Management/Office assistant Faculteitsbureau Letteren (0,8 fte)

Wij zoeken een enthousiaste en kundige management/office assistant die secretariële en administratieve ondersteuning biedt aan het Faculteitsbestuur.

Denk daarbij aan:

- het voorbereiden en notuleren van overleggen en het toezien op de opvolging van gemaakte afspraken.
- het inboeken en digitaal archiveren van stukken voor het Faculteitsbestuur in het registratiesysteem CorsaNxt
- agendabeheer in Google Calendar
- het aanmaken van de aanstellingen student-assistenten en oproepkrachten en het goedkeuren van hun declaraties in AFAS
- het verzorgen van correspondentie, zowel in het Nederlands als in het Engels, via e-mail en Infonet
- het verzorgen van interne communicatie, zoals het plaatsen van berichten op intranet en het bijhouden van de website.

De Rijksuniversiteit Groningen is gesticht in 1614 en behoort tot de Europese en mondiale top. Wij bieden een breed scala aan vakgebieden, zijn maatschappelijk actief en hebben een internationale oriëntatie. De RUG heeft onderzoekers en docenten die vanuit wetenschappelijke hartstocht hun vak beoefenen en studenten die het beste uit zichzelf willen halen. De RUG is een plek waar verschil in talent, ambitie en prestatie van 36.000 studenten en 7.700 medewerkers gehonoreerd wordt.

De Faculteit der Letteren is een brede, klassieke en heterogene academische gemeenschap waar we kennis genereren die uitdrukking en betekenis geven aan ons mens-zijn. 700 collega’s onderzoeken taal, kunst & cultuur, geschiedschrijving, media en sociale, politieke en materiële constructies. In 16 Bacheloropleidingen en ruim 50 mastertracks dragen ze deze kennis over aan circa 5.000 studenten en stimuleren de ontwikkeling van hun kritisch en conceptueel denkvermogen. Deze competenties dragen via onze alumni bij aan oplossingen voor hedendaagse mondiale vraagstukken, evenals de kennis die we genereren. Zo leveren we een essentiële bijdrage aan een democratische, open samenleving. Het is onze missie om met relevant en kwalitatief hoogstaand onderzoek en onderwijs positieve maatschappelijke en wetenschappelijke impact te creëren.

Je werkt voor het Faculteitsbureau. Dit secretariaat heeft 5 medewerkers en ondersteunt het Faculteitsbestuur en de (beleid)staf van het Faculteitsbureau. De bestuurssecretaris is je hiërarchisch leidinggevende, je stemt je taken af met de coördinator van het secretariaat van het Faculteitsbureau.

- je beschikt over een opleiding op mbo+/havo-niveau aangevuld met een secretariële opleiding of vergelijkbare werkervaring (minimaal 3 jaar)
- je beschikt over een servicegerichte, klantvriendelijke en oplossingsgerichte instelling
- je kunt overzicht houden en prioriteren, waarbij je realistische deadlines bewaakt
- je werkt accuraat en houdt oog voor details
- je kunt zelfstandig werken waarbij je je houdt aan de afgesproken kaders en richtlijnen en de werkwijze van het team
- je kunt snel schakelen tussen de verschillende taken en opdrachtgevers
- je beheerst zowel het Nederlands als het Engels uitstekend, in woord en geschrift, waarbij het niveau van je Engels aantoonbaar op B2-niveau moet zijn
- Microsoft Office (met name Word en Excel) en Google Suite hebben geen geheimen voor jou en je hebt bij voorkeur ervaring met CorsaNxt en Prospero.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris van minimaal € 2.693,- tot maximaal € 3.636,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
- een aanstelling voor de periode van een jaar. Bij goed functioneren kan de aanstelling na een jaar worden omgezet naar een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Datum van indiensttreding: 1 oktober 2023 (of zo spoedig mogelijk).