Senior administratief medewerker Studentenadministratie (0,8 fte)

Als senior medewerker Studentenadministratie ben jij de drijvende kracht achter het optimaliseren van (veelal geautomatiseerde) processen. Je zorgt ervoor dat onze dienstverlening voldoet aan geldende wet- en regelgeving en dat de informatievoorziening voor studenten en ketenpartners op orde is. Dit doe je samen met het team en andere collega’s. Je schrijft werkinstructies en initieert verbeterplannen, je organiseert kennisdeelsessies en zorgt voor het (laten) oplossen van technische problemen. Daarbij beschik je over goede communicatieve vaardigheden om alle betrokken partijen van de juiste informatie te voorzien.

Wat ga je verder doen?

• Je beheert een aantal processen binnen de studentenadministratie zoals bijvoorbeeld onderlinge samenwerkingsverbanden of het inrichten van een nieuwe module en zorgt voor een jaarplanning en een jaarlijkse evaluatie;
• Je draagt zorg voor tijdige, juiste en leesbare informatie op de website, in onze systemen en communicatie vanuit onze systemen en bent aanspreekpunt voor je collega’s gerelateerd aan jouw processen;
• Je behandelt verzoekschriften en bezwaarzaken, zorgt voor dossieropbouw en stemt verdere besluitvorming af;
• Je draagt bij aan het projectmatig en succesvol implementeren van nieuwe functionaliteiten in processen waarbij samenwerking en communicatie een belangrijke competentie is;
• Je initieert verbetervoorstellen op basis van analyses uit systemen, signalen van studenten en externen;
• Je voert totaal-, verband- en detailcontroles uit met behulp van het onze studenten informatiesystemen en denkt mee over kwaliteitsverbeteringen.

Onze organisatie
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen.

Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

De Studentenadministratie draagt samen met de financiële administratie zorg voor een gestroomlijnde manier van in- en uitschrijven van studenten en de financiële afhandeling van aan deze processen gerelateerde (college)gelden en beurzen binnen de kaders van relevante wet- en regelgeving en aan een optimale rijksbijdrage en de verdeling van deze gelden binnen de universiteit.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Ons aanbod
Een functie in een organisatie volop in beweging. Mensen maken het verschil in onze organisatie en daarin willen we ook investeren. Een dienstverband vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €3.072en maximaal € 4.103 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

In deze functie is het mogelijk om gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor te werken (hybride werken). Meer informatie over Universiteit Leiden kun je vinden op: https://www.universiteitleiden.nl.

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG is hier te vinden.

Onze organisatie
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

De Studentenadministratie draagt samen met de Financiële administratie zorg voor een gestroomlijnde manier van in- en uitschrijven van studenten en de financiële afhandeling van aan deze processen gerelateerde (college)gelden en beurzen binnen de kaders van relevante wet- en regelgeving en aan een optimale rijksbijdrage en de verdeling van deze gelden binnen de universiteit.