Management/Office-assistent KdVI

Werk je accuraat, ben je flexibel en vind je het leuk om (administratieve) ondersteuning aan collega’s te geven? Raak jij niet in de stres van een dynamische omgeving waarin andere werkzaamheden met meer prioriteit tussendoor kunnen komen? Wil jij waardevolle werkervaring opdoen in een diverse omgeving en ook (indirect) een bijdrage leveren aan nuttig onderzoek? Dan is deze mooie bijbaan jou op het lijf geschreven!

Wat ga je doen?
Als management/office-assistent werk je op het secretariaat en biedt je ondersteuning aan wetenschappelijk medewerkers en het management. Momenteel bestaat het secretariaat uit twee gemotiveerde management/office-assistenten. Ieder heeft een eigen takenpakket; ze nemen de werkzaamheden van elkaar over bij afwezigheid. Omdat het bedrijfsbureau nog in opbouw is en er veel werk te doen is, zoeken we iemand die voor de duur van een jaar voor 16 uur per week extra ondersteuning kan bieden.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Je levert een belangrijke bijdrage aan dagelijkse werkzaamheden, zoals de organisatie van bijeenkomsten, wegwijs maken van medewerkers en gasten, reserveren van ruimtes, verzorgen van catering, bijhouden van voorraden en hulp bij het organiseren van (buitenlandse) reizen;
• Zelfstandig afhandelen en archiveren van binnenkomend telefoonverkeer en e-mails;
• Incidenteel de instituutsmanager en coördinator bedrijfsvoering ondersteunen bij processen en werkzaamheden rondom financiën, ICT en huisvesting voor het instituut;
• Aanleveren, bewerken en bijhouden van informatie voor een handboek voor het secretariaat.

Je kunt goed prioriteiten stellen, voelt je betrokken en het is belangrijk dat je ‘slim’ kunt werken (efficiënt en effectief). Je herkent situaties waarin pro-activiteit en snel schakelen gewenst is. Ook heb je een servicegerichte - en een positieve instelling.

Ervaring en profiel

• prioriteiten kunnen stellen;
• zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken;
• een collegiale en dienstverlenende instelling;
• goede communicatieve en contactuele eigenschappen;
• ervaring met verschillende softwareprogramma’s zoals MS Office en Microsoft Teams;
• mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels.

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 16 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is 1 februari 2024.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 2.618 tot € 3.298 per maand. Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel management-/office assistent is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschap voor de wetenschappelijke staf;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt;

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 PhDs, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Het Korteweg-de Vries instituut voor Wiskunde (KdVI) heeft ongeveer 100 wetenschappelijk medewerkers, die onderzoek doen en onderwijs verzorgen op alle terreinen binnen de Wiskunde. Voor de organisatie en bedrijfsvoering worden zij ondersteund door het bedrijfsbureau, dat bestaat uit vier personen.

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.