanbod, dat bestaat uit 16 bacheloropleidingen en meer dan 50 masterprogramma's. Op internationaal gebied vindt er onderzoek plaats op het gebied van archeologie, cultuurstudies, geschiedenis, internationale betrekkingen, journalistiek, letter- en taalkunde.

De opleidingen die vallen onder de Faculteit der Letteren zijn verdeeld over 5 clusters. Elk cluster heeft een eigen secretariaat dat verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de onderwijsprocessen op administratief en secretarieel vlak. Aan het hoofd van elk secretariaat staat een clustercoördinator en de dagelijkse werkzaamheden worden georganiseerd door een secretariaatscoördinator. Op dit moment zijn er diverse ontwikkelingen gaande. De organisatie van de secretariaten en het takenpakket van de ondersteuning zijn onderwerp van gesprek. Ook staat er een grote interne verbouwing van het hoofdgebouw (Het Harmoniegebouw) op stapel. In deze dynamische context zoeken wij een teamlid voor het secretariaat van cluster 5.

Dit secretariaat ondersteunt een viertal opleidingen (BA/MA), 2 Research Masters en een universitaire minor. Aan deze opleidingen zijn ca. 120 medewerkers verbonden. De opleidingen samen verzorgen onderwijs voor ongeveer 1000 studenten. Op het secretariaat van Cluster 5 zijn momenteel 4 mensen werkzaam die samen zorgen voor een goed verloop van de onderwijs- en administratieve processen. Naast algemene taken heeft ieder teamlid enkele specifieke, bij de persoon passende taken.