Managementassistent College van Bestuur - Rector (twee posities)

De rector wordt ondersteund door een klein team dat nauw samenwerkt, met een
duidelijke taakverdeling en structuur in de vorm van een Rector’s Office (rector magnificus, secretaris, woordvoerder en managementassistent).
Het Rector’s Office management is in handen van de managementassistent. Zij speelt een belangrijke rol in de opvolging, verdeling en monitoring van de lopende dossiers. Voor de invulling van deze uitdagende en intensieve positie zoeken wij opvolging van de huidige managementassistent èn uitbreiding/versterking van de beschikbare capaciteit. Samen worden jullie verantwoordelijk voor de (volledige/dagelijkse) managementondersteuning van de rector en gaan jullie deel uitmaken van het team. Jullie bouwen een hechte samenwerking op, waarbinnen je moeiteloos zelfstandig schakelt met de rector en de teamleden. Als managementassistenten zorgen jullie voor een passende aanwezigheid op kantoor en nemen jullie elkaars taken waar bij afwezigheid.

Naast het ondersteuningsteam van de rector, gaan jullie deel uitmaken van een hecht, loyaal en professioneel team van CvB-managementassistenten, die in een goede sfeer en onderlinge verstandhouding met elkaar samenwerken. Jouw taken

Ondersteuning van de rector:

• Je beheert de (complexe) agenda en verzorgt de (logistieke) voorbereiding van overleggen en vergaderingen.
• Je organiseert en beheert de mailbox van de rector.
• Je bewaakt de procesmatige en procedurele voortgang van lopende dossiers en opdrachten en acteert hierop proactief.
• Je regisseert in samenwerking met betrokken collega’s de inhoudelijke voorbereiding van overleggen, vergaderstukken en vergaderingen en dossiers.
• Je deelt voortgang, verzamelt bespreekpunten, doet proactief suggesties voor de wekelijkse bijeenkomsten van het Rector’s Office en bent gemotiveerd om continu op zoek te zijn naar efficiency en ideeën om dit team zo goed mogelijk te laten functioneren.

Contact interne en externe stakeholders:

• Je draagt zorg voor heldere en efficiënte communicatie naar belanghebbenden binnen de VU.
• Je treedt op als contactpersoon voor externe belanghebbenden.

Samenwerking binnen het team:

• Naast de samenwerking binnen het Rector’s Office, werk je ook nauw samen met collega-managementassistenten CvB en vervang je elkaar bij afwezigheid.
• Je levert een bijdrage aan de voortdurende professionalisering van de werkzaamheden van het team.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €3.098 (schaal 9) en maximaal €4.257 (schaal 9) bruto per maand. De beide functies zijn ingedeeld volgens UFO-profiel: Secretaris 2 en staan allebei open voor 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar.
Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband;
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering;
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling;
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden.

Binnen de VU wordt hybride gewerkt waardoor het mogelijk is deels thuis en deels op de VU te werken.

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 31.000 studenten en werken meer dan 5.000 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken (BZ) voert een breed pallet aan instellingsbrede taken uit en verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB), de faculteiten, de diensten en de Raad van Toezicht.
De dienst werkt daarnaast nauw samen met de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie. De dienst is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de VU strategie (Instellingsplan), onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, juridische advisering, documentmanagement en archivering, Public Affairs, bedrijfsvoering, levert procesmatige ondersteuning van beleid- en besluitvorming, en draagt inhoudelijk bij aan diverse strategische dossiers. BZ bevordert tevens de VU-brede governance, control en compliance en draagt zorg voor academische plechtigheden als promoties en oraties. Daarnaast zijn de Ombudsman personeel, de Studentenombudsman, de Internal Auditor en de Functionaris Gegevensbescherming bij BZ ondergebracht.

Managementondersteuning
De afdeling Managementondersteuning is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het CvB en van de dienst BZ. Daarnaast ondersteunt zij de secretaris van de RvT en verzorgt zij het officemanagement van de dienst. Managementondersteuning bestaat verder nog uit Bureau Pedel: zij is verantwoordelijk voor de ondersteuning van academische plechtigheden en promotietrajecten. De afdeling telt 14 medewerkers.