Office Manager

Heb jij ruime ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, werk je graag samen binnen een team en ondersteun je graag andere collega’s dan nodigen we je graag uit om op deze mooie functie te solliciteren en ons team te komen versterken. Als Office Manager werk je in een afwisselende omgeving en heb je een divers takenpakket.

Functie-omschrijving
Jouw werkzaamheden bestaan uit het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van diverse (wetenschappelijke) teams binnen de faculteit. In deze functie werk je nauw samen binnen een team van Office Managers.

De belangrijkste werkzaamheden:

• eerste aanspreekpunt voor medewerkers en ontvangst bezoekers;
• administratieve ondersteuning op Human Resources processen zoals werving & selectie en ziek- & betermeldingen;
• organiseren van goede werkplekken, beheer algemene ruimtes en beheer kantoorartikelen;
• afhandelen van correspondentie via mailbox en post, inclusief archivering;
• organiseren van afspraken en vergaderingen, inclusief zaalreserveringen en catering;
• bewerken, verwerken en opstellen van zakelijke correspondentie;
• notuleren tijdens overleggen;
• organiseren van events;
• overige secretariële werkzaamheden.

Als Office Manager is het van groot belang dat je gestructureerd werkt en overzicht kunt houden over de verschillende werkzaamheden. Het betreft een dynamische organisatie waarin goede communicatieve vaardigheden en gevoel voor verhoudingen belangrijk zijn.

In deze functie werk je samen met je directe collega Office Managers. Verder werk je in deze functie veel samen met de andere teams binnen het cluster bedrijfsvoering van de faculteit. In deze functie rapporteer je aan de teamleider van het team.

Je hebt een klantgerichte en samenwerkende houding. Je bent zelfstandig, initiatiefrijk, proactief en klantgericht. Je vindt het leuk om afwisseling te hebben in taken, onderwerpen en bezigheden. Je kunt snel en goed schakelen en blijft bij drukte het overzicht houden, proactief handelen en prioriteren. Indien nodig ben je in staat om hulp in te roepen en op te schalen waar nodig.

• je hebt minimaal een relevante afgeronde opleiding op MBO+ of HBO niveau;
• je hebt aantoonbaar relevante werkervaring;
• je werkt nauwkeurig, met oog voor detail;
• je hebt uitstekende kennis van Office 365 programma’s, met name Outlook, Word, Excel en Powerpoint;
• ervaring met werken met SAP is een pré;
• goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift (C1 niveau of hoger);
• werkervaring in werken met/ ondersteunen van grote afdelingen is een pré;
• je werkt graag samen in een team, maar kunt ook zelfstandig aan de slag;
• je bent leergierig, sociaal vaardig en een echte aanpakker;
• je bent flexibel, stressbestendig en hebt gevoel voor humor.

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is zo snel mogelijk. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.072 en € 4.103 bruto per maand Schaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB). De functie heeft een omvang van 0,8 fte - 1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, QuEUR, of Young Erasmus Academy.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget, buitenlandse uitwisselingsmogelijkheden grotendeels op onze kosten, en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus.
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB)
De Erasmus School of Social en Behavioural Sciences kent een grote diversiteit aan wetenschappelijke disciplines: bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie. Tevens het Erasmus University College, IHS, en twee onderzoeksinstituten RISBO en DRIFT zijn aan de faculteit verbonden. Deze grote variatie is ook terug te zien in onze (internationale) bachelor- en masteropleidingen en in het onderzoek. De activiteiten van de faculteit zijn altijd gericht op mens en samenleving. Onze activiteiten zijn altijd gefocust op mensen en de maatschappij. Bij ESSB staat fundamenteel, internationaal georiënteerd onderzoek hoog in het vaandel. Maatschappelijk onderzoek ten behoeve van professionals, het beleid en de samenleving maakt ook onderdeel uit van de onderzoeksactiviteiten. De faculteit biedt een stimulerend onderzoeksklimaat waar belangrijke nationale en internationale onderzoeksubsidies worden binnengehaald. Aansprekende gastonderzoekers uit binnen- en buitenland werken er voor kortere of langere tijd en er werken ambitieuze promovendi. Ons onderwijs is kleinschalig en werkt met innovatieve onderwijsvormen. Zowel de Nederlandstalige als Engelstalige opleidingen worden jaarlijks goed gewaardeerd door studenten en alumni.

De opleidingen die binnen deze wetenschapsgebieden verzorgd worden, bedienen op dit moment bijna 4000 studenten. De ESSB telt daarnaast meer dan 400 medewerkers.