Managementassistent Bestuurszaken

Ben jij iemand die proactief is, sterk in organiseren en graag de uitdaging aangaat om bestuursleden te ondersteunen? Haal je voldoening uit het creëren van structuur, waardoor bestuursleden zich beter kunnen concentreren op hun taken? Als je een hands-on aanpak hebt en op zoek bent naar een functie binnen een dynamische omgeving als managementassistent van het faculteitsbestuur, dan zijn wij op zoek naar jou!

We zijn op zoek naar een enthousiaste managementassistent die ons bestuurssecretariaat komt versterken. Als echte teamspeler werk je samen met twee andere collega's om het faculteitsbestuur van de Faculteit der Sociale Wetenschappen te ondersteunen. Jouw team wordt geleid door het hoofd van de afdeling Bestuurszaken (de bestuurssecretaris).

In jouw rol ligt de focus op het ondersteunen van de bestuurssecretaris en onderwijsdirecteur door middel van agenda- en mailbeheer, en praktische ondersteuning. Je hebt een belangrijke rol bij het vaststellen van de relevantie, urgentie en gevoeligheid van de vele vragen en verzoeken die via jou binnenkomen. Waar mogelijk handel je zaken zelfstandig af. Daarnaast draag je bij aan het project "Erkennen en waarderen": een onderwerp dat hoog op onze strategische agenda staat.

Verder speel je een rol bij het organiseren van bestuurlijke bijeenkomsten en vergaderingen. Jij bent het aanspreekpunt voor bestellingen en reserveringen en onderhoudt nauw contact met andere managementassistenten van de afdeling Bestuurszaken, ieder met hun eigen verantwoordelijkheden.

Je neemt deel aan het maandelijkse overleg van alle managementassistenten van de faculteit en aan het facultaire ontwikkelprogramma, gericht op verdere professionalisering van de functie. We moedigen je ook aan om deel te nemen aan bijeenkomsten, workshops en lezingen van het RU Assistant Network, waar je in contact komt met alle managementassistenten van de universiteit.

• Je bent een enthousiaste, representatieve, proactieve en daadkrachtige professional met een afgeronde opleiding op minimaal mbo+ werk- en denkniveau. 
• Je hebt bij voorkeur ervaring met taken zoals agendabeheer, bestuurlijke correspondentie, notuleren en werken met actielijsten.
• Je werkt zelfstandig, maar bent wel een teamspeler door op een prettige en stimulerende wijze binnen een team te functioneren.
• Je werkt nauwkeurig en hebt een klantgerichte en dienstverlenende houding. Ook kun je overzicht behouden onder alle omstandigheden.
• Je bent proces- en resultaatgericht en helpt anderen dat ook te zijn.
• Je beschikt over gedegen kennis van de Office programma's, zoals Outlook, Word, Excel, Corsa. Je bent in staat nieuwe systemen snel eigen te maken. 
• Je beschikt over goede sociale vaardigheden en uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse en de Engelse taal.

• Het betreft een dienstverband van 0,6 fte.
• Afhankelijk van opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring ontvang je een salaris van minimaal € 2.693 en maximaal € 3.636 bruto per maand op basis van een 38-urige werkweek (salarisschaal 7).
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Het gaat om een tijdelijk dienstverband van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

De afdeling Bestuurszaken ondersteunt het faculteitsbestuur zowel secretarieel en procesmatig. De afdeling bestaat momenteel uit diverse ambtelijk secretarissen, een team van bestuurlijke managementassistenten, drie archiefmedewerkers en privacy adviseurs. Zij staan onder leiding van de bestuurssecretaris. De afdeling ondersteunt het bestuurlijke proces van de faculteit, draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de facultaire overleggen en commissies, voor de archivering en documentatie van bestuurlijke informatie en bevat het bestuurssecretariaat. 

Faculteit der Sociale Wetenschappen
Aan de Faculteit der Sociale Wetenschappen (FSW) verdiepen we ons in het gedrag, voelen en denken van mensen en in kunstmatige intelligentie. Mens en maatschappij vormen de focus van ons werk. We kijken binnen die context naar thema's als het gedrag en de psyche van de mens, onderwijs en opvoeden, communicatie, neurowetenschap en –technologie, maatschappij en cultuur. De faculteit biedt onderwijs aan 5000 studenten, heeft meer dan 700 medewerkers in dienst en heeft de ambitie om tot de beste sociaalwetenschappelijke faculteiten van Europa te behoren. Een van de 10 speerpunten uit de facultaire strategie is het realiseren van een prettige studie- en werkomgeving.

Sinds 2021 is de faculteit gehuisvest in het nieuwe, duurzame Maria Montessorigebouw. Alle studenten en medewerkers van FSW kunnen hier gebruik maken van uitstekende onderwijs- en onderzoeksfaciliteiten en kunnen zo onder één dak samen het verschil maken.