Management Assistent

De afdeling Amsterdam Centre for Ancient Studies and Archaeology (ACASA) van de Faculteit der Geesteswetenschappen zoekt per direct een nieuwe collega voor het secretariaat. Word jij onze nieuwe collega?

Wat ga je doen?
Wij zijn op zoek naar een doortastende en enthousiaste managementassistent voor 32 uur per week. Je werkt nauw samen in een leuk en professioneel team met de coördinator bedrijfsvoering en het hoofd bedrijfsvoering. Met elkaar wordt voortdurend gewerkt aan het verbeteren van de dienstverlening en de ondersteunende processen. We zoeken iemand die de algemene management en secretariële werkzaamheden zal verrichten. Werkdagen: maandag t/m donderdag of maandag t/m vrijdag (op locatie).

Taken en verantwoordelijkheden:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van alle medewerkers en externen (frontoffice);
• uitvoeren van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden;
• ondersteunen van de bedrijfsvoering op het gebied van personeelszaken (planning jaargesprekken, de organisatie van selectierondes, archiveren en vormen van dossiers;
• notuleren van vergaderingen;
• plannen van afspraken van het bestuur en de bedrijfsvoering;
• secretarieel ondersteunen van het wetenschappelijk personeel;
• beheer e-mailbox secretariaat;
• ondersteunen en (mede)organiseren van evenementen en activiteiten zoals buluitreikingen;
• ondersteuning bij gebouw- en werkplekbeheer en interne verhuizingen;
• ondersteuning als ambtelijk secretaris van opleidingscommissies van de afdeling;
• beheer koffiekamer/pantry van de afdeling.

Je bent doortastend in het oppakken van opdrachten en verplaatst je in de positie en de behoefte van degene die jij ondersteunt. Je kunt goed prioriteiten stellen. Jouw planning- en organisatietalent is ijzersterk, maar je kunt ook multitasken en indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en bent in staat om samen te werken met collega’s met diverse achtergronden en vaardigheden.

Jouw ervaring en profiel:

• Je hebt HBO werk- en denk niveau of MBO niveau met een aantal jaren relevante werkervaring;
• Je hebt een klantgerichte, flexibele en dienstverlenende instelling;
• Je hebt ervaring met MS Office en Microsoft Teams en beschikt over de vaardigheid om je nieuwe systemen snel eigen te maken;
• Je hebt ervaring in het ondersteunen van management en/of wetenschappelijk personeel;
• Je hebt een flexibele en dienstverlenende instelling;
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
• Je hebt het vermogen om zelfstandig én in teamverband te werken;
• Je beschikt over goede communicatieve eigenschappen en kunt flexibel inspelen op veranderingen;
• Je kunt je mondeling en schriftelijke goed uitdrukken in het Nederlands en Engels.

We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij gebleken geschiktheid. Bij voorkeur met ingang van 1 februari 2024. Het dienstverband is voor 32 uur per week.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 2618 tot € 3636 bruto per maand, op basis van 38 uur per week, exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De CAO Nederlandse Universiteiten | Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.