Medewerker Inkoopservicedesk (0.8 - 1.0 fte)

Heb jij affiniteit met inkoop en heb je een servicegerichte instelling? Vind je het leuk om mensen te helpen?

De TU/e is een internationaal vooraanstaande technische universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van ruim 4.000 medewerkers en meer dan 12.000 studenten.

De afdeling Procurement levert in deze dynamische en soms hectische omgeving haar bijdrage aan het bereiken van de ambitieuze doelstellingen van de TU/e. Het inkoopteam bestaat uit 6 inkopers en een servicedesk en kenmerkt zich door collegialiteit en een professionele maar ook pragmatische en servicegerichte houding.

De Servicedesk
Binnen de TU/e is sprake is van circa 500 decentrale bestellers uit alle geledingen van de organisatie die via het inkoopsysteem zelfstandig hun bestellingen plaatsen. De Servicedesk is de vraagbaak voor deze bestellers, begeleidt en adviseert hen in het bestelproces en fungeert als front office voor het gehele bestelproces. De medewerkers van de Servicedesk voeren een kwalitatieve en procedurele check uit op de geplaatste bestellingen en verrichten daarnaast een aantal administratieve taken. Binnen de Servicedesk is wegens een toename van werkzaamheden een vacature ontstaan.

Van een medewerker Servicedesk wordt verwacht dat je standvastig, maar tegelijkertijd vanuit een servicegerichte houding bestellers begeleidt, zo nodig helpt en in de juiste richting weet te bewegen. Het nemen van initiatief en het opperen van nieuwe ideeën om processen te verbeteren wordt door de organisatie op prijs gesteld.

De functie:
De hoofdbestanddelen van de functie betreffen:

• Begeleiden van bestellers en fungeren als vraagbaak;
• Checken en eventueel aanpassen van bestellingen boven een bepaalde waarde;
• Signaleren van problemen bij leveranciers of bij bestellers en tijdig opschalen binnen de afdeling Procurement;
• Gebruikersinstructies geven aan nieuwe bestellers, in samenwerking met anderen;
• Reclameren bij leveranciers als deze in gebreke blijven en zo nodig zoeken naar alternatieven;
• Geven van informatie en advies aan gebruikers over inkoop van producten en diensten;
• Verrichten van administratieve werkzaamheden met betrekking tot inkoop gerelateerde zaken.

Van de medewerker Servicedesk wordt verwacht dat deze zowel zelfstandig als in teamverband kan opereren. Iemand die een servicegerichte houding heeft, maar tevens voet bij stuk houdt als het gaat om de kwaliteit van het bestelproces en gedreven is dit steeds verder te verbeteren. Accuratesse en zorgvuldigheid zijn een vanzelfsprekendheid.

Daarnaast moet je voldoen aan de volgende criteria:

• Afgeronde relevante MBO+ opleiding;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring;
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift in het Nederlands;
• Spreekvaardigheid in het Engels;
• Ervaring opgedaan in een complexe organisatie is een pré;
• Je bent resultaatgericht, integer, doortastend en flexibel.

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar, met als doel hierna een dienstverband voor onbepaalde tijd aan te gaan. Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring minimaal €2.693,-- en maximaal €3.636,--. De eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris). De vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris. De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. minimaal 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek en uitstekende sportfaciliteiten).