Managementassistent afdeling Intelligent Systems

De afdeling Intelligent Systems is op zoek naar een positief ingestelde collega met een vooruitdenkende blik voor de functie van management assistent. Samen met de afdelingsvoorzitter, die de dagelijkse leiding heeft, en de secretaris vorm je een sterk team. Jullie hebben wekelijks overleg en zorgen met elkaar voor een goedlopende afdeling. Jij weet wat er binnen de afdeling speelt en pakt zaken snel en zelfstandig op, zoals het inplannen van afspraken met collega’s binnen en buiten de afdeling, het verzamelen van bepaalde informatie of het opstellen en intern verspreiden ervan. En als je iets moet regelen wat buiten je eigen kunnen ligt, weet je precies wie je daarvoor moet aanhaken. Je hebt dus veel contact met collega’s en dat maakt elke werkdag weer anders!

Vanuit jouw rol ben jij ook verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van het management team. Je zorgt voor de planning en voorbereiding van de vergaderingen, notuleert en bewaakt actiepunten en deadlines. Verder ben je betrokken bij verschillende HR-procedures, zoals (her)benoemingen en promoties van personeel, de R&O cyclus en de onboarding van nieuwe medewerkers. Tot slot ben je verantwoordelijk voor het (mede) organiseren en soepel verlopen van verschillende bijeenkomsten en evenementen, variërend van een bbq of nieuwjaarborrel tot een heidag of onderzoeksvisitatie.

Jouw afdeling Intelligent Systems is een van de twee informatica-afdelingen binnen de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica van de TU Delft. Wij vormen met zo’n 200 collega’s, waaronder wetenschappelijk en ondersteunend personeel en junior onderzoekers, een snel ontwikkelende, diverse en inclusieve afdeling. Je kunt hier rekenen op een informele en collegiale sfeer. Verder werk je nauw samen met verschillende facultaire ondersteunende diensten, zoals Financiën, HR en Facility Management, en schakel je regelmatig met je collega management assistenten van de andere informatica afdeling, Software Technology, voor gemeenschappelijke zaken.

Naast jou zijn er nog vijf managementassistenten die elk één of meer onderzoeksgroepen van de afdeling Intelligent Systems ondersteunen. Jij pakt in dit team van nature een coördinerende rol. Gaan we bijvoorbeeld over op nieuw HR-beleid? Dan stem jij af met de HR-adviseur en secretaris, je geeft het team aanwijzingen over de te volgen werkwijze en informeert de collega’s over de verandering. Zo ben je een onmisbare schakel in ons team én op de afdeling.

We zien ons team van management assistenten als collegiaal en laagdrempelig en we hopen dat jij je hier ook snel thuis zal voelen. Als je uitgenodigd wordt voor een gesprek, laten we je dan ook graag alvast kennismaken.

Je bent geknipt voor deze functie als:

• Je mbo+ werk- en denkniveau hebt en bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare functie en/of in het (hoger) onderwijs, of andere bestuurlijk complexe organisatie.
• Je kunt organiseren, prioriteren en improviseren als de beste en rustig blijft in drukke situaties.
• Je duidelijk en gestructureerd kunt communiceren, in het Nederlands en Engels, en goed kunt omgaan met mensen met verschillende karakters en uiteenlopende achtergronden.
• Je gemakkelijk je weg vindt in onze complexe organisatie en je de werkzaamheden snel en zelfstandig eigen maakt.
• Je goed overweg kunt met softwarepakketten als Microsoft Office en het leuk vindt om je in nieuwe pakketten en ICT-systemen te verdiepen.

De TU Delft is een aantrekkelijke werkgever. Wat bieden wij jou?

• Een dienstverband voor 1 jaar met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 0,8 tot 1,0 fte.
• Een salaris tussen de €3,072 en €4,103 bruto per maand (gebaseerd op een werkweek van 38 uur) en op schaal 8 volgens de CAO van de Nederlandse Universiteiten, plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Wij vinden het belangrijk dat je zowel op je werk als privé goed in je vel zit. Flexibele werktijden zijn daarom bespreekbaar (TU-beleid is minimaal 60% op de campus en maximaal 40% elders).
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

De faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) verenigt drie wetenschappelijke disciplines. Samen versterken ze elkaar en zijn ze de drijvende kracht achter de technologie die we allemaal in ons dagelijks leven gebruiken. Technologie zoals het elektriciteitsnet, dat duurzaam en toekomstbestendig wordt gemaakt door onze faculteit. Tegelijkertijd ontwikkelen wij de chips en sensoren van de toekomst en leggen wij de basis voor de softwaretechnologieën die op deze nieuwe generatie apparatuur gaan draaien – waaronder natuurlijk AI. Ondertussen verleggen wij de grenzen van de toegepaste wiskunde, bijvoorbeeld door ziekteprocessen in kaart te brengen met informatie over individuele cellen en door met wiskunde gigantische aswolken na een vulkaanuitbarsting te simuleren. Met andere woorden: op de faculteit is volop ruimte voor baanbrekend onderzoek. We leiden innovatieve ingenieurs op en beschikken over uitstekende laboratoria en faciliteiten die onze sterke internationale positie onderstrepen. In totaal werken en studeren meer dan 1000 medewerkers en 4000 studenten in deze innovatieve omgeving.

Klik hier om naar de website van faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica te gaan.