Management-assistent/Office-assistent

Heb je zin in een afwisselende functie die uitdagingen biedt? Lees dan snel verder! Studenten Services zoekt een enthousiaste en gemotiveerde management-assistent/office-assistent voor 24 uur per week.

Wat ga je doen

Je bent een spin in het web binnen Studenten Services (StS). Je ondersteunt verschillende teams met de organisatie en administratie van hun werkzaamheden. De focus ligt bij het ondersteunen van het team studentendecanen. De studentendecanen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Regeling Profileringsfonds en voor het proces voor het aanvragen van tentamenvoorzieningen op grond van een functiebeperking. Jij gaat ondersteunen bij beide processen. Ook ga je het team ondersteunen met het notuleren van overleggen en de organisatie van de studentafspraken. Verder werk je samen met de andere office assistenten voor algemene ondersteuning binnen StS. Het takenpakket kan gedurende het jaar wisselen en indien wenselijk ook uitgebreid worden naar ondersteuning van andere teams binnen de afdeling of binnen StS. Dit gebeurt in onderling overleg met het team ondersteuners en het afdelingshoofd. Op termijn kan gekeken worden naar andere taakaccenten, afhankelijk van de behoefte van de organisatie en wensen van de medewerker.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Je ondersteunt samen met een collega de studentendecanen in de procesafhandeling en de administratie voor de aanvragen van de bestuursbeurzen en aanvragen financiële ondersteuning uit het Profileringsfonds;
• Je ondersteunt in het proces voor de aanvraag van tentamenvoorzieningen;
• Je ondersteunt het team met het agendabeheer voor de afspraken met studenten en je notuleert teamoverleggen;
• Waar nodig en mogelijk coördineer je werkzaamheden en participeer je in verbetertrajecten;
• Je boekt zalen en verzorgt eventueel bestellingen voor kantoor - en keukenartikelen voor StS.

• Je beschikt over minimaal hbo denkniveau;
• Je hebt ervaring met het bieden van secretariële ondersteuning;
• Je bent servicegericht en je kunt je goed verplaatsen in de behoeftes van studenten en medewerkers van StS;
• Je bent in staat om helder en zorgvuldig te communiceren;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je bent vaardig met digitale systemen. Wij werken met oa Topdesk, Reflex, Corsizio, SIS en Excel. Indien nodig ben je bereid je hierin bij te scholen.

Affiniteit met studenten en bekendheid met een universitaire werkomgeving zijn een pré.

We bieden een parttime dienstverband van 24 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2.471 tot €3.336 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de professionele en flexibele werkomgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld:

• 232 verlofuren per jaar (bij een 38-urige werkweek) en extra vakantiedagen tussen Kerst en de jaarwisseling;
• een breed cursusaanbod dat je kosteloos kunt volgen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• geboorteverlof (voor partners) met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Onze kernwaarden (open, professioneel, vooruitstrevend) en kerncompetenties (klantgericht, samenwerken, leervermogen) zijn het fundament onder onze dienstverlening.

Over StS

Studenten Services geeft invulling en uitvoering aan het studentenbeleid door dienstverlening en ondersteuning aan studiekiezers, studenten en pasafgestudeerden van de UvA. Het doel is de studieloopbaan van studenten zo goed mogelijk te laten verlopen door advisering, begeleiding en informatieverschaffing. StS richt zich op verschillende expertisegebieden en disciplines, zoals voorlichting en studiekeuze, studentbegeleiding en internationalisering. De afdeling studentendecanen en - psychologen begeleidt studenten bij persoonlijke omstandigheden en persoonlijke problemen die de studieloopbaan en het welzijn van de student beïnvloeden. De begeleiding is opleiding-overstijgend, vertrouwelijk en onafhankelijk.