Medewerker Frontoffice (0,67 fte)

University Services is een professionele organisatie met ruim 1.250 medewerkers. Wij maken ons sterk voor een bruisende, inspirerende, duurzame en actieve academische omgeving waar studenten en medewerkers zich kunnen ontwikkelen en worden uitgedaagd. University Services ondersteunt onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering op een professionele, proactieve en samenhangende manier. Van vastgoedonderhoud tot ondersteuning van het College van Bestuur (CvB): we vervullen met trots een belangrijke rol binnen de RUG als faciliterende, ondersteunende en adviserende dienst.

We bieden medewerkers, studenten en anderen één loket waar ze met vragen terechtkunnen. Daarnaast werken we nauw samen met faculteiten en andere diensten om hen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. Zo faciliteren we hoogwaardig onderwijs en onderzoek binnen de context van het Strategisch Plan van de RUG.

Voor de facilitaire organisatie, die deel uitmaakt van het onderdeel Campus & Community, zoeken wij een medewerker front office voor de afdeling Front Office Zernike Oost.

Als medewerker Frontoffice ben je het visitekaartje voor het gebouw en het cluster. De frontoffice is het eerste aanspreekpunt in het gebouw. Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van alle frontoffice-gerelateerde taken, zoals het ontvangen van gasten, studenten en medewerkers, het verstrekken van informatie binnen het gebouw, het fungeren als contactpersoon tijdens calamiteiten en het registreren van meldingen in het FMIS. Hiervoor werk je nauw samen met collega’s van gebouwbeheer en de backoffice. Je ziet het als een uitdaging om alle klanten aan de balie op correcte wijze te helpen.

Je wordt hiërarchisch aangestuurd door de gebiedsmanager frontoffice. Je werkt volgens een maandrooster 3 dagen per week. De woensdag is een vaste dag, de overige twee dagen zijn flexibel in te roosteren op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. Uiteraard wordt er zoveel mogelijk rekening gehouden met privé-afspraken. Je bent bereid om eventueel buiten kantooruren te werken. Het dragen van bedrijfskleding kan op termijn een onderdeel van de functie worden.

Taken en verantwoordelijkheden:

• het ontvangen en doorverwijzen van gasten, leveranciers, medewerkers en studenten
• het verstrekken van algemene informatie
• fungeren als meldpunt voor storingen, klachten, wensen en informatie en het verwerken hiervan
• het verwerken en distribueren van inkomende post
• het boeken van vergader- en/of andere ruimtes en reserveren van uitleenartikelen
• werkzaamheden ten behoeve van de toegangscontrole
• het houden van toezicht op datgene wat zich binnen je zichtveld afspeelt
• een centrale frontoffice-rol spelen bij ongevallen en calamiteiten
• het uitvoeren van licht administratieve werkzaamheden.

• je hebt minimaal mbo-niveau of 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie
• je bent representatief
• je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift op minimaal B2 niveau
• je hebt een goede kennis van de gangbare computerprogramma’s
• je hebt kennis van en ervaring met Planon of een vergelijkbaar systeem is een pre
• je kunt goed zelfstandig werken
• je blijft rustig en adequaat in stressvolle situaties.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

• een salaris afhankelijk van opleiding en werkervaring van minimaal € 2.402,- en maximaal € 2.889,- (schaal 5) bruto per maand bij volledige werktijd. Het UFO profiel Medewerker Frontoffice 3 is van toepassing
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
• een aanstelling van 25,5 uur per week voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren volgt een dienstverband voor onbepaalde tijd. De werktijden zijn van 08:00 – 17:00 uur.