Management-/Office- & Communicatieassistent (0,8 fte)

Voor de ondersteuning van de ketens Onderwijsondersteuning en Studentzaken (OSZ) en Centre for Digital Humanities (CDH) zoekt de faculteit Geesteswetenschappen een management/-office- & communicatieassistent. In deze functie zul je beide organisatieonderdelen ondersteunen.

Wat ga je doen?
Je komt terecht in professionele en enthousiaste teams. We zien en spreken elkaar regelmatig, digitaal en op locatie. We streven naar teams die divers en inclusief zijn wat betreft achtergrond, vaardigheden en opvattingen.

Jouw takenpakket:

• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor praktische vragen van de collega’s van beide afdelingen.
• Je ondersteunt bij indiensttreding, afscheid, jubilea en pensioen van collega’s. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het organiseren van sociale activiteiten van de teams zoals bijvoorbeeld uitjes of borrels.
• Je maakt notulen en actie- en besluitenlijsten bij overleggen.
• Je verzorgt secretariële en organisatorische ondersteuning voor het hoofd OSZ en de directie CDH, zoals o.a. agendabeheer en organiseren van bijeenkomsten en overleggen.
• Je ondersteunt de CDH-communicatiemedewerker: het zelf produceren van content, redigeren/vertalen van content, bijhouden en doorplaatsen van berichten, het meehelpen bij het bijhouden van de CDH-website en socials, en het onderhouden van de OSZ-intranetpagina.
• Je verzorgt diverse bestellingen zoals ICT-middelen, bloemen, boeken, kantoorartikelen, etc.
• Je draagt zorg voor de meldingen in het pand en het monitoren hiervan.

Daarnaast voer je voor het CDH de volgende taken uit:

• Je houdt het mailverkeer in diverse mailboxen (beantwoorden algemene/terugkerende vragen en vragen over het onderwijsprogramma bij.
• Je ondersteunt bij hetonderwijsprogramma (catering bestellen, bijhouden registraties/afmeldingen, uitsturen cursusmaterialen en feedbackformulieren, etc.).
• Je helpt bij de organisatie en promotie van evenenementen, zoals lezingen, een nationale netwerkdag of een conferentie.

Naast de bovenstaande taken is er ook ruimte om andere werkzaamheden naar je toe te trekken. De ideale kandidaat voor deze functie werkt zelfstandig, is daadkrachtig, zeer proactief en is bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling. Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pre.

• Een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• Een werkweek van 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.072,- tot maximaal € 4.103,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

De faculteit streeft naar diversiteit onder haar medewerkers en studenten en zet zich in om een veilige en inclusieve omgeving te creëren voor iedereen, zoals te lezen is in het Equality, Diversity and Inclusion-beleid van de Universiteit Utrecht.

De kernwaarden van de faculteit Geesteswetenschappen zijn professionaliteit, transparantie, verantwoordelijkheid, verbondenheid en veiligheid. Deze waarden gelden voor iedereen en we houden ze hoog, in ons werk en in onze communicatie met elkaar en naar anderen.