Programma Assistent

Wij zoeken een pro-actieve en leergierige programma assistent die zelfstandig secretariële en administratieve ondersteuning biedt van (inter)nationale onderzoeksprogramma's bij NWO. Ben jij een kei in regelen, plannen en organiseren? Kun je goed prioriteiten stellen? Ben je communicatief vaardig en ook nog eens accuraat? En werk je graag samen in een dynamisch team met enthousiaste collega assistenten? Dan zoeken wij jou!

De medewerker die wij zoeken:

• heeft mbo werk- en denkniveau en werkervaring in een soortgelijke functie;
• heeft kennis van management ondersteunende werkwijzen;
• heeft ervaring in het verzamelen- en inzichtelijk maken van gegevens;
• beschikt over uitstekende Nederlandse én Engelse (mondelinge en schriftelijke) vaardigheden;
• is sterk in communiceren, plannen, organiseren en samenwerken;
• heeft ruime ervaring in het werken met Microsoft Office.

Verder ben je gewend zowel zelfstandig als in een team te werken. Je hebt een pro-actieve houding, bent zorgvuldig en doelgericht. Je vindt de kwaliteit van je werk belangrijk. Daarnaast beschik je over inlevingsvermogen en het vermogen je snel in te werken in de organisatie en het werkterrein. Je houdt het overzicht, ook tijdens piekmomenten en je vindt het vanzelfsprekend om vertrouwelijk met informatie om te gaan.

Daarnaast herken je jezelf in de kernwaarden van NWO: betrokken, betrouwbaar, verbindend en grensverleggend.

Een aanstelling voor 32-40 uur per week, voor de periode van 1 jaar en bij goed functioneren uitzicht op een vaste aanstelling. Keuze uit standplaats Den Haag en/of Utrecht. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en is maximaal € 2.911,- (schaal 6 van bijlage 1 van CAO-Onderzoekinstellingen), bij een 38-urige werkweek. Verder hebben we een mooi pakket aan arbeidsvoorwaarden waaronder 6 tot 8 weken verlof, eindejaarsuitkering, goede pensioenregeling en ruime opleidingsmogelijkheden.

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks een miljard euro in onderzoek. Deels nieuwsgierigheidsgedreven en heel fundamenteel van aard. Deels onderzoek ge richt op belangrijke maatschappelijke uitdagingen en onderzoeksinfrastructuur. Op basis van adviezen van deskundige wetenschappers en experts uit binnen- en buitenland selecteert en financiert NWO wetenschappelijk onderzoek. NWO stimuleert nationale en internationale samenwerking, investeert in grote onderzoeksfaciliteiten, bevordert kennisbenutting en beheert 9 onderzoeksinstituten.

Domein Exacte en Natuurwetenschappen
Het NWO-domein Exacte en Natuurwetenschappen ontwikkelt onderzoeksprogramma's en financiert en agendeert onderzoek binnen de disciplines aardwetenschappen, astronomie, chemie, informatica, levenswetenschappen, natuurkunde en wiskunde. Het domein is hiermee de coördinator van bètaonderzoek in Nederland. Het domein verbindt onderzoekers zowel onderling als met maatschappelijk organisaties en de industrie, onder meer door het organiseren van wetenschappelijke bijeenkomsten en matchmaking evenementen. Het NWO-domein Exacte en Natuurwetenschappen maakt zich sterk voor het ondersteunen van talent, vrij onderzoek en internationale samenwerking.

Samen met 39 collega's vorm je het assistenten team van NWO-domein Exacte en Natuurwetenschappen. Het assistenten team ondersteunt de beleidsmedewerkers bij het (internationale) subsidieproces, de organisatie van congressen en algehele management ondersteuning.

Je komt te werken in een divers en zelfsturend team waar iedereen van elkaar wil én kan leren. Betrokkenheid en samenwerking vinden we belangrijk. Regelmatig wordt er tijd vrij gemaakt voor afdelings- of teamactiviteiten, zowel voor kennisdeling als ook voor de onderlinge gezelligheid zoals samen sporten of het bezoeken van concerten. Bij NWO werken we hybride wat betekent dat je ongeveer 40 tot 60% van je tijd op kantoor werkt.

Wat ga je doen?
Als programma assistent ben je verantwoordelijk voor alle secretariële en administratieve ondersteuning van (inter)nationale onderzoeksprogramma´s. Concreet betekent dit:

• administratief beheer van lopende onderzoeksaanvragen, zoals invoeren en onderhouden van gegevens in de database, verstrekken van algemene informatie, bewaken deadlines, signaleren van en attenderen op knelpunten, etc.;
• ondersteuning bij de organisatie van (inter)nationale congressen;
• het bijhouden en indelen van agenda's en het regelen van afspraken;
• het beoordelen van binnenkomende correspondentie en pro-actief uitzetten van acties als dat nodig is;
• het zelfstandig verzorgen van correspondentie en het redigeren van teksten;
• het te woord staan van interne en externe klanten.