Ben jij een ervaren informatiedeskundige en wil je jouw kennis inzetten om het team Documentbeheer en Archief naar het volgende niveau te brengen? Heb je affiniteit met de beleidsmatige én praktische kant van informatiehuishouding in complexe, bestuurlijke organisaties? En wil je dit doen bij een universiteit die door het geven van wetenschappelijk onderwijs en uitvoeren van onderzoek impact realiseert op de maatschappij? Wie weet ben jij dan de nieuwe teamleider van onze afdeling Documentbeheer en Archief (DB&A). Dit is een klein, hecht team dat verantwoordelijk is voor het beheren, registreren, archiveren en beschikbaar stellen van documenten van de Universiteit
Utrecht – in het bijzonder de Universitaire Bestuursdienst.

Omschrijving van de functie
De afdeling documentbeheer en archief (DB&A) is verantwoordelijk voor de archivering van beleidsdocumenten van de universitaire bestuurlijke organen en de faculteiten en verzorgt postregistratie van de Universitaire Bestuursdienst. DB&A gebruikt een Documentmanagement systeem voor het beheren van de documenten en dossiers. Voor het team DB&A zijn we op zoek naar een teamleider. Als teamleider ben je een ervaren recordmanager die als meewerkend leidinggevende tevens het eerste aanspreekpunt is voor de collega’s in je team en het hoofd bestuurssecretariaat. Je geeft leiding aan een klein, hecht team documentbeheer en archief (bestaande uit 5 medewerkers) en met hen geef je het informatiebeheer en -gebruik binnen de UU verder vorm. Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden op de afdeling en bent trekker van een afdelingsbeleidsplan, de kwaliteitszorg en de implementatie van het archiefbeheersreglement. Je levert een bijdrage aan de tactische vormgeving en implementatie van de strategische (beleids)kaders en vervult een belangrijke stimulerende rol. Daarnaast overleg je regelmatig met interne stakeholders als de bestuurssecretarissen uit de faculteiten, de directie ITS (Information & Technology Services) en het CIO-office.

Wat ga je doen?

• vormgeven en implementeren van het informatiebeheer en informatiegebruik;
• coördinatie van de werkzaamheden op de afdeling & het aansturen van de collega’s;
• zorg dragen voor professionalisering en coaching van de medewerkers;
• het optimaliseren van werkwijzen, processen en instrumenten op het gebied van informatiebeheer en gebruik, onder meer door het schrijven van een afdelingsplan en een kwaliteitszorgplan;
• behoeftes binnen de UU op het gebied van informatiehuishouding vertalen naar de inrichting van de informatiehuishouding;
• adviseren over de inrichting en invoering van integratie met bron- en doelsystemen;
• je bent betrokken bij de selectie en implementatie van een nieuw Documentmanagementsysteem.
  
  
  

Wat breng je mee?

• Je hebt een relevante opleiding op hbo/academisch niveau op het gebied van informatiemanagement.
• Je hebt ten minste 3 jaar ervaring in informatiemanagement en/of archiefbeheer.
• Je hebt kennis van instrumenten en ontwikkelingen binnen het vakgebied (zoals standaarden, methodieken, systemen).
• Je hebt kennis van algemene en organisatie specifieke relevante wet- en regelgeving.
• Je bent ervaren in het samenwerken binnen complexe, grote organisaties. Je kent de dynamiek en politiek.
• Je bent in staat de vertaalslag te maken tussen beleid, uitvoering en advies over informatiebeheer.
• Je hebt ervaring met het functioneel aansturen/coördineren van een team.
• Je bent klant- en resultaatgedreven en gericht op samenwerking.

Wij bieden een dienstverband voor een jaar (0,8-1,0 fte). Bij goed functioneren is er uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris is maximaal €4.490,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 10 cao Nederlandse Universiteiten). Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten. De afdeling bestaat uit 4 recordmanagers en een teamleider. De afdeling verzorgt de dagelijkse postregistratie en ontwikkelt en implementeert beleid over het registreren, beheren en archiveren; en voert dit beleid uit. De afdeling adviseert en begeleidt de universitaire diensten bij het juiste gebruik van zaken als het Documentmanagementsysteem. De afdeling is op dit moment gepositioneerd bij de bestuurssecretaris en stemt nauw af tussen administratief service centrum en de dienst informatie & technologieservices. 
De wereld van archiefbeheer en informatiehuishouding is in ontwikkeling. Er liggen daarom een aantal opgaves om op te pakken, zoals:

• de implementatie van een organisatiebreed nieuw DMS-systeem;
• de Wet Open Overheid en vereisten vanuit de AVG;
• het verder digitaliseren van het papieren archief – dit is reeds opgestart;
• verdere ontwikkeling van de kwaliteitszorg van de afdeling;
• het schrijven van een beleidsplan voor de afdeling.