Management/Office-assistent Faculteitsbureau (0,8-1,0 fte)

De Faculteit Rechtsgeleerdheid van de Rijksuniversiteit Groningen is op zoek naar een ervaren management-/office assistent die het team van het faculteitsbureau wil komen versterken.

Takenpakket
Als management-/office assistent van het faculteitsbureau ondersteun je samen met twee directe collega’s het faculteitsbestuur, de faculteitsraad en de stafmedewerkers van de Faculteit Rechtsgeleerdheid. Concreet houdt dit het volgende in:

- je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en gasten, zowel in het Nederlands als in het Engels
- je voert secretariële, bestuurlijk-organisatorische en beleidsvoorbereidende taken uit voor de faculteitsraad
- je onderhoudt (online) contact met diverse collega’s, beheert agenda’s en mailboxen en houdt komende afspraken nauwlettend in de gaten
- je bereidt vergaderingen voor, regelt geschikte vergaderlocaties en boekt gepaste catering
- je notuleert bij (een deel van) vergaderingen
- je lost onverwachte situaties en operationele problemen op.

Het team
Als management-/office assistent bij de RUG werk je voor een internationaal georiënteerde universiteit. Je hebt in totaal ruim 5500 collega’s, zowel uit het binnenland als uit het buitenland. Ook word je dagelijks omringd door studenten, waarvan er momenteel ruim 37.000 zijn bij de RUG.
De Faculteit Rechtsgeleerdheid is een van de elf faculteiten van de RUG en kent zelf verschillende afdelingen, waar het faculteitsbureau een van is. Als management-/office assistent voor het faculteitsbureau deel je de gang met 15 collega’s en vorm je een team met Inez en Greetje.

Om de rol van management-/office assistent zo goed mogelijk te kunnen vervullen, moet aan een aantal functie-eisen worden voldaan. Dit wordt er van een management-/office assistent verwacht:

- je maakt makkelijk contact met anderen, kunt goed samenwerken en bent altijd bereid te helpen
- je werkt geordend en kunt goed plannen
- je hebt een secretariële opleiding op mbo+-niveau afgerond
- je hebt minimaal vijf jaar secretariële werkervaring, het liefst bij een faculteit of dienst
- je kunt goed omgaan met MS Office en leert snel, waardoor je ook programma’s als AFAS en Corsa vlug onder de knie hebt
- je Nederlands is uitstekend en je Engels goed (minimaal B2-niveau).

Wie in dienst is van de RUG, valt onder de cao voor Nederlandse Universiteiten. Voor de functie van management-/office assistent houdt dat het volgende in:

- een salaris van minimaal € 2.471,- (schaal 7) tot maximaal € 3.764,- (schaal 8) bruto per maand bij volledige werktijd, afhankelijk van opleiding en werkervaring
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
- een goede pensioenregeling en collectieve ziektekostenverzekering
- veel vakantiedagen (tot 41 dagen per jaar)
- een tijdelijke aanstelling voor 0,8 -1,0 fte voor de periode van 12 maanden. Zijn beide partijen tevreden, dan wordt het contract voor onbepaalde tijd verlengd.