Coördinator Bedrijfsvoering ACASA

De Faculteit der Geesteswetenschappen heeft acht afdelingen waar het wetenschappelijk personeel is ondergebracht. De afdeling ACASA van de Faculteit der Geesteswetenschappen zoekt een enthousiaste en ervaren coördinator bedrijfsvoering. De coördinator bedrijfsvoering van ACASA zal de werkzaamheden uitvoeren onder verantwoordelijkheid van en in nauw overleg met het hoofd bedrijfsvoering van de afdeling.
De werkzaamheden vinden primair plaats in het gebouw BG1, Turfdraagsterspad 9, in het hart van Amsterdam.

Wat ga je doen?

Het hoofd bedrijfsvoering van de afdeling heeft vijf hoofdtaken, te weten beleidsadvisering, personeelsmanagement, financieel management, management op overige gebieden van bedrijfsvoering (ICT en huisvesting).

De coördinator bedrijfsvoering zal binnen deze hoofdtaken onder leiding en verantwoordelijkheid van het hoofd bedrijfsvoering uitvoering geven aan onder meer de volgende werkzaamheden:

Taken en verantwoordelijkheden:

• eerste aanspreekpunt voor de bedrijfsvoering bij ACASA;
• coördineren van de secretariële ondersteuning van de afdeling, voeren van werkoverleg;
• ondersteuning hoofd bedrijfsvoering en afdelingsvoorzitter;
• personeelsmanagement: administratieve verwerking onderwijstaakverdeling; aanmaken en verwerken van personeelsaanmeldingen en -mutaties; signaaldata bijhouden; coördinatie jaargesprekkencyclus;
• coördineren van de jaargesprekkencyclus van de gehele afdeling en ondersteuning bij werving- en selectieprocedures;
• financieel management: doorvoeren en controleren doorbelasting personeel; controle van af- en bijschrijvingen op de budgetten van de afdeling; geven van instructies over financiën aan het wetenschappelijk personeel en beantwoorden vragen, uitzoeken van onduidelijke transacties, doorvoeren en controleren van doorbelasting;
• facilitair management: coördinatie van huisvestingszaken (beheer kameroverzicht; regelen van interne verhuizingen en voorbereiden en ondersteunen van grote verhuisoperaties in de afdeling);
• deelnemen aan diverse overleggen en vergaderingen (waaronder mogelijk als notulist);
• coördineren van de interne informatievoorziening (aansturing websitewerkzaamheden, opstellen afdelingsnieuwsbrief);
• verzamelen en analyseren van managementinformatie;
• signaleren van mogelijkheden tot optimalisering van processen en procedures voor bedrijfsvoering; meewerken aan verbetering van bedrijfsvoeringsprocessen;
• deelnemen aan facultair overleg hoofden en coördinatoren bedrijfsvoering (HABO).

We zoeken een ervaren assistent bedrijfsvoering / managementassistent die digitaal vaardig is en zich snel kan inwerken in nieuwe systemen.

Jouw ervaring en profiel:

• HBO werk- en denkniveau;
• minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als coördinator bedrijfsvoering;
• kennis van én inzicht in processen, (informatie)systemen en de samenhang tussen de systemen;
• ervaring met meewerken aan beleidsvoorbereiding en -ontwikkeling en ook met de implementatie hiervan;
• ervaring met het onder begeleiding werken aan veranderingsprocessen;
• beschikken over een goed ontwikkelde rekenvaardigheid;
• zelfstandig en proactief kunnen werken én goed samenwerken in teamverband;
• plannings- en organisatievermogen; overtuigingskracht;
• dienstverlenende instelling en communicatief sterk;
• organisatiesensitief;
• stressbestendig en relativeringsvermogen;
• goed in het prioriteren en tijd bewaken;
• goede beheersing van het Nederlands en Engels.

Ervaring met een universitaire organisatie en/of met bedrijfssystemen als SAP is een pré.

We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden, met uitzicht op een vast dienstverband na positieve beoordeling van het functioneren. Startdatum is bij voorkeur 1 mei 2023 of zo spoedig mogelijk daarna. Het dienstverband is voor 24 - 32 uur per week.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3098 tot € 4257 bruto per maand, op basis van 38 uur per week, exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega's;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.