Managementassistent Universitair Dierenziekenhuis (0,8 - 1,0 fte)

Houd je van regelen, organiseren, notuleren én ben je dol op dieren? Word dan managementassistent bij het Universitair Dierenziekenhuis in Utrecht. Als onze ideale collega heb je gevoel voor service en lever je een positieve en enthousiaste bijdrage aan het team. Als managementassistent vorm je samen met twee andere collega’s het secretariaat van het departement Clinical Sciences. Samen zorgen jullie ervoor dat alle werkzaamheden worden verdeeld en opgepakt. Jouw speerpunt is het ondersteunen van het bestuur van het Universitair Dierenziekenhuis.

Je wordt dan ook blij van het organiseren (en notuleren) van bestuursvergaderingen en regelen van afspraken. Je komt in een superdynamische omgeving terecht die geen ogenblik verveelt. Elke dag kent weer onverwachte uitdagingen met veel ruimte om zaken zelfstandig te regelen.

Kernpunten uit je gevarieerde takenpakket:

• beheren van de complexe agenda van het departementsbestuur, met een focus op de agenda van de manager bedrijfsvoering en het hoofd van het departement;
• beheren van de gemeenschappelijke mailbox van het secretariaat;
• beheren van contracten en bijbehorende administratieve werkzaamheden
• organiseren en voorbereiden van de bestuursvergaderingen in samenwerking met de voorzitters van het overleg en notuleren van deze vergaderingen (ca. 2 per maand);
• meedenken en ondersteunen bij het mede-verzorgen van alle communicatie binnen het departement o.a. door het mede-organiseren van interne bijeenkomsten;
• ondersteunen bij werkzaamheden die voortvloeien uit de positie van de bestuursleden van het departement zoals planning en boeking van reizen etc.).

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en energieke collega die plezier ontleent aan notuleren, plannen en het werken in een vrolijke veterinaire sfeer.
Jij bent iemand die graag net die extra stap vooruit zet en met een scherpe blik processen en procedures strak kan organiseren.
Die een servicegerichte instelling heeft, gericht op het ontzorgen van de ander, die secuur, stressbestendig, proactief en betrouwbaar is.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• relevante ervaring en vooropleiding. Voorkeur gaat uit naar mbo+- of hbo- denk- en werkniveau;
• uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• ervaring met diverse softwareprogramma’s: bekend met alle tips en trucs van met name mail- en agendabeheer in Outlook, maar ook Word, Excel, Teams etc.;
• organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en bijbehorende communicatie.

Wij bieden:

• een positie (0,8 - 1,0 fte) voor één jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een salaris van minimaal € 2.693,- en maximaal € 3.636,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De faculteit Diergeneeskunde is de enige instelling in Nederland die dierenartsen opleidt. Daarnaast werken onderzoekers samen aan vernieuwend, wetenschappelijk onderzoek rondom de thema’s One Health, One Medicine en Veterinary Biomedicine. Bovendien levert de faculteit specialistische klinische zorg in het Universitair Dierenziekenhuis. Aandacht voor ziekte, gezondheid en welzijn van het dier en zijn omgeving vormt de basis onder de drie pijlers van onze faculteit: onderwijs, onderzoek en diergezondheidszorg. De faculteit telt circa 1.500 studenten en 900 medewerkers en is gevestigd op het Utrecht Science Park, niet ver van het historische centrum van Utrecht.

Bij het departement Clinical Sciences van de faculteit Diergeneeskunde werkt een toegewijd team van professionals van verschillende disciplines. Hierdoor kunnen we de geneeskunde van gezelschapsdieren en paarden tot op het hoogste specialistische niveau uitoefenen en continu verbeteren. Op het departement worden de drie kerntaken patiëntenzorg, onderzoek, en onderwijs met passie vervuld en daar waar mogelijk de verbinding tussen deze drie kerntaken gezocht.

De managementassistent maakt deel uit van het secretariaat van het departement Clinical Sciences waarin het Dierenziekenhuis een belangrijke rol speelt. Het team is de secretariële spin in het web en biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning voor alle medewerkers van het departement in een laagdrempelige, sociale en ontspannen context.