Clusterassistent FSE – cluster Physics & MSc SEC (0,8 fte)

Binnen het clusterteam Physics en MSc SEC is een tijdelijke vacature voor clusterassistent ter vervanging bij zwangerschapsverlof.

Als clusterassistent werk je nauw samen met het teamhoofd en opleidingssecretaresses in het clusterteam en met de overige clusterassistenten binnen het SSE.
Je ondersteunt de opleidingsbesturen en het teamhoofd van het cluster Physics & MSc SEC. Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie van de werkzaamheden van de opleidingssecretaresse en verzorgt en coördineert facilitaire zaken voor de medewerkers in het cluster. De werklocatie is de Bernoulliborg op het Zernikecomplex.

Je maakt deel uit van een hecht clusterteam dat samenwerkt met opleidingssecretaresses, opleidingscoördinatoren, studieadviseurs en medewerkers studentzaken. Samen faciliteren we de opleidingen binnen de clusters. In deze rol neem je zelfstandig of samen met je collega’s werkzaamheden op je. Elke dag is anders en je hebt veel vrijheid in je werk. Je organiseert je eigen werkdag en kunt in overleg je werkweek flexibel indelen en wanneer de werkzaamheden het toelaten, behoort deels thuiswerken tot de mogelijkheden.

Je werkt samen met diverse mensen in een complexe en dynamische omgeving en ben je onderdeel van een team met bevlogen professionals die nauw samenwerken om onze opleidingen te organiseren. Je krijgt de ruimte om buiten je eigen verantwoordelijkheden te denken en bij te dragen. Wij houden namelijk van collega’s die meedenken en hun mond open doen als ze kansen op verbetering zien. En heb je ruimte voor wat extra taken en zoek je extra uitdaging, dan zijn er altijd projecten waar je je creativiteit voor kan inzetten.

Je werkzaamheden omvatten onder andere:

• Algemene taken zoals correspondentie verzorgen, agendabeheer, archivering, mailboxbeheer, enzovoort.
• Organiseren, notuleren en uitwerken van vergaderingen van onder andere de opleidingsbesturen, in het Engels.
• Het ondersteunen van het teamhoofd (HR-zaken, organiseren en inplannen van teamoverleggen, opstellen van actielijsten, oppakken van actiepunten, communicatie met verschillende betrokkenen namens opleidingsbestuur en teamhoofd)
• Coördineren van werkzaamheden van opleidingssecretaresses in het clusterteam, inclusief inwerken van nieuwe opleidingssecretaresses in het cluster.
• Het signaleren van knelpunten in de werkprocessen van en de dienstverlening door de opleidingssecretaresses en het doen van voorstellen ter verbetering hiervan.
• Het afstemmen met andere clusterassistenten en andere collega’s binnen de onderwijsorganisatie i.h.k.v. uniformiteit van ondersteunende secretariële processen.
• Managementinformatie bijeenbrengen voor opleidingsbesturen en teamhoofd.
• Zorg te dragen voor huisvesting en faciliteiten voor de medewerkers binnen het cluster.

De School of Science & Engineering (SSE) is onderdeel van de Faculty of Science and Engineering (FSE) van de Rijksuniversiteit Groningen. Bij SSE bieden we niet alleen onderwijs, maar ook onderwijsondersteuning aan studenten en docenten. Denk daarbij aan studieadvies, opleidingscoördinatie, roostering, cijferregistratie, diplomaverwerking en secretariële ondersteuning. FSE is een internationale faculteit met een diverse staf en studentenpopulatie, wat zorgt voor een inspirerende werkomgeving.

Wij zoeken een nieuwe medewerker die energie krijgt van het samenwerken met collega’s en het ondersteunen van het teamhoofd en de opleidingsbesturen. Je bent iemand die enthousiast en sociaal is, die initiatief durft te nemen, accuraat en flexibel is. Je hebt voelsprieten voor hoe een organisatie werkt en bent bereid om te leren.

Wat verwachten we van jou?

• Bij voorkeur een afgeronde mbo-opleiding in de richting van managementassistent of directiesecretaresse.
• Minimaal 5 jaar relevante ervaring als secretaresse, bij voorkeur in het Hoger Onderwijs.
• Aantoonbare ervaring met coördinatie van werkzaamheden.
• Minimaal drie jaar ervaring met notuleren in het Nederlands en het Engels.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Accuraat, dienstverlenend, flexibel en stressbestendig.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal, beide op niveau C1.
• Kennis van de ontwikkelingen en regelingen op het gebied van het universitair onderwijs en ervaring in de ondersteuning hiervan is een pré.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- een salaris tussen € 2.693,- en € 3.636,- bruto per maand bij een volledig dienstverband, afhankelijk van, opleiding en ervaring (schaal 7 - UFO-profiel: Management/Office assistent 2)
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
- mogelijkheid tot flexibele werktijden en deels thuiswerken
- volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei
- als je kiest voor een 40-urige werkweek heb je recht op meer dan 8 weken vakantie per jaar
- goede secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. scholingsregeling, fietsplan, laptopregeling)
- een aanstelling voor de periode van 5 maanden.

Deze vacature wordt opengesteld in het kader van de Projectenbank, één van de projecten van Talent Travel. Dit betekent dat interne kandidaten met een dienstverband voor onbepaalde tijd bij de RUG op deze vacature kunnen solliciteren en daarbij in overleg met hun leidinggevende gebruik kunnen maken van de mogelijkheid om vanuit hun huidige dienstverband tijdelijk deze functie te vervullen en daarmee hun talenten te verbreden en te ontwikkelen.

Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden is hier te vinden: https://www.rug.nl/(...)itions-of-employment

Datum van indiensttreding: 1 december 2023